Штатное расписание следует утверждать не реже одного раза в год, причем его необязательно доводить до сведения работников. Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе[8].
Порядок хранения и использования всех персональных, данных работников в организации устанавливается работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей с соблюдением требований Трудового кодекса[9].
Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников - в течение 75 лет.
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» были утверждены стандартизированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Указанное Постановление предписывает распространение предложенных форм документации «на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,
№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»,
№Т-3 «Штатное расписание»,
№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков»,
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Кроме того, Постановлением №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда[10].
2.2. Перемещение и увольнение работников
Изменение трудового договора регулируется главой 12 ТК РФ.
В процессе трудовых отношений может возникать необходимость изменения определенных сторонами различных условий трудового договора как временно, так и на постоянной основе. Инициатором такого изменения может выступать любая из сторон трудовых отношений. Изменения определенных сторонами условий трудового договора, т.е. перевод на другую работу или на другой режим работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем в соответствии со статьей 72.1 ТК РФ допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 ТК РФ.
Необходимо также учитывать статью 60 ТК РФ, которая запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Запрещается также переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
При достижении согласия между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора необходимо в письменном виде оформить письменное изменение (Дополнительное соглашение) к трудовому договору, которое является его неотъемлемой частью.
Следует подчеркнуть, что от того, как был составлен трудовой договор при приеме на работу, необходимость в дополнительном соглашении при изменении трудового договора может и не возникнуть. Например, в пункте трудового договора "оплата труда" кроме должностного оклада и персональной надбавки было внесено следующее условие:
Повышение оплаты труда Работника осуществляется в связи с изменением ETC, а также нормативных правовых актов в сфере оплаты труда в РФ и доводится до работника в установленном законом порядке. В этом случае при изменении составляющих оплату труда необходимость заключения дополнительного соглашения отсутствует, так как это было предусмотрено при заключении трудового договора. Изменение оплаты труда происходит на основании приказа, который объявляется работнику под роспись.
Изменение к трудовому договору (дополнительное соглашение) имеет произвольную форму и содержит:
-вводную часть;
- основную часть (указываются только изменяемые пункты трудового договора);
- реквизиты и подписи сторон. (См. Приложение 4)
Изменение существенных условий трудового договора может осуществляться:
- по инициативе работодателя с согласия работника;
- по инициативе самого работника.
Порядок изменения трудового договора по инициативе работодателя с согласия работника
В связи с производственной необходимостью работодатель может предложить работнику другую работу, то есть перевод.
Условия выполнения предложенной работы могут существенно отличаться от прежних. При получении согласия работника его непосредственный руководитель оформляет соответствующее представление. (См. приложение 5)
Во исполнение резолюции руководителя организации, проставленной на представлении, кадровая служба оформляет изменение трудового договора (дополнительное соглашение) и издает приказ о переводе.
При переводе сотрудника на другую работу в приказе (распоряжении) указывают:
- фамилию, имя, отчество (полностью);
- место работы, с которой переводят;
- должность, с которой переводят;
- место работы, куда переводят;
- должность, на которую переводят;
- устанавливаемый оклад;
- вид перевода (например, временно);
- длительность (в случае временного перевода);
- причину перевода.
В качестве основания (в случае перевода на постоянной основе) приводят "Изменение от «дата» №___ к Трудовому договору от «дата» № ____". При переводе на вышестоящую должность ссылаются на соответствующее представление руководителя структурного подразделения.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5, см. приложение 6) заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку.
На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются соответствующие отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.
Следует отметить, что при переводе работника по любому основанию, в том числе и по инициативе работодателя с согласия работника, испытательный срок на работу в новой должности или в новых условиях не устанавливается, так как в соответствии со статьей 70 ТК РФ испытание возможно только при приеме на работу.
Если работник не справляется с работой на новом месте, то он может быть подвергнут аттестации. По результатам аттестации возможен вывод аттестационной комиссии о несоответствии работника занимаемой должности или выполняемой работе. В этом случае работодатель может предложить работнику перевод на другую работу. В случае отказа работника от перевода или отсутствия у работодателя соответствующей работы, работник может быть уволен по пункту 3 статьи 81 ТК РФ.
Порядок изменения трудового договора по инициативе работника
Работнику удобнее инициировать изменение трудового договора с помощью заявления.
Заявление о переводе на другую должность должно содержать наименование новой должности, а также, в случае необходимости, другие сведения о новых условиях работы.
Работодателю необходимо помнить о запрете переводить работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, даже если работник готов написать расписку о принятии полной ответственности за свое здоровье на себя. Поскольку данная расписка работника юридической силы не имеет, то полную ответственность за последствия такого перевода несет работодатель.
По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен его перевод на постоянную работу к другому работодателю. В данном случае речь идет об увольнении работника по переводу на другое предприятие, при этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается по пункту 5 части первой статьи 77 ТК РФ.