Недопоставка продукции отрицательно влияет не только на итоги деятельности данного предприятия, но и на работу торговых организаций, предприятий-смежников, транспортных организаций и т.д.
Далее необходимо установить внешние и внутренние причины, повлиявшие на невыполнение плана реализации по договорам поставок.
Процесс реализации можно подразделить на три стадии: выход из производства, поступление на склад готовой продукции и отгрузка ее потребителям. Эти стадии взаимосвязаны и взаимообусловлены. От каждой из них зависит выполнение договорных обязательств. Реализация должна осуществляться так, чтобы на предыдущей стадии создавались нормальные условия для проведения операций на последующей стадии. Если на какой-либо стадии возникает напряженное положение, то оно переходит на последующую, и т.д. Для обеспечения выполнения плана необходимо принимать оперативные решения по управлению процессом реализации, принятию решения должен предшествовать оперативный анализ.
Для управления процессом реализации внутренние причины невыполнения поставок можно сгруппировать по центрам ответственности.
1. Причины, связанные с отделом снабжения:
—несвоевременное оформление заявок;
—несвоевременный завоз материалов, комплектующих изделий полуфабрикатов;
—замена отдельных видов материалов и комплектующих изделий.
2. Причины, связанные с производством:
—производственный брак;
—нарушение технологической дисциплины;
—простои оборудования;
—недостаток энергии;
—нехватка рабочей силы;
—отсутствие комплектующих изделий и полуфабрикатов;
—отсутствие основных и вспомогательных материалов.
3. Причины, связанные с работой отдела сбыта:
—неполная готовность партии продукции к отгрузке;
—недостаток складских помещений;
—возврат продукции;
—слабая механизация погрузочно-разгрузочных работ;
—необеспеченность рабочей силой;
—отсутствие тарных и вспомогательных материалов;
—неправильная маркировка тары;
—нарушение сроков оформления документов на отгрузку;
—несвоевременное согласование замены поставок.
К внешним причинам невыполнения поставок относятся:
—изменение плана поставок;
—изменение состава покупателей;
—несвоевременная выдача нарядов на отгрузку;
—отказ покупателя от продукции;
—низкое качество поставленных материалов, полуфабрикатов комплектующих изделий;
—отказ от поставок материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий;
—невыделение автомобильного и железнодорожного транспорт в соответствии с планом.
При анализе объема недопоставленной продукции за отчетный и прошлый периоды по ее видам особому контролю подлежат товары народного потребления и оказание услуг населению. Далее более подробно анализируются недопоставки по комплектующим изделиям и экспорту. В разрезе номенклатуры анализируют отгрузку продукции внешнеторговым объединениям на экспорт.
Соблюдение договорных условий по поставкам продукции считается обязательным не только по объему, но и по срокам, номенклатуре и качеству. При несоблюдении договорных обязательств к предприятию-нарушителю применяются штрафные санкции. Оно должно возместить нанесенный потребителю ущерб, размер которого определяется исходя из последствий нарушения договорных обязательств. Каждое последствие может иметь один или несколько видов ущерба. При этом под ущербом понимается дополнительный расход, утрата или повреждение имущества, недополученная выгода. Так, последствиями невыполнения объема поставок являются следующие виды ущерба:
• недополученная прибыль;
• расходы по уплате санкций.
Последствиями в результате снижения качества продукции могут быть такие виды ущерба, как:
• недополученная прибыль;
• расходы по возмещению ущерба;
• расходы по устранению недостатков;
• дополнительные расходы по гарантийному ремонту;
• расходы по уплате санкций за нанесение ущерба.
Наиболее экономичным принципом оперативного управления деятельностью предприятия, включая и сбытовую деятельность, является принятие решений на основе аналитической информации о возникающих отклонениях. Управление по отклонениям заключается в том, что решения о корректирующих воздействиях на работу отдела сбыта, принимаются лишь при получении информации о превышении заданных пределов допусков отклонений от плана.
Допуски отклонений по поставкам продукции, при превышении которых необходимо вмешательство в сбытовую деятельность руководителей более высокого ранга, чем начальник отдела сбыта, устанавливаются с учетом характера производимых и отгружаемых изделий, условий договоров и транспортирования продукции. В качестве допуска может быть принята, например, транспортная партия (количество продукции, вмещаемой в вагон или контейнер).
