В частности регистром может оказаться как обыкновенная тетрадь, или файл Excel, так и аналитическая форма «1С».
Например,счет 90 «продажи» отражает реализацию продукции потребителям.
Затем, полученные показатели подтверждают путем анализа первичных документов. Стандарты бухучета предписывают хранение первичной документации в течении 1-3 лет, однако, когда речь идет об управленческом учете приходится рассчитывать на сохранение документов за последние 1-3 месяца. В процедуре подтверждения осязаемых показателей актива баланса – касса, объем ТМЗ, существенную роль играет визуальный осмотр и натуральный пересчет.
Ниже приведена таблица 4 с примерным перечнем процедур по подтверждению управленческих финансовых данных.
Общая логика подтверждения проистекает из методологии бухучета.[21] Баланс предприятия состоит из двух частей – актива и пассива. Актив формируется из дебетовых сальдо активных счетов, а пассив, соответственно из кредитовых сальдо пассивных счетов. Исходя из основного метода бухучета – метода двойной записи (каждая операция одновременно отражается на дебете одного счета и кредите другого счета в равных суммах) проистекает и методика проверки – проверяя дебет одного счета (подтверждая статью актива) мы одновременно подтверждаем кредит корреспондирующего счета (подтверждаем статью пассива) и наоборот.
При подтверждении управленческой отчетности основная статья, которую не возможно подтвердить документально – собственный капитал. Поэтому сначала подтверждаются статьи актива, затем обязательства, а капитал получают расчетным путем. При этом к составлению отчетов предъявляется требование осмотрительности (консерватизма), которое означает большую готовность к учету потерь (расходов) и обязательств[22], чем возможных доходов и активов (не допуская скрытых потерь).
Таблица 4
Процедуры по подтверждению управленческих финансовых данных
| Статьи отчетности | Процедуры подтверждения информации |
| Актив баланса | |
| Денежные средства | Осмотр, в ходе которого осуществляется натуральный перерасчет кассы. Средства на расчетных счетах подтвердить затруднительно, т.к. предоставление справок из обслуживающих банков имеет существенный лаг во времени. Кроме того, остаток даже в течении дня может существенно меняться.Задача существенно упрощается, если у клиента установлена система «Клиент – банк» (тогда остаток можно выяснить «в моменте»), либо в том случае, когда РКО клиента осуществляется непосредственно банком.В общем случае, проверяется остаток по счету 51, либо по соответствующему регистру управленческого учета (ведомость движения денежных средств) |
| Финансовые вложения | Подтверждаются соответствующими договора |
| Дебиторская задолженность | Достоверно не подтверждается. Косвенно можно подтвердить, сопоставив оборачиваемость дебиторской задолженности в днях (имея подтвержденные данные по выручке и полученную из регистров учета величину дебиторской задолженности) с принятой системой расчетов с покупателями (продолжительность предоставляемой отсрочки) и поставщиками (срок предоплаты со стороны клиента).Также следует сопоставить управленческие и официальные данные, в общем случае степень отражения дебиторской задолженности должна соответствовать степени отражения выручки.Дебиторская задолженность учитывается в объеме не большем чем квартальная выручка от реализации, при этом просроченная задолженность учитывается с коэффициентом. 0,5, нереальная к взысканию с коэффициентом 0,0 |
| ТМЗ | Осмотр, в ходе которого кредитный специалист выборочно сверяет данные регистров управленческого учета (ведомость учета ТМЗ) с фактическим наличием запасов на складе или торговых точках. При этом следует запросить и первичную документацию на выбранную группу товаров – накладные, приходные ордера, документы подтверждающие оплату товара. Это так же позволяет в некоторой степени проверить структуру поставщиков.[23]Кроме того, необходимо постараться выявить наличие неликвидных запасов, например, бракованной продукции, одежды и обуви прошедшего сезона, пищевых продуктов с заканчивающимся сроком годности и др. данное имущество, по сути, является скрытыми потерями (убытками) организации и его не следует учитывать в аналитическом балансе. В общем случае величина ТМЗ в аналитическом балансе не должна превышать квартальной выручки предприятия. |
