Если при согласовании коммерческого предложения возникла необходимость внесения изменений в условия предлагаемой сделки, то в этом случае ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование текста коммерческого предложения.
1. Проверка правильности оформления коммерческого предложения.
Перед передачей согласованного Коммерческого предложения на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований государственных стандартов на оформление Писем). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы документационного обеспечения управления предприятия либо структурного подразделения, готовившего данный документ. Неправильно оформленное коммерческое предложение возвращается ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку..
2. Подписание коммерческого предложения
Коммерческое предложение подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке) руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права - далее "его заместитель"). Допускается подписывать только первый экземпляр коммерческого предложения (отправляемый Заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы документационного обеспечения управления (проставляют на Бланке реквизит "отметка о заверении копии ").
При наличии в коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, руководитель предприятия (его заместитель) на Бланке проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".
В специальных случаях (для придания юридической силы коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т.п.) после подписания коммерческого предложения руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Бланке проставляется реквизит "печать").
При подписании коммерческого предложения у руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста коммерческого предложения.
1.6 Принятие решения по коммерческому предложению
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :
отправкой коммерческого предложения заказчику;
- регистрация отправки коммерческого предложения заказчику;
- контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения заказчиком;
- корректировкой коммерческого предложения;
- получением решения по коммерческому предложению от заказчика;
- регистрацией получения решения по коммерческому предложению.
Подписанное коммерческое предложение отправляется заказчику (контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки.
1. Отправка коммерческого предложения Заказчику
Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация К
коммерческого предложения - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Бланке с последующей записью необходимых сведений о коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
Коммерческое предложение регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется.
Реквизит "дата" проставляется на бланке после подписания коммерческого предложения.
Реквизит "индекс" коммерческого предложения, как правило, включает:
порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
индекс по номенклатуре дел.
В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.), для обеспечения оперативной работы с документами.
В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей:
- порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов;
- номер направления по Номенклатуре дел предприятия;
- номер дела внутри данного направления по Номенклатуре дел предприятия;
- номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости).
Пример:
123/01-23, где 123 - порядковый регистрационный номер, 01-23 - номер дела, в которое будет подшит второй экземпляр Коммерческого предложения.
Индекс коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года.
На приложениях к Коммерческому предложению индексы не проставляются.
Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, т.е. оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется специалистами службы ДОУ по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации".
При наличии в коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме.
После регистрации коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться:
- по почте;
- средствами факсимильной связи;
- личной доставкой представителем исполнителя (заказчика).
В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем - ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает коммерческое предложение представителю заказчика (ответственному исполнителю).
При отправке Коммерческого предложения по почте, ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте коммерческому предложению прилагается сопроводительное письмо. В сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.
Отправка Коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре Коммерческого предложения, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата").
В случае личной доставки Коммерческого предложения представителем исполнителя, на копии сопроводительного письма представитель заказчика (ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении коммерческого предложения (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях.
Отправленное Заказчику Коммерческое предложение ставится на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре коммерческого предложения проставляют реквизит "отметка о контроле" на левом поле Бланка напротив реквизита "заголовок к тексту" и делают необходимые записи в регистрационных формах.
После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра коммерческого предложения.
2. Регистрация отправки коммерческого предложения заказчику .
На основании записей об отправке коммерческого предложения (сделанных при его отправке на копии сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.
3. Контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения заказчиком.
Данная технологическая операция начинается с контроля получения ответственным исполнителем заказчика отправленного ему коммерческого предложения (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов коммерческое предложение находится в их организации). Если оно им не получено и не найдено (потеряно у заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) коммерческого предложения заказчику.
После того, как ответственный исполнитель заказчика получил Коммерческое предложение, ответственный исполнитель согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение.