· Посещение различных учреждений по деловым вопросам.
Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.
А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:
| Фактическое время выполнения превысило плановое на | |
| Другие деловые телефонные разговоры | 17% |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 38% |
| Просмотр заявок-требований | 14% |
| Контроль за заказами (просмотр заявок) | 47% |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 46% |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 67% |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 42% |
| Служебные разъезды (дорога) | 76% |
| Участие в совещаниях | 66% |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 26% |
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
I = 100/2700 = 0,037 или 3,7%
II = (270+120+70+340+140+90+215+255+160+135+100)/2700 = 0,66 или 66%
III = 100/2700 = 0,037 или 3,7%
IV = (85+20)/2700 = 0,039 или 3,9%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).
Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу 10 «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений», где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.
Таблица 10
Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Индекс (шифр затрат) | Продолжительность работ, всего | В том числе | ||||
| Сократить нельзя | Можно сократить или исключить | ||||||
| мин. | % к итогу | мин. | % к продолжительности данной работы | мин. | % к продолжительности данной работы | ||
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 70 | 2,6% | 70 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 2А | 128 | 4,7% | 128 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Телефонные разговоры с покупателями | 3А | 102 | 3,8% | 100 | 97,6% | 2 | 2,4% |
| Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 255 | 9,4% | 225 | 88,2% | 30 | 11,8% |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 80 | 3,0% | 75 | 93,8% | 5 | 6,3% |
| Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками) | 6А | 45 | 1,7% | 0 | 0,0% | 45 | 100,0% |
| Просмотр заявок-требований | 7А | 35 | 1,3% | 25 | 71,4% | 10 | 28,6% |
| Нерегламентированные перерывы | 8А | 102 | 3,8% | 0 | 0,0% | 102 | 100,0% |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 9А | 323 | 11,9% | 323 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Контроль за заказами (просмотр заявок) | 10А | 223 | 8,2% | 223 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 11А | 277 | 10,3% | 225 | 81,1% | 52 | 18,9% |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 12А | 45 | 1,7% | 45 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 13А | 183 | 6,8% | 150 | 82,2% | 33 | 17,8% |
| Служебные разъезды (дорога) | 14А | 282 | 10,5% | 225 | 79,6% | 57 | 20,4% |
| Участие в совещаниях | 15А | 125 | 4,6% | 125 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Проведение семинаров с работниками | 16А | 40 | 1,5% | 30 | 75,0% | 10 | 25,0% |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 17А | 15 | 0,6% | 15 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 18А | 140 | 5,2% | 125 | 89,3% | 15 | 10,7% |
| Обход помещений (рабочих мест) | 19А | 8 | 0,3% | 8 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 20А | 132 | 4,9% | 100 | 75,5% | 32 | 24,5% |
| Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 21А | 30 | 1,1% | 30 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 22А | 30 | 1,1% | 25 | 83,3% | 5 | 16,7% |
| Наведение порядка на рабочем месте | 23А | 30 | 1,1% | 30 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Итого: | 2700 | 100% | 2300 | 85,2% | 400 | 14,8% | |
Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:
1. Участие в совещаниях
2. Контроль за заказами (просмотр заявок)
3. Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)
Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.
В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.
К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.
Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:
· получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов
· избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов
· нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника
· большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы
Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:
· медлительность в действиях;
· отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
· повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
· распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были выявлены следующие:
1. Нерациональное планирование (продолжительность 148 мин.) Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение. А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки.
Возможными причинами потерь могут являться:
· ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов
· отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня
· отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы
· игнорирование нормативов режимов труда и отдыха
Для устранения данных помех можно предложить меры по их устранению:
· выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности);
· ведение предварительного планирования рабочего дня;
· ведение дневника рабочего времени
· изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.
2. Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д. Продолжительность 93 мин.
Возможными причинами данных помех могут быть:
· нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ
· ориентация на проблему
· сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными)
· неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы
· недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники