Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки составления отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации посредством личных или корпоративных карточек.
Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных средств.
Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.
Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.
Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.
Согласно имеющимся документам произведем проверку законности расходования подотчетных сумм в следующей таблице.
Таблица 6 – Поверка законности расходования подотчетных сумм
| Израсходовано на покупку ТМЦ по авансовому отчету, руб. | Стоимость ТМЦ согласно копий чеков, оплаченных подотчетным лицом | Оприходовано ТМЦ в руб. | Отклонения данных авансового отчета, +, (-), руб. |
| 120000 | 60000+60000=120000 | 120000 | 0 |
Примечание – Источник : собственная разработка
По результатам проверки законности расходования подотчетных сумм в концерне “Белгоспищепром” нарушений не выявлено. Авансовый отчет составлен верно и сроки его предоставления не были нарушены [Приложение М]. К авансовому отчету приложены все оправдательные документы, подтверждающие факт совершения данной хозяйственной операции, а именно копии чеков и товарный чек [Приложение Н].
3.5 Обобщение результатов ревизии расчетов с подотчетными лицами
По результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, составляется акт проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим в пределах его компетенции может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.
Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой проверки. Акт (справка) проверки оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания проверки.
По результатам произведенной проверки в концерне “Белгоспищепром” по расчетам с подотчетными лицами серьезных нарушений выявлено не было. Поэтому по результатам проверки должна быть составлена справка проверки.
Проверяющий несет ответственность за достоверность фактов и сведений о выявленных нарушениях, а также установленных сумм вреда, указанных в акте проверки.
За достоверность документов, сведений и фактов, указанных в представленных по требованию проверяющего справках, объяснениях и расчетах, ответственность несут должностные лица и представители проверяемого субъекта, представившие указанные справки, объяснения и расчеты.
В справке проверки не допускаются неоговоренные исправления. В случаях, когда в справке проверки обнаруживаются ошибки (описки), неполное выяснение обстоятельств либо по результатам дополнительных и встречных проверок необходимо внести изменения и дополнения в справку проверки, в такую справку вносятся изменения и дополнения.
Справка проверки подписывается проверяющим (руководителем проверки), а также:
- руководителем проверяемого субъекта либо индивидуальным предпринимателем, при их отсутствии - иным представителем проверяемого субъекта;
- лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта (при проверках по вопросам, связанным с осуществлением проверяемым субъектом финансово-хозяйственных операций).
В данной организации существует список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утвержден приказом руководителя организации. В список включены только те работники организации, которые постоянно работают в ней. По выданным в подотчет суммам не установлено превышения предельных размеров аванса. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающимся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. В организации осуществляется предварительный расчет по командировке.
Направление работников в командировку, как в пределах, так и за пределы Республики Беларусь осуществляется в установленном законодательством порядке. В соответствии с действующим порядком оформляются приказы о командировании, командировочные удостоверения и другие сопровождающие документы. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.
Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи [Приложение П]
Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы.
Таким образом, в результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета.
4 Совершенствование методик ревизии расчетов с подотчетными лицами
Операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.
Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Совершенствование нормативно-правовой базы является неотъемлемой частью совершенствования методики и организации проведения проверок. Незначительные шаги по пути решения данного вопроса уже сделаны.Так, Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” установлен единый порядок осуществления контрольной и надзорной деятельности в Беларуси на основе принципиально новых подходов. В данном случае:
- впервые определен закрытый перечень всех контролирующих и надзорных органов, а также сфер их контроля (надзора). Органы, не включенные в перечень, проводить проверки субъектов хозяйствования не вправе;
- введен запрет на проведение проверок вновь зарегистрированных субъектов хозяйствования в течение двух лет со дня их государственной регистрации (двухлетний мораторий). По исчерпывающим основаниям, перечень которых приведен в Указе, может быть назначена только внеплановая проверка таких субъектов;
- существующий порядок назначения плановых проверок на основе периодичности их проведения (не чаще одного раза в год) независимо от добросовестности проверяемого субъекта заменен абсолютно новым механизмом планирования на основе отнесения субъектов хозяйствования к группам риска. Такой механизм позволит реализовать принцип выборочного, а не сплошного контроля, учитывать при этом степень соблюдения законодательства проверяемым субъектом. Сам же процесс планирования проверок перестанет быть сугубо внутренней, конфиденциальной процедурой контролирующих органов, станет открытым для субъектов хозяйствования. Это позволит им самостоятельно оценивать свою деятельность и принимать меры для перехода в группу с более низкой степенью риска;