Реализация системы автоматизации кассовых операций в программной среде Microsoft Access (стр. 5 из 8)

Программа рассчитана на хранение большого числа проводок, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме и содержанию

Отличительной особенностью программы является возможность в одном документе оформлять все операции с рублевой и валютной наличностью производимые за день в одной кассе. Такая возможность позволяет значительно сократить время необходимое для ввода данных. Простота и удобство оформления операций с наличными и безналичными средствами делают ввод данных в программу максимально комфортным для пользователя.

Крупным недостатком программы считают отсутствие гибкой смены интерфейсов для пользователей системы. В подавляющем большинстве случаев, чтобы «1С» решала все поставленные перед ней задачи, программу приходится дорабатывать. Сильно затруднен поиск ошибок, сделанных во время обработки документов. При переходе на «1С» с другой бухгалтерской программы могут возникнуть серьезные затруднения при переносе информации из одной базы данных в другую (значительную часть информации нередко приходится переносить вручную).

Если проанализировать работу бухгалтеров и кассиров, связанную с учетом кассовых операций, можно отметить, что основное место в ней занимает оформление документов, сопровождающих факт получения и выплаты наличных денежных средств. Очевидно, что автоматизация только этих операций уже способна принести существенную пользу - за счет уменьшения возможных ошибок, описок и других неточностей, как правило, сопровождающих "ручное" оформление документов [18].

Наиболее эффективным является комплексный подход к автоматизации кассовых операций, начиная от выписки первичных документов и заканчивая построением кассовой книги.

2.3. Структурный подход к проектированию системы автоматизации кассовых операций

При создании банка основной его задачей является получение прибыли. Но для успешного функционирования банка необходимо соблюдать ряд определенных условий, от них напрямую зависит то, как будет работать банк, его прибыль и убытки, а так же возможность его дальнейшего расширения и предоставления клиентам новых услуг. В связи с тем, что направления работы банка осуществляются с учетом анализа рисков, возможной прибыли и потерь. Возникает необходимость в введении учета кассовых операций, и возможность оперативного анализа полученных доходов и их дальнейшее распределение по усмотрению аналитического отдела. Создание программного продукта, который удовлетворяет ряду требований предъявляемых для автоматизации учета кассовых операций, является одной из главных задач, которыми должен заняться отдел по техническому и программному обеспечению банка.

Программа, разработанная в рамках данного курсового проекта, является наиболее подходящей для автоматизации учета кассовых операций коммерческого банка.

Прежде, чем приступать к созданию системы автоматизированной обработки информации, необходимо было сформировать понятия о предметах, фактах и событиях, которыми будет оперировать данная система. Для того, чтобы привести эти понятия к той или иной модели данных, необходимо заменить их информационными представлениями. Одним из наиболее удобных инструментов унифицированного представления данных, независимого от реализующего его программного обеспечения, является модель "сущность-связь" (entity - relationship model, ER - model).

Модель "сущность-связь" была предложена в 1976 г. Питером Пин-Шэн Ченом.

Модель "сущность-связь" основывается на некой важной семантической информации о реальном мире и предназначена для логического представления данных. Она определяет значения данных в контексте их взаимосвязи с другими данными. Важным для нас является тот факт, что из модели "сущность-связь" могут быть порождены все существующие модели данных. Любой фрагмент предметной области может быть представлен как множество сущностей, между которыми существует некоторое множество связей [19].

Источником поступления данных являются сведения о клиентах банка и суммах вносимых ими в кассу или получаемых из кассы.

Выходными данными являются отчеты, которые рассчитываются после ввода исходных данных. Все отчеты предоставляются по аналогии с данными, которые представлены в формах программного продукта. Выходными документом являются отчет за период о произведенных операциях по счетам клиентов и кассовая книга. В зависимости от выбранных параметров они могут менять свое содержание и внешний вид.

Для четкого представления структуры нашей системы, необходимо рассмотреть инфологическую модель базы данных.

На этапе инфологического проектирования представляется модель заданной предметной области. Фактическим стандартом инфологического проектирования является ER-модель, которая имеет в основе 2 базовых понятия: сущность и связь. Инфологическая модель дает формализованное описание предметной области независимо от структур данных, исключая неоднозначность за счет использования средств формальной логики. Модель нашей программы приведена на Рис.1

Рис.1. Инфологическая модель предметной области.

После инфологического проектирования базы данных следует построение даталогической модели.

Под даталогической понимается модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. При этом даталогическая модель разрабатывается с учетом конкретной реализации СУБД, также с учетом специфики конкретной предметной области на основе ее инфологической модели.

Основными задачами даталогического проектирования является создание корректной схемы БД и нормализация исходного отношения.

Связи между классами, показанные в инфологической модели, в даталогической модели отображаются либо за счет совместного расположения связанных элементов, либо путем объявления связей между ними. Данные системы учета кассовых операций хранятся в связанных таблицах. Структура основных таблиц базы представлена ниже:

Таблица1

Сотрудники.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Табельный номер	числовой	Длинное целое
2	ФИО	текстовый	150
3	Код должности	числовой	Длинное целое
4	Должность	текстовый	150
5	Код подразделения	числовой	Длинное целое
6	Подразделение	текстовый	150
7	Адрес	текстовый	100
8	Дата рождения	дата/время	-
9	Место рождения	текстовый	100
10	Гражданство	текстовый	50

В таблице «Сотрудники» ключевым полем является поле Табельный номер. Именно ключевое поле однозначно определяет каждую запись в таблице. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Если правильно заданы ключевые поля, то исключается возможность дублирования информации в базе данных. Данная таблица связана почти со всеми другими таблицами базы, что показано на схеме данных (рис.2).

Таблица2

Подразделения.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Код подразделения	числовой	Длинное целое
2	Наименование подразделения	текстовый	150

Ключевым полем таблицы «Подразделения» является поле Код подразделения. Оно однозначно определяет номер каждого подразделения в системе. Данная таблица связана с такими таблицами, как «Сотрудники», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет».

Таблица3

Должности.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Код должности	числовой	Длинное целое
2	Наименование должности	текстовый	150

В данной таблице ключевым полем является Код должности. Таблица имеет связь 1:М с таблицей «Сотрудники».

Таблица4

Справочник счетов.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	№ счета	тестовый	50
2	Наименование счета	текстовый	100

В таблице «Справочник счетов» ключевым является поле № счета. Таблица связана с таблицами «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» связью 1:М.

Таблица5