15.5) Требования к структурированию информационного материала. Структурирование информацииОдним из сложных вопросов структурирования является определение единицы информации. Если в газетном материале в качестве единицы информации выступает неозвученный текст или даже предложение (например, в заголовках), то в радио и телепередачах единицами информации служат дискурс и высказывание. При этом информационную нагрузку несут фонационные средства паралингвистики - тон, тембр, громкость, высота голоса, вокализаторы и др. В телепередачах, кроме того, информационную нагрузку несут кинесические средства паралингвистики. Несмотря на различие каналов коммуникации, структурирование текста/дискурса осуществляется в трех направлениях, соответствующих трем основным характеристикам дискурса - тематическому (смысловому) полю, тональности (регистру) и способу передачи информации. Структурирование смыслового поля, очень ответственный этап в подготовке передачи информации, потому что оно должно обеспечить адекватное восприятие информации, - читатель, слушатель, зритель должен сразу же "включиться" в смысловое поле передачи. Это происходит за счет ключевых слов, определяющих тематику информации. Большую роль играет так называемый зачин или введение информации. Сравните, например: "Столичные власти продолжают реализацию программы помощи экстренным службам"; "С победой вернулась сборная российских парикмахеров, выступавших на втором чемпионате Европы..."; "В Орехово-Зуевском районе Московской области задержана банда, на счету которой есять убийств" (Рубрика "Что нового". Моск. правда. 24.П.94). Одним из принципов структурирования газетного текста в жанре новостей является особое требование к вводному предложению: оно должно ответить на все вопросы - кто, что, когда, где и, если можно, почему и кок? Для радиопередачи того же жанра этот принцип неприемлем. Учитывая одновременность звукового и содержательного восприятия информации, первое высказывание должно концентрировать внимание слушателя на одном факте, но самом важном. Таким образом Достигается настрой слушателя и его заинтересованность. Другим важным принципом структурирования радиопередачи является принцип повторяемости информации. Это объясняется сложностью восприятия "на слух" без опоры на предварительную информированность. Наиболее эффективными средствами выражения тональности, которые поддаются структурированию в радио- и теледискурсах, являются интонация, ритм и темп ( не путать с физической скоростью речи). Соотношение интонационно выделенных и невыделенных компонентов высказываний, количество и чередование речевых тактов в рамках высказываний, количество и длительность пауз создают определенную тональность и выразительность речи. Способ передачи информации во многом определяется жанрами устной и письменной форм речи, которые в значительной степени стандартизированы в каждом канале коммуникации. Структурирование способов выражения информации следует этим стандартам в плане стиля, последовательности предъявления главной и второстепенной информации; производится тщательный отбор вербальных и невербальных средств, которые наилучшим образом передают смысловую и оценочную информацию. Тщательный отбор ключевых слов и их достаточность обеспечивают адекватное восприятие информации и заинтересованность в ней. Для понимания сложных систем существенное значение имеет такое представление информации о них, чтобы она хорошо воспринималась человеческим сознанием. В частности, информация должна быть хорошо структурирована.
Задача структурирования информации стоит практически перед каждым человеком, который хочет быть понятым другими людьми. Особенно важна она для маркетолога или менеджера, поскольку им приходится доносить информацию до большого количества людей. Под словом «структура» (от латинского structura – строение, расположение, порядок) подразумевается «устойчивая картина взаимных отношений элементов целостного объекта». В данной работе под понятием структуры мы зачастую будем также подразумевать систему взаимоотношений элементов информации. Под структурированием информации мы будем понимать расположение различных элементов информационного массива и создание между ними таких связей, чтобы он наиболее хорошо воспринимался целевой аудиторией (потребителями). Следует отметить определенную противоречивость задачи структурирования. Видение сложной системы субъективно и различные модели явления могут давать нам несколько разное видение этой системы. При структурировании же информации мы вынуждены зафиксировать единую точку зрения на нее. Это может создать иллюзию того, что эта точка зрения единственная. Как этого избежать? По крайней мере, представлять различные взгляды на ситуацию, а также отмечать, чье это конкретное видение и с какой точки зрения.
