При побудові документообігу в системі управління витратами крупного підприємства незалежно від методу виявлення потреб і використовуваних інструментів необхідно вирішити наступні задачі:
•визначити потреби всіх посадовців підприємства в змісті, термінах і формах отримання інформації;
•взаємопов’язати виділені потреби у формах і термінах отримання інформації;
•визначити переважну форму документів;
•визначити переважний механізм руху документів;
•забезпечити необхідні характеристики формованої інформації про витрати;
•довести до кожного посадовця схему документопотоков його робочого місця і контролювати її виконання;
•визначити відповідальність кожного співробітника за віддзеркалення інформації в документах необхідним чином;
•укріпити виконавську дисципліну стосовно документообігу;
•періодично проводити оптимізацію документообігу.
З приводу оптимальності слід сказати особливо. Практично завжди документообіг не виділяється як самостійний об'єкт управління. В результаті цього документообіг як система інформаційних зв'язків між елементами системи підприємства розвивається хаотично і далеко не завжди найефективнішим чином. Навіть одного разу добре організований документообіг періодично потребує перегляду в плані відповідності інформації певним вимогам.
Безумовно, кількісна оцінка документообігу і його оптимізації по складності і витратності цілком може бути порівнянна із зміною документообігу. В той же час представляється доцільним і можливим виділити якісні критерії, дотримання яких дозволяє говорити про оптимальність документообігу, хоча б в першому наближенні. Такими критеріями є:
•відповідність кожного документа і документопотока певній задачі або потребам процесу;
•керованість елементів документообігу;
•існування єдиного депозитарію із структурованою інформацією;
• унікальна тематична спрямованість кожного документа;
•відповідність періоду потреби в документі періодичності документопотока;
•відповідність можливостей пошуку документа особливостям потреби в ньому.
Крім цього, для оцінки оптимальності і визначення напрямів оптимізації документообігу можна застосовувати ряд критеріїв мінімальності: мінімальність суми ланок маршрутів документів, мінімальність суми часу обробки документів в усіх точках маршрутів і мінімальність часу руху документа у всіх ланках маршрутів.
Побудова документообігу в управлінні витратами повинна враховувати специфіку крупних підприємств в питанні руху інформаційних потоків і накопичення інформації. Цілком зрозуміло, що разом із зростанням підприємства збільшується кількість, зміст інформаційних потоків і сповільнюється швидкість їх руху. Кількість документів росте і кінець кінцем загальна картина документообігу втрачається, тобто стає практично некерованим.
При побудові документообігу у сфері управління витратами слід акцентувати увагу на віддзеркаленні інформації, зручному для користувача і забезпечуючому можливість ухвалення рішень. Для ухвалення рішень у сфері управління витратами інформація про них повинна мати зручну форму, яка визначається як власне процедурою віддзеркалення інформації (звітною формою), так і критерієм, в розрізі якого розглядається вся сукупність існуючих на підприємстві витрат. Підходів до класифікації витрат в ході управління ними існує багато, проте реально в управлінні витратами підприємства найбільший інтерес представляє розділення витрат по елементах, статтях калькуляції, центрах формування витрат, видах діяльності підприємства і окремих продуктах.
Якщо представляється можливим, то слід відображати інформацію про витрати в розрізі процесів і функцій на підприємстві, оскільки це дозволить побачити не просто стан витрат на підприємстві, але і динамічну картину їх формування. Щоб зв'язати інформацію про витрати підприємства в системі документообігу з іншими сферами діяльності, слід виділяти минулі і неминулі витрати. Інформація про минулі витрати пов'язана з управлінням прибутком і ціноутворенням, оскільки вони відображаються в бухгалтерському обліку або у складі собівартості продукції, або як витрати періоду. Для ухвалення ряду рішень необхідним є виділення планових і фактичних, постійних і змінних, а також релевантних і нерелевантних витрат. Саме такий розгляд витрат дозволяє здійснювати ефективне управління ними.
Отже, система документообігу підприємства повинна забезпечити отримання інформації про витрати в розрізі виділених критеріїв. На жаль, існуюча система бухгалтерського обліку, яка поставляє інформацію в систему управління витратами, дозволяє розглядати витрати тільки по елементах і статтях витрат. Розділення обліку по окремих ділянках або сегментах діяльності дозволяє одержувати інформацію, відповідно, про витрати підрозділів або окремим видам діяльності або продуктам, проте це вимагає певної організації обліку. Тому для отримання інформації у вказаному розрізі і її віддзеркаленні в системі управління витратами підприємства практично обов'язковим є використовування електронного документообігу, що дозволяє формувати інформацію про витрати в розрізі практично будь-якої кількості критеріїв і надалі її використовувати.