| Основные средства (оборудование, автотранспорт, недвижимость) | Осмотр, проверка первичной документации – накладная, акт приемки – передачи, документ, подтверждающий оплату, инвентаризационная карточка, счет 01 «Основные средства» (ПТС на автотранспорт, свидетельство о собственности на недвижимость).Имущество не всегда отражается в официальном учете , но документы, подтверждающие факт его оплаты, как правило, присутствуют, как и техническая документация.Отсутствие документов может означать как его неофициальную покупку за неучтенную наличность, так и то , что оборудование компании не принадлежит, а находится например в финансовой аренде[24] (особенно ели оно явно новое). |
| Прочие активы | Осмотр, проверка соответствующих договоров и первичных документов. |
| Пассив баланса | |
| Расчеты с бюджетом | Можно смело полагаться на официальные данные (кредит счетов 68 и 69) |
| Кредиторская задолженность | Подтвердить кредиторскую задолженность предприятия – трудновыполнимая задача. Данные получают из регистров учета и сопоставляют с величиной кредиторской задолженности по официальной отчетности. Здесь и возникает сложность – обычно, значительная часть задолженности – обязательства перед техническими компаниями, подконтрольными клиенту.Подтвердить подконтрольность можно – клиент предоставляет в банк справку от имени кредитора, что задолженность не будет востребована в течении срока кредитной сделки (реальный кредитор такой справки никогда не даст). Но при этом надо понимать , что техническая фирма является лишь «прокладкой» между клиентом и реальным контрагентом, т.е. по обязательствам технической компании реально отвечает клиент. С другой стороны кредиторская задолженность перед техническими фирмами завышается (с целью завышения себестоимости) и накапливается (так как погашается только ее реальная часть).Анализ динамики «технической» задолженности (соотнесение выручки и прироста «технической» задолженности за одинаковые периоды), практикуемый некоторыми банками, малоэффективен, поскольку не учитывает возможных изменений схем взаиморасчетов, и исходит из предположения об одинаковых темпах роста реальной и фиктивной задолженности. Кроме того, этот метод применим только для предприятий с высокой степенью отражения реальной выручки и официальной отчетности.Поэтому подтвердить кредиторскую задолженность можно только косвенно, проанализировав, установленный в договорах с контрагентами порядок расчетов и сопоставив с оборачиваемостью кредиторской задолженности в днях.В крайнем случае, когда кредитный специалист не обладает полной информацией о порядке расчетов (показания клиента противоречивы) величину кредиторской задолженности определяют в размере 0,5 от оборотных активов. |
| Кредиты | Величина кредитов подтверждается карточками 66 и 67 счетов, договорами с банками[25], и документами, подтверждающими размер произведенных погашений. Не лишним будет посмотреть все движения по расчетному счету клиента (карточка 51 счета или соответствующий регистр управленческой отчетности) за месяц на предмет выявления операций по погашению процентов или основного долга по кредиту. Это может помочь в выявлении скрытых кредитов. |
| Займы | Порядок подтверждения аналогичен статье «Кредиты». Но среди общей величины займов следует выделять займы собственников бизнеса и аффилированных компаний, т.к. они носят фиктивный характер – такие займы, по сути, являются собственным капиталом. |
| Собственный капитал | Величину получают путем = активы – обязательства |
| Отчет о прибылях и убытках | |