Цели задачи и аудитории Субъективность структуры находит свое отражение в тех целях и задачах, с которыми создается и структурируется данная система информации. Так, при написании письменной работы (ТМА) студент ставит перед собой конкретную цель написать ее в соответствии с требованиями, в заданные сроки и получить за ее оценку на уровне 50 баллов.
Однако, студент при написании ТМА решает еще ряд задач: лучше усвоить содержание курса, проанализировать свою управленческую деятельность и зафиксировать некоторые идеи о улучшении управления. Эти задачи могут сохранять свою актуальность и после достижения указанной выше конкретной цели. Это означает, что у студента есть и цели более высокго уровня, возможно не полностью осознанные. Ясно, что все эти цели и задачи будут влиять на структуру ТМА. Следует отметить, что цели и задачи могут вступать в конкуренцию между собой в определении того, каким конкретно образом следует структурировать информацию. Именно поэтому соотношение их влияния должно быть четко зафиксировано. Кроме того, на структуру оказывает существенное влияние то, кого автор считает своим основным потребителем и каковы цели и особенности восприятия этого потребителя. Между различными потребителями (аудиториями) также возможна конкуренция за влияние на структуру предоставления информации. Так, в приведенном выше примере, студент может ориентироваться на восприятие тьютора. В этом случае он будет стремиться выполнить требования по лимиту слов, дополнительную информацию представит в приложениях в виде таблиц и графиков, тщательно структурирует работу. Но он может быть озабочен, прежде всего, теми преобразованиями, которые происходят у него на работе. В этом случае он может сосредоточиться на анализе этих процессов и забыть о лимите слов и тщательности изложения. Анализ аудиторий значительно более сложен, чем целей и задач, но если аудитория достаточно однородна и привычна для нас, то учет особенностей ее восприятия может быть мало существенным.
Однако, следует помнить, что есть люди с различными интересами и стереотипами, по разному реагирующими на текстовую и образную информацию, а также воспринимающие ее с разной скоростью. Это особенно важно, если информация обязательна для восприятия (безальтернативна) или среди получающих ее людей есть значительно различающиеся по восприятию. При детальной проработке целевых установок полезно также решить, каким образом, с использованием каких стратегий или подходов будут достигаться поставленные цели.Так, существуют различные подходы к тому, каким образом должно сочетаться стремление к выполнению целей и ориентация на потребителя. Например, в телевизионной рекламе допускается агрессивное навязывание потребителю своего товара. Напротив, при размещении информации на Вэб-сайтах, ведущим является стремление предоставить потребителю интересующую его информацию.
Структурирование информации Следующим этапом создания структуры информационного массива является формирование его цельного образа, прежде всего, выбор его названия, формы, объема, состава авторов и основных контуров содержания. Далее следует этап разбиения информационного массива (возможно, его только предполагается создать) на несколько блоков ? подсистем, в зависимости от имеющегося представления об интересах потребителей, поставленных целей и задач и содержания информации. При этом содержание блоков должно раскрывать и детализировать тему, отраженную в названии. Каждый из блоков также должен иметь свою внутреннюю структуру, например, название, границы, вступление, содержательное ядро, иллюстрации, интерактивные элементы, заключение и ссылки на другие блоки информации (связи). Затем, аналогичная процедура разбиения осуществляется с каждым из блоков, а точнее с его содержательным ядром. Этот процесс осуществляется согласованно таким образом, чтобы подсистемы одного уровня были соизмеримы по объему, и имели одинаковую внутреннюю структуру. Примерная последовательность действий при структурировании информации приведена на Дискретизация В результате весь массив информации должен быть разделен (дискретизирован) на базовые блоки информации (параграфы, фигуры, схемы, задания, таблицы, файлы). Это позволяет устанавливать связи (ссылки) между отдельными элементами информации. Каждый базовый блок должен иметь четкие границы и уникальное наименование или номер. В тех, случаях, когда один и тот же массив информации относится к нескольким структурным единицам одного или даже разных уровней можно говорить о плохом структурировании информации. При разбиении на базовые блоки следует ориентироваться: - на их естественные границы (цельность), например таблица, рисунок, логически связанный текст, - на примерное равенство объемов информации в различных блоках, - на неутомительность восприятия блока, например, не более 3-5 минут чтения человеком или 3-х страниц. Базовые блоки могут подразделяться на еще более мелкие структурные единицы. Как правило, существует не менее двух таких уровней. Так, каждый раздел статьи делится на абзацы и предложения; таблица ? на столбцы и строки; рисунок ? на фрагменты и элементы рисунка.
