НЕДОСТАЧИ И ПОТЕРИ ОТ ПОРЧИ
МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ
Недостачи и потери от порчи материально-производственных запасов могут возникать в процессе их заготовления, хранения и продажи. Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете определен ст. 12 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности", в соответствии с которой:
- недостача активов и (или) их порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на затраты по видам деятельности, в некоммерческой организации - на увеличение расходов;
- недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи активов и (или) их порчи на основании решения руководителя организации списываются в коммерческой организации на внереализационные расходы, в некоммерческой организации - на увеличение расходов.
Недостачи в пределах норм естественной убыли объясняются физико-химическими свойствами товарно-материальных ценностей (они могут подвергаться усушке, утруске, распылу, утечке и иным действиям). Ненормированные же потери, как правило, представляют собой результат бесхозяйственности (растраты, хищения и т.п.).
В целях снижения ненормируемых потерь и недостач при приеме на работу физического лица работодатель должен заключать с ним трудовой договор, в котором предусматривается материальная ответственность работника.
Согласно п. 72 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее - Инструкция № 180), предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.
Предложения строятся на проверке обоснованности возникновения недостач и потерь от порчи ценностей. В случае недостачи прежде всего выясняют ее причины (повреждение упаковки, тары, условия транспортировки и т.п.) и составляется акт с определением последующих действий: предъявления претензий поставщикам или перевозчикам, отнесение на расходы по обычным видам деятельности, на должностных и прочих виновных лиц. Окончательное решение о списании недостач на финансовые результаты или на счета виновных лиц принимает руководитель организации.
Отражение в учете недостач материальных ценностей зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, от того, имеются ли по данному виду имущества нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица. Проверяется правильность формирования учетной стоимости потерь и недостач, в том числе их фактическая себестоимость, а также сумма определившихся потерь по видам ценностей.
Первоначальное отражение выявленных недостач осуществляется на основании сличительных ведомостей на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетами учета запасов.
Если недостача выявляется при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, то сумму недостачи в пределах, предусмотренных договором, покупатель относит при принятии к учету данных ценностей в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а сумму потерь сверх предусмотренных в договоре - в дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" с кредита счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Если судебные инстанции отказывают во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций, то сумма данной недостачи, первоначально учтенная на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Пример 1
По результатам инвентаризации на складе установлена порча 20 кг крупы по цене 1 800 рублей за 1 кг. Инвентаризационной комиссией установлено, что порча крупы произошла по вине материально ответственного лица. Согласно принятому решению руководителя недостача муки отнесена на виновное лицо.
В бухгалтерском учете данные операции отражены следующими записями:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма |
| выявлена в процессе инвентаризации недостача | 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" | 10 "Материалы" | 36 000 руб. (20 x 1800) |
| сумма недостачи отнесена на виновное материально ответственное лицо | 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" | 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" | 36 000 руб. |
| удержана недостача из заработной платы виновного материально ответственного лица | 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" | 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" | 36 000 руб. |
Пример 2
Материально ответственным лицом принята на склад хлебозавода партия муки в количестве 2 000 кг по цене за 1 кг 2 195 руб., в том числе НДС 335 руб. При приемке установлена недостача 15 кг муки. Условиями договора на поставку муки предусмотрены потери сырья в размере 0,2% объема поставки (4 кг). Доставка муки осуществлялась собственным транспортом покупателя. Решением суда во взыскании претензии с поставщика отказано, поскольку доставка муки осуществлялась собственным транспортом организации.
В бухгалтерском учете покупателя недостачу муки следует отразить проводками:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма |
| оприходована фактически принятая мука (без НДС) | 10 "Материалы" (15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей") | 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" | 3 692 100 руб. [(2 000 - 15) х (2 195 ? 335)] |
| учтен НДС по фактически оприходованной муке | 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам" | 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" | 664 975 руб. (1 985 х 335) |
| отражена недостача муки в размере, предусмотренном условиями договора поставки с учетом НДС | 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" | 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" | 8 780 руб. (4 х 2 195) |
| предъявлена претензия поставщику на сумму недостачи, сверх предусмотренной в договоре | 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" | 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" | 24 145 руб. [(15 - 4) х 2 195] |
| В связи с отказом суда в удовлетворении претензии к поставщику, вина в недостаче товара возложена на водителя: списана недостача на виновное лицо | 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" | 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" | 24 145 руб. |
Недостачи и потери материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, могут быть списаны на финансовые результаты в случаях отсутствия виновных лиц или наступления чрезвычайных обстоятельств.
Пример 3
Организацией для производственных целей приобретены материалы стоимостью 177 000 руб., в том числе НДС 27 000 рублей. Материалы приняты к учету, НДС по ним принят к вычету. По результатам инвентаризации установлено, что часть приобретенных материалов в сумме 80 000 рублей при хранении на складе была испорчена, а материалы на сумму 50 000 рублей сгорели во время пожара. Нормы естественной убыли для данного вида материалов не установлены. Виновные лица отсутствуют. Руководством принято решение о списании потерь за счет средств организации.
На основании материалов инвентаризации (ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, сличительной ведомости результатов инвентаризации и др.) в бухгалтерском учете отражаются выявленные потери от порчи материальных ценностей:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма |
| отражены потери материалов от порчи и в результате пожара | 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" | 10 "Материалы" | 130 000 руб. (80 000 + 50 000) |
| восстановлена сумма НДС по испорченным материалам записью методом "красное сторно" | 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам" | 68 "Расчеты по налогам и сборам" | 23 400 руб. (130 х 18%) |
| списание восстановленного НДС на увеличение суммы недостачи | 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" | 68 "Расчеты по налогам и сборам" | 23 400 руб. |
| списание потерь от порчи ценностей и пожара на внереализационные расходы организации | 92 "Внереализационные доходы и расходы" | 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" | 153 400 руб. |
В соответствии с решением руководителя списание потерь за счет средств организации, стоимость испорченных материалов отражается в бухгалтерском учете в соответствии с принятой учетной политикой в составе внереализационных расходов (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89).
Следует отметить, что факт пожара должен быть подтвержден документом из соответствующих органов.