В установленные сроки ведомости движения зерна со всеми оправдательными документами передаются в бухгалтерию предприятия. На основании этих ведомостей записывают поступление и расход зерна в карточку складского учета, которая ведется на току.
Перед засыпкой зерна на длительное хранение оно подлежит сушке, очистке и сортировке. На каждую партию зерна, взвешенную и отпущенную для сушки, очистки, сортировки составляется специальный акт на сортировку и сушку продукции растениеводства в одном экземпляре (Приложение 12). В нем фиксируется поступление продукции на сортировку и получение продукции. На основании акта отсортированная по видам и сортам продукция, а также использованные отходы приходуются на соответствующие счета бухгалтерского учета.
Семена, посадочный материал отпускаются по накладным (Приложение 13), выписываемым бухгалтерией хозяйства. В них агроном указывает, для какой культуры предназначены семена.
По окончанию сева агроном составляет акт расхода семян и посадочного материала (приложение 14).
Внутри предприятия движение продукции оформляется накладной (Приложение 15).
Значительное количество продукции используется в СПК «Маяк» в виде кормов и подстилки для продуктивного и рабочего скота. Часть продукции скармливается скоту без предварительной уборки (путем выпаса), часть – в виде скошенной зеленной массы трав. Значительная часть кормов заготавливается в прок (сено, солома, силос и т.д.).
Корма, скормленные скоту без предварительной уборки, на складе и в бухгалтерских регистрах не приходуются. Количество скормленных кормов определяют главный агроном и главный зоотехник хозяйства расчетным путем. Также расчетным порядком списывают их в затраты на те группы животных, которые пользовались выпасами, при этом составляют акт на оприходование пастбищных кормов (ф. № 193).
Скошенная зеленая масса трав, предназначенная на корм скоту, перед скармливание должна быть обязательно взвешена. В конце дня бригадир животноводов по отвесам весовщика записывает количество зеленной массы в ведомость расхода кормов (ф. № 94). Ведомость составляют в двух экземплярах: первый остается у бригадира растениеводов, а второй – у животноводов. По окончанию месяца бригадир растениеводов подсчитывает количество отпущенной зеленой массы по ее видам и совместно с агрономом и зоотехником составляет акт на оприходование продукции, который вместе с ведомостями расхода кормов сдают в бухгалтерию. Акт служит основанием для списания с подотчета бригадира отпущенной зеленой массы.
Заготовленные сено и солома приходуются не позднее трех дней после закладки их на постоянное хранение. При этом отражению в учете подлежат рассыпные, измельченные и прессованные в тюки сено и солома, полученные при естественной сушке, а также досушенные с применением активного вентилирования, уложенные в сараи, под навесы, в скирды и штабеля на животноводческих фермах или в местах их заготовления.
Заготовленные грубые и сочные корма принимает специальная комиссия, назначенная руководителем организации. В состав комиссии входят: главный агроном, агроном отделения (фермы), зоотехник, заведующий участком или бригадир. Комиссия проверяет качество укладки, определяет объем, массу и количество заготовленных кормов.
Результаты работы комиссия оформляет специальным актом приема грубых и сочных кормов(ф. № 92) (приложение 16) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию хозяйства, второй вручают объездчику или фуражиру. Все принятые по актам корма закрепляются за материально-ответственными лицами. Для приемки соломы пшеничной была создана комиссия в составе зам. директора по животноводству Зяблова А.А. и членов комиссии: управляющего 1 отделением Горбунова А.Ф., бухгалтера 1 отделения Саблиной О.И., учетчика Павлова Р.А., фуражира Карнеева Л.П. и представителя народного контроля Козлова А.Б. Комиссией осмотрено 17стогов соломы 1 октября и 1 стог сена козлятника. Измерялась длина стога, ширина, перекидка. По специальной таблицей был определен объем стогов. Все члены комиссии подписали акт, который был в дальнейшем утвержден руководителем организации.
При перемещении кормов внутри хозяйства выписывают накладную (внутрихозяйственного назначения, ф. № 87) в общем порядке. Один экземпляр этого документа передают в бухгалтерию, он служит основанием для отражения перемещения кормов из одного места хранения в другое.