Управление по отклонениям повышает действенность анализа и собственно управления, так как требует регулирования только в момент и на тех участках, когда и где возникающие отступления от нормального хода производства и сбыта, превышают заданный допуск. Благодаря этому сокращается поток аналитической информации, а принятие большинства решений при стандартных ситуациях происходит на более низком уровне управления и, следовательно, более оперативно. Такой подход основывается на предварительном и последующем оперативном анализе.
Самым действенным способом предупреждения нарушения договорных обязательств является предварительный анализ, осуществляемый в ходе предварительного контроля за соблюдением условий поставок. Такой анализ выполняется в основном работниками сбыта при составлении приказа сотрудникам склада на каждую отгрузку продукции по договору. Он включает в себя выявление причин отклонений от запланированных норм поставки:
• по количеству и стоимости изделий;
• их номенклатуре (замене).
В момент подготовки приказа все подробности причин нарушения договорных обязательств очевидны и могут быть точно и детально изложены на бланке приказа.
Приказ на отгрузку продукции с нарушением выше допуска условий поставок рекомендуется заполнять на бланке, имеющем отличительные сигнальные признаки. Работники склада могут выполнять приказ только с визой руководителя предприятия или его заместителя. Важным последствием отражения в приказах на отгрузку продукции причин нарушения договорных обязательств является формирование содержательного массива информации для углубленного проведения оперативного и итогового анализа выполнения плана реализации.
Ежедневный анализ и подготовка решений по отгрузке проводятся по данным об остатках продукции по номенклатуре на начало рабочего дня и с учетом календарных графиков отгрузки на день и выпуска продукции. Основным приемом анализа является сравнение остатков по номенклатуре продукции с нормами отгрузки. При этом во внимание принимаются размещение получателей и выделенные на день транспортные средства.
Задачами последующего оперативного анализа реализации продукции нарастающим итогом с начала месяца (или квартала — с учетом периода ответственности по договорам) являются обеспечение равномерного и полного выполнения плана по поставкам за отчетный период, своевременное предупреждение невыполнения обязательств по договорам.
Нарушения договорных условий в основном возникают на стадии производства продукции. В связи с этим оперативный анализ должен охватывать одновременно и отгрузку, и выпуск продукции. Только при таком сочетании проявляется действенный характер анализа как средства управления производством.
Источниками информации для оперативного анализа являются документы оперативного планирования и учета. Большое значение имеет разработка плана-графика выпуска и отгрузки продукции.
В плане-графике (табл. 5.5) на начало месяца должны ставиться изделия, находящиеся на складе готовой продукции, в порядке их предстоящей отгрузки. Изделия, выпущенные в течение месяца, указываются в последовательности сроков документооборота и с учетом нахождения продукции на складе для создания транзитной нормы.
Таблица 5
План-график выпуска и отгрузки продукции на май
| Изделие | Покупатель | Количество изделий по договору, шт. | Сумма, тыс. руб. | Срок выпуска из производства | Срок отгрузки |
| А Б В | X Y Z | 4 3 2 | 5,0 4,2 7,8 | 9 15 20 | 10 16 23 |
Этот график разрабатывается и применяется в работе трех служб: финансовой, сбытовой и производственно-диспетчерской. Производственно-диспетчерская служба в соответствии с этим графиком обеспечивает распределение сроков производства изделий по цехам и ведет оперативный учет выпуска продукции, сбытовая служба обеспечивает распределение сроков отгрузки продукции и осуществляет учет от грузки, финансовая служба планирует ежедневное поступление денежных средств. Сопоставление отчетных сведений с данными плана-графика позволяет выявлять отклонения в днях от запланированного срока выполнения отдельных договорных обязательств. На основе такого анализа можно устанавливать несвоевременное выполнение обязательств отдельными службами и цехами и оперативно влиять на улучшение их деятельности, принимать меры к устранению последствии допущенных нарушений.
Таким образом, данные предварительного анализа, осуществляемого на основе оперативной информации, позволяют задолго до окончания отчетного периода довольно точно прогнозировать результаты деятельности предприятий и предварительной оценки выполнения плана реализации по говорам своевременно принимать соответствующие меры. Точность значительно повышается при проведении расчетов с помощью компьютерной техники.