Второй фактор, влияющий на эффективное использование менеджером полученных данных, касается содержания. Информационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность.
Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.
Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении производством и повышающей эффективность этого процесса, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.
Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.
Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.
Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности производства, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.
Соблюдению этого требования, в решающей степени способствует применение в управленческой деятельности современных информационных технологий. Проблема выбора эффективной системы управления будет рассмотрена в следующем пункте данной главы.
3.2 Решение проблемы выбора эффективной информационной технологии
Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора: самостоятельно разрабатывать информационную систему или покупать ее. Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно сказать, что она равна нулю. То, что разработано или разрабатывается сейчас на украинских предприятиях является устарелым и требует постоянной переработки.
Предприятиям, решившим ориентироваться на готовые системы, важно решить, с кем ему работать и какую систему выбрать. Сейчас можно сказать, что если украинские разработчики и смогут создать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. Украинским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы.
Я считаю, что для увеличения эффективности использования ИТ в производственном процессе украинским предприятиям следует ориентироваться на западные системы.
Для украинского пользователя выбор таких систем ограничен. На украинский рынок вышли следующие западные фирмы: SAP, ComputerAssociates, BAAN и ISF. Реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Необходимо обратть внимание на то, что различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. Поэтому предприятию важно подойти серьезно к вопросу выбора информационной системы [5].
Существует множество критериев выбора эффективной управляющей информационной системы. Во-первых, важными являются функциональные возможности системы – ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Обычно для этого достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразно пригласить внешних консультантов.
Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы
предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.
Во-вторых, необходимо четкое определение совокупной стоимости владения – суммы прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла. Также важно четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат.
В-третьих, важно определение перспектив развития системы, они закладываются в нее поставщиком и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет. На перспективу развития также огромное влияние оказывает устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости
необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.
В-четвертых, эффективность управляющей системы зависит от технических характеристик, которые гарантируют соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести: архитектуру системы, надежность, масштабируемость, способность к восстановлению, наличие средств резервного копирования, средства защиты от технических нападений, возможность интеграции с другими системами.
В-пятых, для снижения вероятности того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты, проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности и решение модифицируется определенным образом.
В-шестых, важно обратить внимание на уровень готовности предприятия к автоматизации. Проведенные журналом "Корреспондент" исследования украинского рынка показали, что среди основных причин неудач проектов по автоматизации управления предприятием не менее 69 % можно отнести к неготовности предприятий к внедрению современных информационных систем (неготовность предприятия к изменениям - 12 %, отсутствие четких целей проекта - 17 %, невнимание руководства к проекту - 40 %). Если предприятие не имеет практического опыта комплексной автоматизации или находится в начале этого пути, если есть еще много проблем в организации управления и производственного процесса, то это нужно обязательно учитывать.
Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем могут терпеть неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением.
Следовательно, необходимо использование определенных методов, которые при правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения ИТ к минимуму.
С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован. Для этого следует:
− определить штатного руководителя проекта по внедрению системы, обладающего необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно с опытом внедрения систем;
− определить и отразить в документах функции, обязанности и сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом;
− разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определить сроки выполнения задач и придерживаться их.
Прежде чем приступить к внедрению системы, необходимо продумать организационную структуру и бизнес-процессы и обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры. Также важно управление изменениями, подстраиваясь под сотрудников: постепенное проведение изменений, так как за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации; разработать эффективный план обучения сотрудников; задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта.
После проведения вышеперечисленных мероприятий можно приступать непосредственно к внедрению системы. Типовой план внедрения был разработан в компании Oliver Wight. Опыт показывает, что в той или иной степени практически все фирмы следуют этой стратегии.