Внедрение интегрированной системы менеджмента на базе торгового центра Олимп (стр. 7 из 11)

По факту, положение фирмы более стабильное, чем показано здесь.

Таким образом, в организации за период с 2008 по 2009 год произошли следующие положительные изменения:

- Были расширены складские помещения;

- Закуплено новое, более удобное в использовании торговое оборудование и более производительная вычислительная техника;

- Куплен небольшой автомобиль.

Но организация столкнулась с проблемой запутанности отношений бизнес-единиц внутри ТЦ, также ТЦ увеличил количество бизнес-единиц, что привело к последующему усложнению юридических, финансовых отношений между бизнес-единицами. При этом организации минимум один раз в год приходится нанимать консультантов для того, чтобы подготовить финансовые и отчетные документы, в конце финансового года вся бухгалтерия работает в авральном режиме, и зачастую просто не остается времени, чтобы заниматься текущими делами. От этого зачастую страдает репутация фирмы, так как в этот период бухгалтерия не способна принимать посетителей в нормальном режиме. Что бы решить эту проблему, в рамках внедрения ИСМ на предприятии, было принято решение о создании управляющей компании, с целью стандартизировать отношения между бизнес-единицами, ведь все единицы однотипны, и имеют сходные функции. Это приведет к упрощению документооборота и финансовых расчетов и отчетностей, и, что самое главное, повысит управляемость компании. Владелец готов вкладывать деньги для экономии собственного времени, постепенно повышая управляемость компании, путем передачи большей части своих функций управляющей компании, ведь владельцу принадлежит несколько различных предприятий, и зачастую он не может уделять много времени, разбираясь в запутанных отношениях между бизнес-единицами. Стоит также обратить внимания на обратный эффект: если не осуществить проект, то организация будет продолжать работать в авральном режиме и время от времени будет просто не способна принимать посетителей и оперативно решать вопросы с арендаторами. Все это приведет к увеличению недовольства арендаторов. А так как по соседству строятся два новых торговых центра (один находится в завершающей стадии строительства, другой находится в состоянии разработки), некоторые арендаторы могут перенести свой бизнес в новые торговые центры. Потеряв несколько арендаторов, появится угроза потерять всех арендаторов, так как полупустой торговый центр будет привлекать очень мало посетителей.

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ ИНТЕГРИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА ТОРГОВОГО ЦЕНТРА «ОЛИМП»

3.1. Условия внедрения интегрированной системы менеджмента ТЦ «Олимп»

Для создания управляющей компании недостаточно просто выполнить описанные в дереве целей задачи, также необходимо мобилизовать ресурсы.

Таблица 3.1 - Характеристика типов ресурсов.

Тип ресурсов	Комментарии
1. Интеллектуальные	Необходимый уровень знаний основных субъектов проектной деятельности имеется
2. Материальные	Помещение для управляющей компании – не подготовленоОргтехника – необходимо докупить 2 компьютера, остальная оргтехника (два компьютера, принтер) числятся на балансе организацииОфисная мебель – имеется в хозяйственном отделе
3. Финансовые ресурсы	Собственные средства для осуществления проекта
4. Профессиональные ресурсы	Имеется необходимый квалификационный уровень проектной команды
5. Правовые	Имеются все необходимые нормативно-правовые документы для проекта
6. Организационные	Имеются все необходимые и соответствующие организационные единицы
7. Управленческие	Имеется менеджер команды, способный двигать проект
8. Нравственно – волевые	Благоприятный инновационный климат в команде присутствует.
9. Информационные ресурсы	Имеется система постоянного поиска информации
10. Технологические	-

У организации имеются в наличии следующие ресурсы: интеллектуальные и профессиональные (имеются два подготовленных специалиста), финансовые средства (имеются собственные средства как для внедрения ИСМ, так и для осуществления проекта), правовые и организационные, а также нравственно-волевые и информационные ресурсы. Основной проблемой являются материальные ресурсы: неподготовлено помещения для управляющей компании, отсутствует необходимая оргтехника, офисная мебель находится в хозяйственном отделе, в разобранном состоянии.

Анализ ресурсов с точки зрения их наличия и способа перевода потенциальных ресурсов в актуальные подробно изложен в табл. 3.2.

