Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься разумные решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Например, до тех пор пока работники не понимают, какое вознаграждение им может предложить организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на неё. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено для правильной оценки достижения целей организации.
Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, необходимо рассмотреть основные стадии процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её.
Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
Канал — средства передачи информации.
Получатель — лицо, которому предназначается информация и которое интерпретирует её.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Задача этих этапов — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли исходящую идею (информацию). Это трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. Обычно выделяют четыре взаимосвязанных этапа коммуникации:
Зарождение идеи (сбор информации).
Кодирование и выбор каналов.
Передача.
Декодирование.
Хотя весь процесс коммуникации может занять несколько секунд, во время прохождения отдельных этапов могут возникать различные проблемы, снижающие эффективность коммуникации.
ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Без необходимой проработки (обдумывания) этого этапа процесс коммуникаций может не состояться. Необходимо учитывать, что идея ещё не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информацией. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в чисто эмоциональном одобрении или критике поведения подчиненных.
Когда руководитель собирается сообщить о предстоящих изменениях рабочим, то процесс коммуникации будет эффективным, если передаваемая информация будет содержать конкретные указания — какие изменения нужны, почему эти изменения нужны и каким образом следует осуществить эти изменения.
КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать её, использовав для этого слова, интонацию и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал совместимый с типом символов, используемых для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети.
Часто используются несколько средств сообщения — приказ на доске информации может дополняться устными разъяснениями руководителя.
ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе отправитель использует каналы для доставки сообщения (закодированной идеи) получателю. Здесь осуществляется физическая передача информации, которую часто ошибочно считают коммуникацией.
ДЕКОДИРОВАНИЕ. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он поймет идею отправителя. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом может закончиться.
Культура общения — один из относительно новых учебных предметов, введённых в большинстве средних школ Российской Федерации после 2000 года, в особенности в школах с гуманитарным уклоном. Культура общения изучает не только традиционную для российской (ранее советской) науки культуру речи, но и другие смежно-практические, внеязыковые аспекты общения такие как тематика светской беседы, внешний вид, деловая одежда, жесты и движения при общении в разных ситуация, основы деловую переписки, составление факса, этикет электронной почты, правила телефонных переговоров, межкультурную комминикацию, нормы поведения в ресторане, театре, культура общения за столом и др. Культура общения многогранна так как имеет множество субжанров, какими например являются деловая или корпоративная культура, межкультурная коммуникация.
Общение современного человека базируется не только на умениях, относящихся к ролевому репертуару и коммуникативной компетентности личности (например, умение вести переговоры), но и на умениях налаживать контакты, в том числе выходящие за рамки деловых интересов.
В трудностях общения следует выделить сугубо психологический и коммуникативный аспекты. Психологический аспект разнообразных трудностей и помех в общении связан с личностным фактором, мотивационно-содержательной стороной общения и включает в себя, с одной стороны, отчужденность и аутистичность, а с другой — избыточность, бессодержательность общения.
Трудности межличностного неформального общения, в отличие от коммуникативных барьеров, сопровождаются нервно-психическим напряжением. Они различаются по степени нервно-психического напряжения, по типу ситуаций, в которых имеют тенденцию возникать, и по степени влияния на успешность общения.
В. Н. Куницыной предложена общая классификация трудностей межличностного неформального общения по их причинной обусловленности и содержательно-функциональным характеристикам. Можно выделить две группы трудностей: 1) субъективно переживаемые, не всегда проявляющиеся в конкретном социальном взаимодействии и не очевидные для партнера; 2) «объективные», то есть обнаруживающие себя в условиях непосредственных контактов и снижающие успешность общения и удовлетворенность его протеканием.
К субъективно переживаемым трудностям относятся социальная неуверенность, робость, застенчивость, неумение установить психологический контакт. Социальная неуверенность нередко возникает в условиях ролевого общения (начальник — подчиненный); обнаружена ее связь с социальным интеллектом. Робость — поведенческая и характерологическая черта, обусловливающая трудности, которые возникают при необходимости принять решение, сделать выбор.
Так называемые объективные трудности, то есть вызванные объективными и в общем устранимыми причинами, — это трудности коммуникативного характера (связанные с психофизиологическими особенностями личности, полнотой владения вербальными и невербальными средствами осуществления контакта) и коммуникабельного характера (владение нормами, правилами, сформированность психологической культуры общения).
По причинной обусловленности (в рамках психической нормы) трудности делятся на первичные и вторичные.
21.Организационное проектирование: понятие, модели, методы, задачи, технологии
Методологические принципы проектирования организаций. Методы проектирования организации: аналогии, экспертно-аналитический, структуризации целей, организационного моделирования и др. Влияние целей и внешней среды на построение организации. Стадии процесса оргпроектирования. Показатели эффективности оргструктуры.
Проектирование структур управления относятся к функциям управления, и заключается в организации работ в соответствии с целями и задачами организации. Наилучшей структурой будет структура, которая наилучшим образом позволяет организации взаимодействовать с внешней средой и достигать поставленных целей. Большое методологическое значение при организационном проектировании играет системный анализ, целью применения которого является анализ всех факторов, влияющих на деятельность организации и соответственно влияющих на структуру управления. При организационном проектировании основными объектами анализа являются: иерархическая структура управления, функциональная структура управления. Иерархический анализ направлен на изучение состава, количества уровней в структуре управления, его целью является повышение эффективности распределения труда в области принятия решения. Функциональный анализ направлен на выявление возможностей концентрации определенных видов работ конкретной (функциональных подразделений) структуры управления. В процессе этого анализа определяется полнота охвата функции, степень централизации выполнения работ.
Порядок проектировании. Согласно классической теории управления разработка организационной структуры должен производиться сверху вниз. Сутью подхода является делегирование полномочий. Исходя из этого организационное проектирование имеет следующий алгоритм: 1. постановка целей организации 2. изучение и структуризация функций управления 3. выбор вида структуры управления 4. определение нормы управляемости 5. формирование структурных подразделений. 6. распределение и координация функций между уровнями и структурными подразделениями. 7. разработка положений о структурных подразделениях и определения должностных инструкций.
Норма управляемости – среднее количество персонала, которое ограничивается объективными пределами физических и умственных возможностей руководителя эффективно управлять его работой. Подчинение одного руководителя слишком большому количеству подчиненных приводит к выявлению негативных явлений: резкое увеличение коммуникаций между руководителем и подчиненными, снижением нагрузки персонала. С другой стороны недостаточное количество персонала может привести к перегрузке работников, к невыполнению работ, конфликтным ситуациям и т.д. Норма управляемости различны для руководителей разных уровней, с увеличением уровня управления количество подчиненных снижается. NУПР=(7-10).