Типы структур
Выделенные блоки информации должны быть соединены и перенумерованы в определенном порядке. Можно выделить несколько видов структур:
- Линейная (последовательная). Блоки информации последовательно соединены друг с другом. Так упорядочена информация на видеокассете, простой текст в книге, память человека.
- Матричная (табличная). Каждый блок информации может быть отнесен к нескольким множествам. Так удобно представлять некоторые виды цифровой информации, в которых линейным образом перечисляется несколько информационных блоков по каждой из позиций.
- Иерархическая или древовидная. Каждый блок более высокого уровня соединен с несколькими блоками более низкого уровня. Так структурированы файлы в компьютере, оглавление в больших документах и т. д.
- Гипертекстовая. Кроме основной стурктуры, установлены связи между ключевыми словами или иллюстративными элементами внутри содержательных блоков с другими блоками информации. Структура такого типа широко используется при представлении информации на Веб сайтах. Таким же образом организуются ссылки в крупных текстах, в которых отдельные разделы или фигуры выносятся в приложения.
- Поисковая. В очень больших информационных массивах основной проблемой становится поиск нужного блока (файла). В этом случае вводится несколько поисковых признаков/меток, по которым можно найти нужную информацию. Структуру такого типа можно выделить в особый тип – поисковую. К этому типу можно отнести, например, структуру расположения статей в энциклопедическом словаре, в котором признаками, обеспечивающими поиск, являются последовательные буквы ключевых слов.
В зависимости от объема имеющейся информации следует выбирать адекватную ей структуру соединения блоков информации. Так, при представлении информации в текстовом или презентационном виде, используются, в основном, иерархическая и линейная структуры, наиболее легко воспринимаемые человеком.
Структурная схема соединения информационных блоков должна быть представлена в явном виде с тем, чтобы потребители информации могли управлять своим восприятием и акцентировать внимание на наиболее важных моментах. Так, в печатном тексте должно быть дано «содержание», в библиотеке ? каталог и т. д.
Типы структур
Под термином «структура» может скрываеться значительное количество различных взаимосвязей между элементами системы, но следует выделить три наиболее существенных:
- Структуру взаимосвязей блоков информации, о которой говорилось выше.
- Структуру презентации.
- Структуру поиска нужных блоков (и более мелких структурных единиц).
В чем заключается различие между структурами взаимосвязей и презентации? При построении основной структуры взаимосвязей важной является ориентация на цели, форму представление информационного массива, а нередко и на внутреннюю логику содержания. При этом интересы потребителей могут отойти на второй план.
Поэтому при проработке структуры презентации необходимо специально учесть восприятие потребителя и создать условия для того, чтобы он воспринял информацию оптимальным образом. Для этого используются различные способы акцентирования внимания, иллюстративные элементы, гипертекстовые ссылки и т.д. Необходимость в структуре поиска возникает при наличии больших объемов информации, когда процесс поиска нужного блока занимает большое время. Чем больше объем информации, тем больше внимания следует уделять структуре поиска.
Небольшие информационные пакеты имеют не все эти структуры в явном виде. Кроме этих основных видов структур, информация может иметь (или не иметь) еще несколько типов структур таких, как структуры акцентов, проблем, ссылок и т. д.
Например, необходимо управлять распределением наиболее важных и интересных элементов информации по ее объему. В одних случаях их следует сконцентрировать (а менее значимую информацию вынести в приложение), в других распределить относительно равномерно по объему, чтобы поддерживать заинтересованность слушателя. Кроме того, эти элементы должны быть выделены (акцентированы) среди остального массива информации.
Структура презентации Наиболее сложно правильно спланировать структуру презентации, поскольку она в наибольшей мере связана с содержанием информации, ее восприятием человеком и теми ограничениями, которые налагает психика и физиология человека на восприятие. Если Ваша аудитория обладает значительной неоднородностью, то следует понять, каким образом можно «развести» различных потребителей по разным презентациям – разным путям восприятия информации. Запросы разных аудиторий могут существенно отличаться, поэтому приведем лишь некоторые из правил планирования презентации.
- Так, презентация должна быть, как правило, относительно краткой. Разговор по телефону, поздравление – 3 мин; статья - 2-8 стр.; доклад 10-20 мин.; спектакль, кинофильм – 1-3 часа.
- Презентация должна быть интересной и потому должна или очень хорошо учитывать восприятие и ожидания аудитории или иметь обратную связь (к докладчику) или возможность выбора слушателем актуальной информации.
- Презентация должна быть образной, т. е. чередовать текстовую информацию со схемами, визальными и звуковыми образами и т. д.
- Презентация должна содержать акценты, т. е. наиболее важная информация должна быть выделена интонацией, шрифтом, музыкой, цветом, наплывом (кино), специальными знаками (иконки, восклицательный знак), рамочками и т. д.
В тех случаях, когда Вы не можете воздействовать в достаточной мере на восприятие человека (просмотр Вашего сайта) необходимо давать ему очень хорошую систему поиска актуальной информации, своего рода путеводитель. Правило 4-7 Оперативная память человека имеет емкость примерно 7±2 [36] блоков значимой информации. При этом объем информации в одном цельном блоке особого значения не имеет. Поскольку для человеческого восприятия связи между факторами также могут выступать информационными блоками, то уже 4 единицы информации и 6 связей между ними могут вызвать полную загрузку оперативной памяти. При загрузке в оперативную память человека (в течение 20 – 30 сек) большего количества блоков важной информации, чем она может вместить одновременно, предыдущие блоков информации не попадают в долговременную память, т. е. относятся к разряду неактуальных и, как правило, быстро забываются. Данный механизм позволяет уменьшить количество блоков информации в долговременной памяти человека и облегчить их поиск при воспоминании. И именно он ответственен за многие особенности человеческого восприятия. Примеры: человек плохо ранжирует вопросы, в которых более 7 позиций. Большинство людей плохо воспринимает предложения, содержащие более 7 слов. Если Вы делаете плакат, то рекомендуется делать на нем не более 4 фрагментов и т. д. Главное, мы должны помнить, что при структурировании информации с ориентацией на восприятие человека мы должны стремится к перечислениям числом 4-7, редко больше единиц. В качестве исключений из этого правила можно привести структуры ориентированные на более длинные естественные последовательности: алфавит, ось времени, последовательность целых чисел.
Разбиение информации
Из правила 4-7 можно получить некоторые правила разбиения информации. В основном, это относится к иерархической структуре и близким к ней.
Так, применять иерархическую структуру, если у нас всего 7 блоков информации, не стоит. Если у нас 12 блоков, то уже можно разбить их на 3-4 группы по 3-4 блока (в группах может быть неравное количество блоков). При промежуточном числе блоков следует ориентироваться на смысловое единство группп, хотя это и субъективное деление. Можно предложить следующую систему нестрогих правил для разбиения небольшого количества информации:
Блоков 1-7 8-11 12-15 Больше 16=4*4
Правило Не разбивать Лучше не разбивать Лучше разбивать Разбивать
Для определения числа уровней, которое следует использовать для иерархического структурирования информационного массива, можно исходить из предположения, что каждый нижележащий уровень содержит в 7 раз больше блоков. Количество блоков, которое можно разместить в таком случае, в зависимости от числа уровней, дано в таблице. 3.2.
Таблица 3.2.