| Выручка | Данные по выручке получают из регистров управленческого отчета, например, «Отчета по продажам».Величина официальной выручки отображается по кредиту счета 90 и дебету 62. учитывая, что с точки зрения анализа кредитоспособности важна выручка в денежном выражении, искомая величина может определена по кредиту 62 счета в корреспонденции с дебетом 50 и 51 счетов.Подтверждение осуществляется путем проверки первичной документации (накладных, выставленных счетов-фактур за небольшой период, например, за неделю) и интервью с различными инсайдерами клиента (генеральный директор, коммерческий директор, финансовый директор, менеджер по продажам, продавец, кладовщик и др.)Для подтверждения доли наличного оборота (оптово-розничная торговля) следует подсчитать объем операций по кассовой книге или журналу кассира – операциониста (период, за который следует производить расчет, варьируется от количества ежедневных операций и составляет от 5 до 30 дней). Затем сопоставить с оборотом по счету 50 в корреспонденции со счетом 62. если наличный оборот неофициальный – с регистрами управленческого учета.Оборот по расчетному счету (официальный) выясняется по анализу счета 51 в корреспонденции со счетом 62 (предоплата) и 62 . неофициальный (счета фирм – однодневок) – по регистрам управлен6ческого учета.Логическое сопоставление данных.Выясняется частота отгрузок и средний объем отгрузки.Количество отгрузок в месяц умножается на средний объем одной отгрузки, тем самым получаем расчетную величину среднемесячной выручки.В случае, если продукция однородна (т.е. вариация стоимостей единицы продукции незначительна) дополнительно выясняется количество единиц товара в одной партии (или вес, если цена продажи устанавливается за единицу массы) и умножается на цену реализации единицы изделия. Полученный результат умножается на количество отгрузок (или, например, фур) в месяц. Получаем расчетную величину среднемесячной выручки.Если анализируется предприятие розничной торговли, общепит, или услуги населению, то следует выяснить величину среднего чека и количество покупателей в будни и выходные дни. Расчетная величина среднемесячной выручки в этом случае = количество рабочих дней в месяц (21) х количество покупателей в будний день х размер среднего чека в будний день + количество выходных дней в месяц (9) х количество покупателей в выходной день х размер среднего чека ы выходной день.Кроме того, в этом случае необходимо рассчитать объем выручки на кв.м. торговой площади и оценить реальность этого показателя.Полученная расчетным путем величина среднемесячной выручки должна с погрешностью не более чем в 20 % совпадать с тем объемом среднемесячной выручки, который озвучил клиент. |
| Себестоимость | В случае анализа торгового предприятия – подтверждение выполняется в ходе проверки стоимости закупаемых ТМЗ. Если речь идет о производственной себестоимости проверяются внутренние учетные документы.Логическое сопоставлениеДля предприятий торговли себестоимость реализованной продукции легко рассчитать , зная среднюю наценку (маржу):Себестоимость = среднемесячная выручка/ (1+наценка).Рассчитанное таким образом значение должно примерно совпадать с произведением количество закупок в месяц х средний объем закупки.В случае если бизнес сезонный , логически сопоставляются следующие данные за месяц:Частота отгрузок х объем отгрузок (а) и частота закупок х объем закупок (b) в сезон и не сезон. Как правило, должны выполняться неравенства: а≥b в сезон и а ≤b в несезон. |
| Общие расходы | Значительная часть расходов, к сожалению, не подвергается документальному оформлению.Темнее менее, самые значительные – расходы на персонал, аренду, транспорт, отражаются в учетных регистрах. |
| Прибыль | Кредитному специалисту необходимо произвести самостоятельный расчет среднемесячной прибыли, с учетом ранее полученных данных.Следует сделать расчет точки безубыточности по формулам:В натуральном выражении:Мин.объем продаж = среднемес.пост.расходы/(цена продажи за ед – цена закупки ед.продукции)В денежном выражении:Мин.объем продаж х цена реализации ед. продукцииСледует сопоставит минимально необходимую для безубыточной деятельности выручку с выручкой в несезон и в сезон, с целью проверить, является ли деятельность безубыточной на протяжении года. Так же полезно рассчитать рентабельность и сопоставить ее с процентной ставкой по кредиту (за одинаковый период). Этот расчет позволяет понять сможет ли клиент обслуживать кредит. |
Важное значение имеет расчет показателей оборачиваемости: