Открытие массажного салона (стр. 4 из 6)

Управление командой проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта. Наблюдение и обсуждение являются инструментами для контролирования процесса выполнения работ и настроения внутри команды.

Оценка эффективности выполнения работ руководителем проекта – это инструмент, позволяющий:

уточнить правильность распределения ролей и ответственности;

организовать получение исполнителями оценки их работ (особенно положительных оценок, стимулирующих производительность труда);

выявить неизвестные ранее проблемы;

разработать индивидуальные планы повышения квалификации;

определить ближайшие цели.

Оценку эффективности руководитель команды будет выполнять с помощью теста, в основу которого положено определение значения характеристик высокоэффективной команды проекта:

«A» – ясное понимание целей;

«B» – открытость;

«C» – уверенность друг в друге;

«D» – разделение компетенции;

«E» – эффективные внутренние процедуры;

«F» – превосходство команды, основанной на качествах индивидуальностей;

«G» – гибкость и адаптивность;

«H» – непрерывное совершенствование и рост компетенций.

Рисунок 9

По результатам ответов на вопросы теста будет построена диаграмма эффективности команды проекта, определятся узкие места в управлении командой и будут разработаны меры для их устранения. Как видно из примера диаграммы, внимания требуют внутренние процедуры проекта (характеристика Е).

Мотивирование команды проекта является существенной частью обязанностей, возлагаемых на руководителя проекта. Не имея мотивированной команды, можно с высокой вероятностью провалить проект. Поддержание мотивации команды в течение всего проекта является ключевым элементом удовлетворения заказчика и выполнения проекта в срок и в рамках бюджета.

Успех проекта может ощутимо зависеть от мотивации команды проекта и общего «боевого духа» команды. Необходимо, чтобы участники команды были вовлечены во все фазы проекта, а не в какую-то одну сферу деятельности. Если руководитель проекта интересуется мыслями, идеями, предложениями участников команды, это способно мотивировать людей на творческую деятельность и инициативу и, кроме того, может помочь в выработке и принятии решений.

Коммуникация также является важным элементом мотивации. Коммуникация – это больше, чем просто «говорение». Она может быть письменной и устной, а также может осуществляться «tête-a-tête», в группе, в письменной форме (в виде, например, отчетов) или в виде переписки по электронной почте. Она может быть формальной и неформальной.

Поддержание информированности проектной команды является критически важным. Вне зависимости от того, является ли коммуникация формальной или неформальной, письменной или вербальной, она помогает сфокусировать усилия участников команды и дать им более четкое представление об их ролях и о том, что от них ожидается, тем самым, прояснив для них как их персональные цели, так и общую цель команды. Хорошо организованная коммуникация – как между лидером и командой, так и между участниками команды – помогает укрепить рабочие отношения между всеми участниками команды по мере их движения к единой конечной цели.

В Таблице 4 представлен план коммуникаций участников проекта.

Таблица 4

Участники проекта	Какая им необходима информация	Периодичность подачи	Способ коммуникации	Ответ
Заказчик	1. затраты (в обобщенном виде), расписание проекта, обеспечение качества; 2. проблемы и предлагаемые меры;	Ежемесячно	Письменный отчет и совещание	В течение трех дней
Руководитель проекта	1. затраты (в обобщенном виде), расписание проекта, обеспечение качества; 2. проблемы и предлагаемые меры, необходимая помощь;	Ежемесячно	Письменный отчет и совещание
Представитель руководства фирмы клиента	1. затраты (в обобщенном виде), расписание проекта, обеспечение качества; 2. проблемы и предлагаемые меры; 3. меры, которые должны быть приняты клиентом;	Ежемесячно	1. совещание со спонсором проекта; 2. опубликованные протоколы собрания.	В течение пяти дней
Представитель фирмы клиента	1. затраты (в обобщенном виде), расписание проекта, обеспечение качества; 2. проблемы и предлагаемые меры; 3. меры, которые должны быть приняты клиентом; 4. координационная информация, на основе которой клиенты принимают меры.	Ежемесячно	1. письменный отчет и совещание; 2. включается в совещание проектной команды	В течение трех дней
Проектная команда	1. затраты (в обобщенном виде), расписание проекта, обеспечение качества; 2. проблемы и предлагаемые меры; 3. координационная информация на следующие две недели; 4. новости от клиента и спонсора.	Ежемесячно	1. совещание со спонсором проекта; 2. опубликованные протоколы собрания.

Матрица ответственности – таблица, содержащая перечень работ и ответственных за каждый вид работы, представлена в Таблице 5.

Цель – прояснить роли и властные полномочия каждой из сторон, заинтересованных в выполнении проекта.

Таблица 5

Виды работ:	Руководитель проекта	Менеджер-координатор (помощник руководителя)	Менеджер по персоналу	Ответственный за формирование производственной базы	Ответственный за создание организационно-правовой базы	Заказчик (спонсор)
разработка критериев подбора персонала;	О	К	И	Н	Н	Н
разработка эффективной системы управления персоналом;	О	К	И	Н	К	Н
организация работы с рекрутинговыми агентствами и агентствами по аутсорсингу;	О	К	И	Н	К	К
разработка материальной базы;	О	К	Н	И	Н	Н
разработка финансовой базы;	О	К	Н	И	Н	К
разработка методик и процедур оказания услуг;	О	Н	К	И	К	Н
заключение договоров со сторонними организациями;	О	К	Н	И	И	К
обеспечение информационной базы;	О	К	Н	Н	И	Н
государственная регистрация компании;	О	Н	Н	Н	И	К
оформление льгот (налоговых и иных);	О	Н	Н	Н	И	К
определение сегмента и емкости рынка;	О	И	Н	К	Н	Н
определение существующего уровня конкуренции;	О	И	Н	К	Н	Н
определение востребованного ассортимента услуг;	О	И	Н	К	Н	Н
формирование имиджа компании (определение параметров позиционирования);	О	И	Н	К	Н	К
создание системы стимулирования продаж;	О	И	Н	Н	Н	Н
рекламные акции;	О	И	К	К	Н	К

Прежде всего, за все происходящее в проекте отвечает один человек – руководитель проекта. Но, поскольку задач в проекте много, а руководитель – один, ему приходится делегировать ответственность за отдельные задачи и группы задач другим членам команды.