Корма со складов или других мест хранения для скармливания животных отпускают по ведомости расхода кормов (Приложение 17). В ней ведется ежедневный учет фуражного поголовья и количество израсходованных кормов, которые в конце месяца пересчитывают на кормовые единицы. После утверждения ведомости расхода кормов руководителем хозяйства, первый ее экземпляр служит основанием для списания их с подотчета материально-ответственного лица. Второй экземпляр – документ для списания стоимости израсходованных кормов в затраты производства.
Заготовленный силос приходуют не ранее чем через 20 дней после окончания загрузки силосного сооружения, так как в этот срок заканчиваются заквашивание и засилосование массы.
Силос учитывают с подразделением на силос кукурузный и из других культур по массе в кормовых единицах и в перевариваемом протеине.
Учет силоса при скармливании его скоту имеет особенности. До использования силоса проверяют, соответствует ли масса 1 м3, взятая при оприходовании, его фактической массе. Такую проверку производят путем выборочного взвешивания определенного объема засилованной массы. Учет расхода силоса ведут на основании данных взвешивания, при этом необходимо подводить итоги расхода по каждому силосному сооружению. В случае обнаружения недостач силоса составляют акт, в котором указывают причину расхождения в массе. При скармливании силоса непосредственно из бункеров, израсходованный силос списывают на основании остатка в данном бурте в конце месяца.
Все документы по движению кормов в установленные сроки представляют в бухгалтерию хозяйства. Работники бухгалтерии должны систематически проверять расходование кормов в соответствии с утвержденными нормами и организовать контроль за их сохранностью путем сверки наличия с данными бухгалтерского учета.
Значительную часть производственных запасов СПК «Маяк» приобретает со стороны. Основным первичным документом, на оприходовании поступающих от поставщиков товарно-материальных ценностей является счет-фактура (Приложение 18). К счету-фактуре могут прилагаться и другие документы поставщиков: товарно-транспортные накладные, спецификации и т.д. (Приложение 19).
Все поступающие документы на приобретаемые товарно-материальные ценности направляют в службу снабжения хозяйства. Работники этой службы проверяют соответствия данных поступающих документов договорам поставки по ассортименту, количеству, ценам и т.п. Затем счета поставщиков передают на склад для оприходования поступающих товарно-материальных ценностей в складском учете.
Для получения товарно-материальных ценностей со склада поставщика представителю хозяйства выписывают доверенность . В доверенности указывают, от кого и по каким документам следует получить материальные ценности, срок действия доверенности - не позднее следующего дня после получения ценностей. По доверенности экспедитор представляет в бухгалтерию хозяйства товарно-транспортные накладные и другие сопроводительные документы о сдаче полученных товарно-материальных ценностей на склад. Неиспользованные доверенности следует возвращать в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения их срока.
При доставке грузов на предприятие автотранспортом материальные ценности, нефтепродукты в автоцистернах и бочках принимают на основании товарно-транспортной накладной и паспорта качества нефтепродуктов, в котором указаны их наименование, плотность, качество, марка, государственный стандарт. Основным документом является договор поставки, где указываются наименование материалов, условия поставки, расчетов.
Основными документами, которыми оформляют отпуск товарно-материальных ценностей, являются накладные и лимитно - заборные карты. Разовый отпуск товарно-материальных ценностей для потребления или перемещения внутри хозяйства производиться на основании накладной , при отпуске систематически потребляемых в хозяйстве товарно-материальных ценностей применяют лимитно - заборные карты на получение материальных ценностей (Приложение 20). Лимитно –заборную карту выписывают в двух экземплярах, на срок в пределах календарного месяца. Она является накопительным документом и значительно облегчает ведение материального учета. В первом разделе карты указан лимит отпуска и срок ее действия, раздел подписывается руководителем предприятия и бухгалтером. Во втором разделе отмечается количество отпущенных ценностей. Отпуск материальных ценностей прекращается после использования лимита. В случае необходимости руководитель может разрешить дополнительный лимит. Один экземпляр лимитно - заборной карты находиться у получателя и является документом для оприходования ценностей, второй – остается у кладовщика.
На применение удобрении составляют акт (Приложение 21), где указывают способ применения удобрении.
В конце месяца кладовщик на основании первичных документов о движении материалов составляет отчет о движении материальных ценностей (Приложение 6). Он составляется по счетам и группам материальных ценностей в двух экземплярах. После проверки правильности записей первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй возвращается материально – ответственному лицу.