Традиційний паперовий документообіг, прийнятий в бухгалтерії, дозволяє відобразити витрати, по-перше, ретроспективно, а, по-друге, тільки в розрізі обмеженої кількості критеріїв класифікацій. Додаткові форми віддзеркалення витрат можуть дозволити їх відображати в розрізі одного разу вибраних критеріїв, і таким чином є приватними цільовими формами відображення інформації згідно одного разу сформованої потреби. І лише формування інформації про витрати в системі електронного документообігу в багатокритерійному віддзеркаленні дозволяє з використанням існуючих програмних засобів створення і обробки запитів згідно потребам кожного користувача надавати йому інформацію в розрізі затребуваного критерію.
Для ухвалення управлінських рішень доцільним є виділення інкрементних і маржінальних витрат. Проте їх віддзеркалення вимагає спеціальних документів і в традиційній системі обліку практично не може бути одержано. В той же час в електронному документообігу існує можливість накопичення інформації про витрати за різні проміжки часу і автоматичного її порівняння, що дає можливість одержувати інкрементні і маржінальниє витрати.
При формуванні інформації в управлінні витратами слід вказати показники, необхідні для ухвалення рішень, і уточнити підрозділи підприємства, які можуть надати необхідну інформацію. Причому цілком природно, що показники, необхідні для ухвалення рішень у сфері управління витратами, можуть відноситися і до інших сфер діяльності підприємства. Наприклад, при цільовому формуванні собівартості необхідно враховувати ціни, що склалися на ринку. Віддзеркалення даних показників в документах і терміни надання таких документів можуть носити вільний характер і визначатися потребами в інформації для ухвалення рішень і особливостями діяльності підприємства. Показники витрат, які повинні знайти своє віддзеркалення в документообігу підприємства, а також підрозділи, які їх формують, запропоновані у табл. 3.2.
У документообігу, супроводжуючому управління витратами, обов'язково слід дати інформацію про планові і фактичні витрати, причому неодмінно по центрах відповідальності. Зіставлення планових і фактичних витрат є інструментом контролю, періодичність якого може складати аж до одного дня або робочої зміни.
Окремо варто сказати про необхідність віддзеркалення в системі управління витратами собівартості по повних і змінних витратах. Взагалі собівартість продукції є одним з головних показників в управлінні витратами. На сьогоднішній день чіткого поняття собівартості не існує. У бухгалтерському обліку відповідно до прийнятої системи обліку витрат по дірект-костінгу в собівартість не включаються витрати періоду, що знижує цінність і нівелює суть цього показника як комплексного і підсумкового в управлінні витратами. Питання визначення собівартості важливе, оскільки виділення собівартості в загальній сумі понесених неминулих витрат підприємства дозволяє, по-перше, оцінити фінансовий результат діяльності підприємства, а по-друге - оцінити залишок незавершеного виробництва.
Таблиця 3.2
Показники витрат підприємства
| Показник | Критерій розгляду | Мета використовування |
| Величина і структура планових і фактичних витрат | Економічний елемент, стаття калькуляції, центр відповідальності, вид продукції, вид діяльності | контроль витрат і їх планування на майбутній період, ступінь виконання плану, визначення фінансового результату, рішення од асортименті продукції, стратегічні рішення |
| Відповідність планових витрат фактичним | Центр відповідальності | контроль витрат і їх планована на майбутній період |
| Собівартість продукції по змінних витратах | Стаття калькуляції, економічний елемент, центр відповідальності | Управління прибутком, ціноутворення, ухвалення рішень про асортимент продукції |
| Собівартість продукції по повних витратах | Стаття калькуляції, економічний елемент, центр відповідальності | Управління прибутком, ціноутворення, ухвалення рішень про асортимент продукції і об'єм виробництва |
| Структура розподілу накладних витрат | Центр відповідальності, вид діяльності, вид продукції | Ухвалення рішень про асортимент продукції |
| Повні витрати на гривну товарної продукції | Стаття калькуляції, економічний елемент | Оцінка ефективності структуру витрат і пошук резервів їхзниження |
| Повні витрати на гривну реалізованої продукції | Стаття калькуляції, економічний елемент | Оцінка ефективності структури витрат і пошук резервів їх зниження, ціноутворення, рішення про асортимент продукції |
| Непродуктивні витрати | Центр відповідальності | Пошук резервів зниження витрат |
| Надмірно понесені витрати в результаті нераціональних рішень про закупівлю | Центр відповідальності, деталізація матеріальних витрат | Пошук резервів зниження витрат |
Украй рідко вся продукція виробляється і реалізується в рамках одного періоду. Відповідно, на момент визначення собівартості і фінансового результату частина продукції буде не завершена. На крупних підприємствах, як правило, оцінка готової продукції і незавершеного виробництва може вироблятися або індивідуально, або масово, отже, існують показна, попроцесна і партіонна калькуляції собівартості продукції. Показна калькуляція підходить для підприємств, що працюють по індивідуальних замовленнях з великим асортиментом продукції, що випускається.