Анализ работы и рабочего место (стр. 7 из 11)
Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.
Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициента рациональности (Кр). В данном случае этот показатель
равен:
Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.
Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (КВП).
КНП = НП= НП/Ф – П = 620/(5400-850)=0,136
КВП = 1 - КНП = 1 – 0,136 = 0,864
Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.
Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:
Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.
Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (1933 минут) и общественной работы (30 минут).
Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.
Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1035/1963=0,527), время творческой работы – 12% (КТ =235/1963= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =454/1963= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =255/1963= 0,13).
Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.
В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:
1.необходимость выполнения работы;
2.оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
3.целесообразность выполнения работы;
4.сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.
По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».
По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.
Проводятся расчеты по следующим соотношениям:
где –
суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=1¸4), мин.;åПДК – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.
Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.
Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.
Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).
Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.
Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.
Результаты анализа приведены в таблице 8:
Таблица 8
Оценка затрат времени
| Наименование выполненной работы | Продолжи тельность данной работы | Критериальная оценка | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 80 | да | да | да | да |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 120 | да | да | да | да |
| Телефонные разговоры с покупателями | 85 | да | да | да | да |
| Другие деловые телефонные разговоры | 270 | да | нет | да | да |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 120 | да | нет | да | да |
| Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками) | 20 | да | да | да | нет |
| Просмотр заявок-требований | 70 | да | нет | да | да |
| Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), преждевременных уход с работы и др.) | 100 | нет | нет | нет | нет |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 340 | да | нет | да | да |
| Контроль за заказами (просмотр заявок) | 340 | да | нет | да | да |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 140 | да | нет | да | да |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 90 | да | нет | да | да |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 215 | да | нет | да | да |
| Служебные разъезды (дорога) | 255 | да | нет | да | да |
| Участие в совещаниях | 160 | да | нет | да | да |
| Проведение семинаров с работниками | 30 | да | нет | да | да |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 30 | да | да | да | да |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 135 | да | нет | да | да |
| Обход помещений (рабочих мест) в целях обеспечения контроля | 15 | да | да | да | да |
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 85 | да | да | да | нет |
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
В план не вошли затраты времени руководителя на:
· Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками)