МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИБОРОСТРОЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине:
«ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ»
На тему: “MicrosoftAccess”
Работу выполнил
Студент вечернего отделения
3 курса специальности 080105
Группа ЭФ4-0515в
Жабина И.А.
Работу проверил(а):
Шеверева Е.А.
Москва 2008 г.
Содержание:
Введение 3
1. Описание базы Microsoft Access 4
2. Работа с таблицами 10
3. Анализ содержимого таблиц для создания связей 13
4. Создание и печать отчетов 14
5. Отбор и сортировка записей с помощью запросов 17
6. Макросы 20
Заключение 22
Список использованных источников 23
Введение
Программа ACCESS входит в пакет самого распространённого пакета офисных программ Microsoft. Эта программа универсальна в своём роде. При веем при этом, программа проста в эксплуатации и доступна рядовому пользователю. И за всё это отвечает интерфейс. В процессе совершенствования этой программы были внесены уникальные возможности. Данные могут быть представлены в виде таблиц или диаграмм. И если принять во внимание, что данной программой может пользоваться любой пользователь (от новичка до профессионального разработчика), то без сомнения можно утверждать что ACCESS корпорации Microsoft это лучшее средства для решения задач любой сложности.
Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.[2]
1. Описание базы Microsoft Access
Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены формы и отчеты.
При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.
Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов. Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл.
Если такой список в меню Файл (File) отсутствует, нужно с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options) открыть диалоговое окно Параметры (Options), раскрыть вкладку Общие (General) и установить флажок Помнить список файлов (Recently used file list). Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения. Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (Open).
В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы или Личная (в зависимости от установленной на компьютере операционной системы). Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных.[3]
В новой версии Access возможно открывать файлы баз данных, созданные в версии Access 2000, и работать с ними так же, как раньше.
Файлы можно выбирать не только из списка, который появляется в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) при его открытии. Можно выбрать нужную папку либо из раскрывающегося списка Папка (Look in), либо использовать ярлыки, находящиеся на так называемой панели адресов слева. При выборе ярлыка Журнал (History) появляется список ярлыков к последним открывавшимся файлам и папкам. При выборе ярлыка Рабочий стол (Desktop) в диалоговом окне появляется список, содержащий ярлыки папок, и файлы, находящиеся в данный момент на рабочем столе Windows. Тип файла выбирается в раскрывающемся списке Тип файлов (File of type) в нижней части окна. В папке Избранное (Favorites) можно просмотреть ярлыки к тем папкам и файлам, которые используются наиболее часто. Многие программы позволяют добавлять ярлыки в папку Избранное (Favorites), в том числе это можно сделать прямо в окне Открытие файла базы данных (Open). Для этого необходимо выделить в списке нужный файл, щелкнуть мышью по кнопке Сервис (Tools) на панели инструментов в верхней части окна и выбрать из списка команду Добавить в папку "Избранное" (Add to Favorites).
Можно открыть файл базы данных, находящийся на сетевом диске. Для того чтобы подключить сетевой диск, необходимо выполнить команду Подключить сетевой диск (Map Network Drive) из списка команд кнопки Сервис (Tools).
Если невозможно найти нужный файл базы данных, его можно разыскать, задавая критерии поиска в специальном диалоговом окне, которое появляется, если щелкнуть по кнопке Сервис (Tools) и выберать из списка команду Найти (Search).
Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access: Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules).
Щелкнув на ярлыке мышью, в правой части окна вы откроете список соответствующих объектов. Список объектов может быть представлен четырьмя разными способами (обычными для папок операционной системы Windows): - в виде мелких значков;
- в виде крупных значков;
- в виде списка;
- в виде таблицы.
Переключение этих режимов отображения выполняется с помощью четырех правых кнопок на панели инструментов, расположенной вдоль верхнего края окна.
При представлении объектов в виде значков эти значки можно перетаскивать с помощью мыши и располагать внутри окна базы данных любым удобным образом. Если же вы хотите расположить значки так, чтобы они находились рядом друг с другом, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных. Из контекстного меню выбрать команду Выстроить значки (Line Up Icons).[2]
Представление перечня объектов в виде списка не позволяет располагать значки произвольным образом в окне базы данных, но их можно "перетаскивать" за пределы окна базы данных (это один из способов активизировать объект, например открыть таблицу). Представление в виде таблицы позволяет для каждого объекта посмотреть не только его имя, но и описание (столбец Описание (Description)), дату и время последнего изменения (столбец Дата изменения (Modified)), дату и время создания (столбец Дата создания (Created)), а также тип объекта. При использовании любого вида представления объектов в окне базы данных их можно упорядочить по имени, типу, дате создания и дате изменения. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных. Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons). Из раскрывающегося меню выбрать способ упорядочения: по имени (By Name), по типу (By Type), по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified).
Чтобы объекты в окне базы данных упорядочились автоматически, необходимо
щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных. Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons). В раскрывающемся меню выбрать команду автоматически (Auto Arrange). Перед командой появится метка, свидетельствующая о том, что режим автоматического упорядочения включен.
Чтобы отменить автоматическое упорядочение, необходимо снова выбрать команду автоматически (Auto Arrange) в меню Упорядочить значки (Arrange Icons). Метка команды будет удалена, а режим автоматического упорядочения выключен.
С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения (условно, т. к. он несколько различается для разных типов объектов):
· для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;
· для отчета — это режим предварительного просмотра;
· для макроса — это действительно режим выполнения;
· для модуля этот режим отключен.
Второй режим — это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.
Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид (View) или с помощью кнопок на панели инструментов Access.
На панели инструментов окна База данных (Database) слева имеются три основных кнопки: первая кнопка имеет изменяющееся название, в зависимости от того, какой объект выбран. Если выбраны таблица, запрос, форма, страница или группа Избранное (Favorites), кнопка приобретает вид Открыть (Open). Если выбран отчет — Просмотреть (Preview), если макрос или модуль — Запустить (Run). При этом значок рядом с названием соответственно изменяется. Название этой кнопки в каждом варианте наглядно отражает назначение. Bторая кнопка Конструктор (Design) постоянна для всех объектов и предназначена для редактирования ранее созданного объекта. Tретья кнопка Создать (New) имеет постоянное название, но при этом изменяются значки на ней, в соответствии с типом объекта.[3]