Таблица 3.2 - Анализ ресурсов с точки зрения их наличия и способа перевода потенциальных ресурсов в актуальные.

Тип ресурсов	Актуальные	Потенциальные	Способы перевода
1. Интеллектуальные	+
1. Материальные1.1. Помещение1.2. Офисная мебель1.3. Оргтехника	+ +	-	Докупить
3. Финансовые ресурсы	+
4. Профессиональные ресурсы	+
5. Правовые	+
6. Организационные	+
7. Управленческие	+
8. Нравственно – волевые	+
9. Информационные ресурсы	+
10. Технологические	+

Для перевода ресурсов из потенциальных в актуальные необходимо закупить оргтехнику 2 компьютера (2 других компьютера и принтер).

Для дальнейшей работы необходимо соотнести ресурсы с основными субъектами:

- Материальные ресурсы: ответственность за них несет начальник отдела. Он может предоставить все необходимое, либо закупить в самые короткие сроки. Однако он часто отсутствует на месте, во избежание подобной ситуации необходимо заранее подавать заявки, чтобы во время получить необходимое. Мотивацией для работы является зарплата.

- За финансовые ресурсы ответственны два человека – владелец и финансовый директор. Владелец осознает необходимость изменений и является их инициатором. Им движет личный интерес. Финансовый директор имеет полномочия для выдачи необходимых денежных средств. Также является одним из инициаторов проекта. Стимулом для его работы является удовлетворение от положительных результатов проекта.

- За управленческие ресурсы ответственность несет менеджер проекта. Это ответственный, инициативный человек. Обладает способностью сплотить команду для достижения поставленной цели. Однако существует один минус – это новый человек в организации, хотя до этого проекта работал год на предприятии принадлежащему этому же владельцу. Мотивацией для менеджера проекта служит зарплата.

Здесь представлены субъекты необходимые для реализации данного проекта, большинство субъектов имеется в наличии у данной организации. Но также необходимо нанять некоторых специалистов, которые будут входить в состав управляющей компании.

Разработка коммуникационной структуры проекта требует составления внешней и внутренней коммуникационной схем.

Рис. 3.1. Внешняя коммуникационная структура.

На данной схеме представлены все необходимые внешние коммуникации для осуществления проекта, это ООО «Алансия», Телец Видео Int. и «ОлимпСтройСепвис» - эти три фирмы взаимодействуют с проектной командой.

Рис. 3.2. Внутренняя коммуникационная схема.

Здесь представлены внутренние коммуникации, которые необходимы для воплощения данного проекта в жизнь. Таковыми являются менеджер проекта и проектная команда (они взаимодействуют друг с другом), финансовый отдел и хозяйственный отдел (они также взаимодействуют друг с другом и с проектной командой каждый по отдельности)

Для реализации проекта нам потребуется проектная команда.

Для реализации данного проекта потребуются следующие работники:

· Менеджер проекта

· Секретарь

· Юрист

· Бухгалтер

· Специалист по кадрам

· Начальник хозотдела

Для выполнения всех работ по проекту, нам понадобиться матрица ответственности (табл.3.3.).

