Структура управления концерна “Белгоспищепром” является сложной и включает в себя много отделов, которые в свою очередь содержат несколько подразделений. Организационная структура объединяет человеческие и материальные ресурсы в единое целое, упорядочивает связи между ними, что придаёт организации устойчивость и стабильность.
1 Значение и задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.
Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по учету зарубежных командировок.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;
- представительских расходов.
Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.
В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный.
При ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:
- соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;
- наличие случаев выдачи в подотчет сумм лицам, не состоящим в списочном составе организации, и выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;
- соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов;
- своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм:
- наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;
- порядок погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования;
- полноту оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;
- правильность отражения расчетов с подотчетными суммами в аналитическом и синтетическом учете.
При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на правильность и законность их оформления.
Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.
Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.
Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.
Таким образом, отметим, что большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами
2 Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с подотчетными лицами
Каждая хозяйственная операция на предприятии требует надлежащего документального оформления. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты и кассовые документы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.
Источниками информации в ходе проверки являются:
- бухгалтерская отчетность:
- бухгалтерский баланс (форма №1);
- отчет о движении денежных средств (форма №4);
- приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5).
- статистическая отчетность:
- Отчет о состоянии расчетов (форма 12-ф (расчеты)).
- регистры бухгалтерского учета:
- Главная книга:
- журнал-ордер №7.
- документы:
- приказы и распоряжения руководителя организации;
- авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;
- отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;
- задание на командировку;
- журнал учета работников, выбывающих в командировки;
- перечень лиц, которым может выдаваться аванс в подотчет на хозяйственные и представительские расходы и сроки отчета по таким суммам;
- данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 09.03.2010 №143). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности.
Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь” содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль.
Вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, регулируются рядом законодательных и подзаконных нормативных правовых актов.
Денежные средства в белорусских рублях выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, в иностранной валюте – в соответствии с правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь.
Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте регулируется Национальным банком Республики Беларусь:
- Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4 (в ред. от 23.02.2010 №23);
- Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 № 166 (в ред. от 01.06.2010 №195);
Данные нормативные документы включают в себя приходные и расходные операции с наличными деньгами, соблюдение лимита остатка кассы и сроков сдачи выручки, получение денежных средств из касс банков, оформление кассовых документов, а также ведения кассовой книги.