Число уровней 2 3 4 5
Суммарное число блоков 7*7=49 7*7*7=343 7*7*7*7=2401 7*7*7*7*7=16807
Поскольку переструктурировать весь объем информации бывает довольно трудоемко, то необходимо заранее оценить какое количество блоков будет в Вашей базе данных или статье. Следует отметить, что природа самих данных часто диктует нам необходимость минимизации числа уровней или числа блоков в уровне.
Представление информации в образном виде Человек плохо воспринимает и запоминает абстрактную, текстовую, цифровую информацию и значительно лучше образную. Следовательно, необходимо стараться перевести часть абстрактной информации в образную.
Для этого существует несколько инструментов: · названия, · схемы, · иллюстрации, · аналогии,ассоциации, · модели и т. д.
Еще раз о названиях
В плане структурирования информации использование названий является процессом обозначения целого блока (подсистемы) информации неким символом (названием), который иногда называют кодировкой. Процесс группировки информации в иерархическую структуру, по существу, является процессом выделения систем и подсистем с формированием таких неотъемлемых атрибутов систем, как их названий и выполняемых функций. Если Вы дали название некоторому объекту, то это название начинает тиражироваться в различных документа, попадает в сознание людей, которые их читают, и фактически начинают жить самостоятельной жизнью. В результате могут встречаться случаи, когда в одном и том, же тексте разными словами называется один и тот же объект. Ясно, что это является источником путаницы. Таким образом, составление названий – это очень ответственное и непростое умение, которым нужно владеть для правильного структурирования текста. Очень тяжело воспринимаются термины, которые при одинаковом написании имеют различное значение в смежных отраслях знаний. Это создает для читателя значительное напряжение, пока он не усвоит эти различия до уровня автоматизма. Особенно важное значение названия приобретают в качестве торговых марок [37], логотипов, слоганов, вэб адресов и т. д. В этом случае название приобретает собственную историю и может иметь стоимость соизмеримую… с годовым бюджетом России в настоящее время. Так, капитал марки Marlboro оценивается в 31 млрд. долларов, а Coca-Cola в 24 миллиарда [13].
Если краткое название (термин, словосочетание или условное сокращение) попадается в тексте, то мы должны дать способ его декодирования (отсылки к справочному материалу). В текстовой информации принято давать расшифровку при первом использовании и дополнительно в приложении (список условных обозначений или глоссарий). Отсутствие таких приложений является примером плохого структурирования информации. На Сайтах принято давать гиперссылки на соответствующую справочную информацию. Однако здесь возможна другая крайность – большое количество ссылок различного функционального назначения может мешать презентации, восприятию информации.
Роль схем для структурирования
Как отмечалось выше, одним из наиболее эффективных способов представления абстрактной информации является схема. Таким образом, схема может быть ключевым, сжатым образом многих осмысленных блоков информации. Для цифровой информации аналогом схемы является график. Важным свойством схем и графиков является то, что они обеспечивают сжатие информации, заменяют несколько структурных блоков одним (обеспечивают перекодировку информации). Кроме того, такое сжатие позволяет выявить незамеченные ране логические и структурные взаимосвязи внутри информации. Любую информацию можно представить в виде визуальной схемы, графика или рисунка. Хорошо структурированная для презентации информация обязательно должна иметь визуальные элементы. Их количество должно составлять не менее 1-го визуального объекта на 1 стр. текста (в поле зрения) или 2-3 минуты выступления.
Структурирование внутри базовых блоков
Стрктурирование информации внутри базовых блоков информации подчиняеся, как общим принципам структурирования, так и имеет некоторые особенности.
Так, в каждом абзаце должна рассматриваться только одна тема, а в каждом предложении только одна мысль. Важная информация должна помещаться в начале предложения и обозначаться ключевыми (сигнальными) словами – аналогами названий.
Длинное предложение - с количеством слов более 7-12 - лучше разбить на насколько более мелких, поскольку они тяжело воспринимаются большинством людей. Предложения длиной менее 4 слов, как правило, малоинформативны, поскольку увязывают друг с другом малое количество информации. Это не относится к названиям, для которых 4 слова уже много. Названия играют роль символов и, в принципе, должны восприниматься, как единый информационный блок....