Таблица 3.3 - Матрица ответственности

Функции	Менеджер проекта	Секретарь	Юрист	Специалист по кадрам		Бухгалтер	Специалист по рекламе*	Начальник хоз. отдела	Гл. инженер*	Представители других фирм**
1	2	3	4	5	6		7	8	9	10
Создание управляющей компании
1.1. Поиск специалистов	+
1.2. Отбор специалистов	+
1.3. Найм специалистов	+
2.1.1. Написание положения об управляющей компании	+
2.1.2. Согласование положения об управляющей компании	+	+
2.1.3. Утверждение положения об управляющей компании	+	+
2.2.1. Создание штатно – должностного расписания	+
2.2.2. Согласование штатно-должностного расписания	+	+
2.2.3. Утверждение штатно-должностного расписания	+	+
2.3.1. Написание должностных инструкций	+
2.3.2. Согласование должностных инструкций	+	+
2.3.3. Утверждение должностных инструкций	+	+
3.1.1. Расчет постоянных издержек	+
3.1.2. Расчет переменных издержек	+
3.2.1. Согласование с финансовым директором	+
3.2.2. Подписание финансовым директором	+
4.1.1. Написание заявки в хозяйственный отдел	+
4.1.2. Рассмотрение заявки	+
4.1.3. Подготовка помещения	+
4.2.1. Составление списка необходимой оргтехники	+
4.2.2. Подача списка в хозяйственный отдел	+
4.2.3. Согласование списка	+	+
1	2	3	4	5		6	7	8	9	10
4.2.4. Утверждение списка	+	+
4.2.5. Получение оргтехники	+
4.2.6. Установка оргтехники	+
4.3.1. Составление списка необходимой офисной мебели	+
4.3.2. Подача списка в хозяйственный отдел	+
4.3.3. Согласование списка	+	+
4.3.4. Утверждение списка	+	+
4.3.5. Получение офисной мебели	+
4.3.6. Монтаж и установка офисной мебели	+
Проектирование деятельности управляющей компании
1.1.1. разработка бланков для договоров аренды	+
1.1.2. Распечатать образец бланка	+
1.1.3. Согласовать образец бланка	+	+
1.1.4. Утвердить образец бланка	+	+
1.1.5. Распечатать необходимое количество бланков.	+
1.1.6. Провести собрание с арендаторами	+	+
1.1.7. Расторгнуть существующие договора аренды	+
1.1.8. Заключить новые договора аренды на новых бланках	+
1.2.1.Определить потребность в необходимых ремонтных работах	+
1.2.2. Составить список ремонтных работ на планируемый период	+
1.2.3. Согласовать список	+
1.2.4. Утвердить список	+	+
1	2	3	4	5		6	7	8	9	10
1.2.5. Сделать запрос в строительную фирму «ОлимпСтройСервис» на проведение ремонтных работ
1.2.6. Провести переговоры с представителями «ОлимпСтройСервис»	+	+
1.2.7. Заключить договор подряда на проведение ремонтных работ	+	+	+
1.2.8. Составить график ремонтных работ	+
1.2.9. Согласовать график ремонтных работ	+	+
1.2.10. Утвердить график ремонтных работ	+	+
1.2.11. Составить список необходимых стройматериалов и человеческих ресурсов в соответствии с графиком ремонтных работ	+	+
1.2.12. Подача списка в хозяйственный отдел	+
1.2.13. Согласование списка	+	+
1.2.14. Утверждение списка	+	+
1.2.15. Проведение ремонтных работ в соответствии с графиком	+	+
1.2.16. Составление отчета о проведенных ремонтных работах по окончании планового периода	+	+
2.1.1. Сделать запрос в РА «Телец Видео Int.»	+
2.1.2. Провести переговоры с представителями РА «Телец Видео Int.»	+	+
2.1.3. заключить договор на создание рекламного ролика	+	+	+
2.1.4. Создание вариантов сценариев рекламного ролика	+
2.1.5. Утвердить наилучший вариант сценария	+
2.1.6. Создание рекламного ролика	+
1	2	3	4	5		6	7	8	9	10
2.1.7. Провести предварительное тестирование	+	+
2.1.8. Обсудить результаты предварительного тестирования	+	+
2.1.9. Доработать недостатки рекламного ролика	+
2.1.10. Утвердить окончательный вариант рекламного ролика	+	+	+
2.1.11. Разместить рекламный ролик на телевидение.	+	+
2.1.12. Закрытие обязательств по договору.	+	+	+
2.2.1. Сделать запрос в фирму по производству рекламных конструкций ООО «Алансия»	+	+
2.2.2. Провести переговоры с дизайнером фирмы «Алансия»	+	+
2.2.3. Заключить договор на создание дизайна вывесок с «Алансией»	+	+	+
2.2.4. Изготовить варианты эскизов	+
2.2.5. Рассмотреть предложенные варианты эскизов	+	+
2.2.6. Утвердить наилучший эскиз	+	+
2.2.7. Сделать заказ на производство вывесок	+	+	+
2.2.8. Забрать изготовленные вывески и указатели	+	+
2.2.9. Разместить вывески и указатели внутри магазина	+	+

* - эти специалисты будут наняты в процессе реализации проекта, после чего станут его участниками, и будут входить в управляющую компанию.