В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В приказе по организации о подотчетных лицах, чаще всего устанавливается и срок, на который им выдают деньги. Этот период законодательно никак не ограничен, его определяет руководитель предприятия. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, сказано, что работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который он получал деньги (или дня возвращения из командировки). Не списанные на основании авансового отчета и не возвращенные в кассу суммы, становятся облагаемым доходом сотрудника. Многие фирмы, стремясь использовать данное правило в собственных интересах, устанавливают срок представления отчета от нескольких недель до нескольких месяцев, потому что на практике довольно часто взяв деньги в подотчет работники не спешат отчитаться.
Документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных сумм: кассовые чеки, чек ККТ или слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой. К чеку в большинстве случаев обязательно должен прилагаться товарный чек, где должно быть расписано какие предметы приобретены, в каком количестве и сколько стоит, в противном случае бухгалтеру самому придется составлять акт.
Если сотрудники приобретают нужный товар на рынке, где продавцы не всегда выбивают кассовый чек, предприятие может составить акт, где подробно расписаны дата и место покупки, количества и цена товара, реквизиты продавца, однако чаще всего эти оправдательные документы не принимаются проверяющими органами[5].
Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
- установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм
- соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.
Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии предприятия для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются[6].
При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).
При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет (форма № АО-1 – см. Приложение 1) заполняется работником, он состоит из двух частей:
I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность предприятия;
II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.
После сдачи авансового отчета в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней.
Право утверждения отчетов принадлежит руководителю. По приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации. Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1 – см. Приложение 2), перерасход же выдается по расходному кассовому ордеру[7](форма № КО-2 – см. Приложение 3).
Предположим, механику выдано 800 руб. для приобретения необходимых деталей. При сдаче авансового отчета механик представил товарные и кассовые чеки, подтверждающие приобретение деталей на сумму 780 руб. Остаток в сумме 20 руб. возвращен в кассу организации (таблица 1):
Таблица 1. Отражение подотчётных сумм на счетах.
| Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | Сумма, руб. | |
| Дебет | Кредит | ||
| "Выдан работнику в подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров | 71 | 50 | 800 |
| Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо | 10-9 | 71 | 780 |
| Возвращен в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетной суммы | 50 | 71 | 20 |
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы[8].
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами бухгалтерского учета (таблица 2).[9]
Таблица 2. Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
| по дебету | по кредиту | ||
| 50 | Касса | 07 | Оборудование к установке |
| 51 | Расчетные счета | 08 | Вложения во внеоборотные активы |
| 52 | Валютные счета | 10 | Материалы |
| 55 | Специальные счета в банках | 11 | Животные на выращивании и откорме |
| 76 | Расчеты с разными дебиторами и кредиторами | 15 | Заготовление и приобретение материальных ценностей |
| 79 | Внутрихозяйственные расчеты | 20 | Основное производство |
| 23 | Вспомогательные производства | ||
| 91 | Прочие доходы и расходы | 25 | Общепроизводственные расходы |
| 26 | Общехозяйственные расходы | ||
| 28 | Брак в производстве | ||
| 29 | Обслуживающие производства и хозяйства | ||
| 41 | Товары | ||
| 44 | Расходы на продажу | ||
| 45 | Товары отгруженные | ||
| 50 | Касса | ||
| 51 | Расчетные счета | ||
| 52 | Валютные счета | ||
| 55 | Специальные счета в банках | ||
| 70 | Расчеты с персоналом по оплате труда | ||
| 73 | Расчеты с персоналом по прочим операциям | ||
| 76 | Расчеты с разными дебиторами и кредиторами | ||
| 79 | Внутрихозяйственные расчеты | ||
| 91 | Прочие доходы и расходы | ||
| 94 | Недостачи и потери от порчи ценностей | ||
| 97 | Расходы будущих периодов | ||
| 99 | Прибыли и убытки | ||
На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.