Организация внутреннего контроля процесса реализации (стр. 3 из 4)

На основе выписанных счетов-фактур работник группы учета готовой продукции бухгалтерии в соответствующих регистрах ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой продукции.

На основе выписанного счета-фактуры работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии заполняет регистры аналитического учета покупателей. Он же ведет книгу продаж, в которой в хронологическом порядке регистрируются выписанные счета-фактуры.

Действия внутреннего контроля заключается в следующем:

● наблюдение за подготовкой счетов-фактур;

● контроль методов сверки документов счетов-фактур на предмет соответствия указанных в них данных данными ТТН и условиям договоров;

● контроль счетов-фактур на предмет их заполнения в соответствии с действующими правилами;

● проверка проводок в Главной книге и точности счетов покупателей;

● согласование данных книги аналитического учета с синтетическими счетами в Главной книге;

● проверка правильности ведения книги продаж;

● сверка даты зафиксированных операций по реализации с датами счетов-фактур и ТТН.

8. Процедуры контроля оплаты продукции покупателями.

Ежедневно работник отдела банковских и кассовых операций получает из банка выписки с расчетного счета, где помещены все данные о движении и остатков денежных средств на счетах организации, в том числе о поступивших от покупателей за текущий день денежных суммах в оплату отгруженной продукции.

Получив банковскую выписку, работник отдела банковских и кассовый операций осуществляет контроль на предмет полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах.

В случае обнаружения отклонений работник отдела банковских и кассовых операций оперативно разрешает все возникшие вопросы совместно с соответствующими работниками банка.

Экономист по расчетам с покупателями ведет оперативный учет и методом документальной сверки осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями.

На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах расчетов с покупателями.

Экономист по расчетам с покупателями представляет начальнику расчетного отдела ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров.

Начальник расчетного отдела устанавливает причины и выявляются виновники отклонений.

Отчеты о движении денежных средств в разрезе установленных отчетных периодов начальник финансового отдела представляет на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации.

Действия внутреннего контроля заключается в выборе журнала денежных поступлений за отчетный период. Для этого следует сравнивать данные банковских извещений с итоговыми данными в регистрах учета, а также проверить проводки по счетам Главной книги.

9. Процедуры контроля дебиторской задолженности покупателей.

В целях повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями начальником расчетного отдела производится проверка из задолженности.

Для этого всем покупателям по установленному порядку направляются акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации.

Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную продукцию.

Акты сверки составляются в двух экземплярах. Второй экземпляр регистрируется в специальном журнале и храниться в соответствующей картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности.

Первый экземпляр, подписанный начальником финансового отдела и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю по почте или факсу.

Покупатель должен в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения, либо представить свои мотивированные возражения.

Покупатель также должен заверить акт своей печатью и подписью уполномоченного лица. Полученный ответ регистрируется экономистом по расчетам с покупателями с указанием даты и точного времени его получения.

Действия внутреннего контроля заключаются в:

● Выборе примеров счетов покупателей и подтверждении дебетовых записей счетами-фактурами, а кредитовых записей – документами о поступлении денег или приказами о списании кредита;

● Выявлении просроченных счетов дебиторов;

● Наблюдении за процедурами ежемесячной выверки дебиторской задолженности покупателей;

● Выборе примеров из не подтвержденных покупателями актов сверки дебиторской задолженности и выяснении у руководства финансовой службы принятых мер по данным отклонениям;

● Установке по датам отправки двух экземпляров актов сверки дебиторской задолженности просрочки ответов покупателей и выяснений у работников финансовой службы причины данного отклонения;

● Подтверждении списанной безнадежной дебиторской задолженности необходимой документацией;

● Контроль за списанием неистребованной задолженности.

На рассматриваемо предприятии после оформления заказа покупатель вносит стопроцентную оплату за заказ, которая оформляется приходным кассовым ордером. Затем заказ и приходный кассовый ордер передаются на проверку менеджеру.

При получении продукции покупатель должен предоставить корешок приходного кассового ордера и доверенность на получении печати или штампа.

В доверенности обязательно должно быть указано наименование организации-заказчика, должность достоверного лица, его ФИО, паспортные данные, подпись руководителя организации и лица, выписавшего доверенность.

Затем выписывается расходная накладная и счет-фактура на готовую продукцию в 2-х экземплярах, Первый экземпляр с подписью руководителя и главного бухгалтера остается покупателю, а второй остается в организации, подшивается в журнал и храниться в бухгалтерии.

Отрицательная сторона реализации продукции в том, что в большинстве случаев расходная накладная и счет-фактура подписывается не руководителем и главным бухгалтером, а только бухгалтером по работе с клиентами.

3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ АУДИТОРСКОЙ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЦЕДУР КОНТРОЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ.

3.1. Направления внутреннего аудита реализации продукции.

3.2. Оценка состояния внутреннего контроля реализации готовой продукции.

Хорошо действующая система внутреннего контроля не возникает случайно. На ее образование влияет ряд непременных условий, среди которых:

· Качество управления, т.е. способность руководства эффективно планировать и контролировать работу коллектива;

· Квалификация персонала и его способность четко следовать должностным инструкциям;

· Наличие трудовых ресурсов (необходимое условие для разделение обязанностей);

· Качество внутреннего аудита.

Эти факторы взаимосвязаны. Хорошая администрация стремиться нанять хороший персонал, признает необходимость планирования и контроля и обеспечивает ресурсы для достижения целей.

Хорошая администрация, стремясь наиболее продуктивно использовать время на управление и развития предприятия, делегирует основную часть ответственности внутреннему аудитору.

Служба внутреннего аудита готова принять такую ответственность. Таким образом, данные факторы определяют качество управления. При отсутствии вышеперечисленных факторов эффективность внутреннего контроля не будет достигнута.

На рассматриваемом предприятии служба внутреннего аудита не организованна. Большинство первичных документов подписывается простым бухгалтером, а не главным бухгалтером или менеджером. Таким образом на фирме нет постоянного оперативного контроля за операциями по реализации готовой продукции.

3.3. Предложения и рекомендации по совершенствованию внутреннего контроля реализации продукции на предприятии.

В настоящее время в ООО «Фаворит» система внутреннего контроля развита слабо, она не эффективна и не позволяет в полной мере проконтролировать деятельность всех работников организации.

Но так как масштабы деятельности организации не велики, то строгий контроль за операциями по реализации продукции не так уж необходим. Работники, осуществляющие отпуск готовой продукции, самостоятельно следят за правильностью выписки документов.

Для более эффективной работы система внутреннего контроля на предприятии можно предложить в дополнение к обязанностям менеджера:

· лично подписывать все первичные документы по реализации продукции;

· осуществлять ежедневную проверку выписанных расходных накладных и счетов-фактур.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

1) Осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия; обеспечение сохранности имущества предприятия;

2) Обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия.

Таким образом, для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннего контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы: