Информация - это сведения о ком-либо или о чем-либо, получаемые из внешнего мира с помощью различных средств. В системах управления информация характеризует состояние управляемого объекта и является основой для принятия управленческих решений.
Информационная технология (ИТ) объединяет процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.-Ст. 2).
«Технология» обозначает процессы изготовления и обеспечения качества. Технология информационная отличается тем, что это созидательный информационный процесс, состоящий из эффективно организованных операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации. Она реализуется с помощью компьютера.
Любая ИТ основывается на следующих составляющих:
4. Техническое обеспечение (ТО) – компьютеры, вычислительная сеть и другая электронная техника, комплекс технических средств, реализующих информационный процесс;
5. Программное обеспечение (ПО) - совокупность программ, позволяющая организовать управление техническим комплексом и решение задач на компьютере. Важнейшими классами ПО являются системное (операционная система), прикладное (представленное пакетами прикладных программ, ППП) и специальное (программы автоматизации деятельности организаций);
6. Организационно-методическое обеспечение (ОО) – методические и нормативные документы, согласовывающие использование технических средств, программного обеспечения и деятельности персонала.
Управленческая деятельность – это предметная область, в которой реализуется целенаправленное воздействие субъекта на объект для достижения результата. Управленческая деятельность имеет информационную основу, и исторически реализуются в рамках кибернетического, системного и процессного подхода к управлению.
Кибернетический подход к управленческой деятельности рассматривает совокупность объекта управления – организации (предприятия) и субъекта управления - управленческого аппарата. Процесс управления делится на несколько этапов: сбор и обработка информации; анализ, систематизация, синтез; постановка на этой основе целей; выбор метода управления, прогноз; внедрение выбранного метода управления; оценка эффективности выбранного метода управления (обратная связь). Кибернетика - наука об общих законах управления и связи в природе и обществе, а также получении, передаче и преобразовании информации в кибернетических системах.
Системный подход помогает создать информационную систему (ИС), определяемую как совокупность технических средств, людей и бизнес-процессов, совместное использование которых способствует достижению целей (ГОСТ 34). По правилам системного подхода проводится системный анализ, создается информационное и программное обеспечение.
Системный анализ (systems analysis) — всесторонний детальный анализ состава, организации, технологии функционирования объекта автоматизации (организации, службы, производства, производственного процесса, управляющих воздействий и т. д.), т.е. определение функций предметной области и способов их реализации с применением компьютера (включая звенья, операции, процедуры, их взаимные внутренние и внешние связи), планирование событийной модели деятельности (деловых процессов).
Создание информационного обеспечения предусматривает: классификацию и кодирование экономической информации (выделение реквизитов, показателей, записей, массивов, баз данных и др. для придания информации формы, удобной к восприятию другими людьми и ЭВМ), формализацию и оптимизацию управляющих воздействий (информационных потоков), организацию хранения информации в ЭВМ и на машинных носителях.
Разработка программного обеспечения (ПО) преобразования, анализа и оценки необходимой для принятия решений информации – цель системного подхода, которая достигается применением методологии рационального унифицированного процесса (Rational unified process, RUP) разработки ПО.
Различают предметные (область применения), обеспечивающие (инструментарий решения задач) и функциональные (реализация четко формализованных функций) ИТ. В управленческой деятельности, как правило, применяются обеспечивающие и функциональные ИТ.
Обеспечивающие ИТ могут быть классифицированы по видам обеспечения, на которые они ориентированы: техническое, математическое, информационное, лингвистическое, программное, организационное, правовое и другие виды. Наиболее используемыми среди обеспечивающих информационных технологий являются системы управления базами данных (СУБД), Workflow-системы (процессного подхода к управлению), Интранет.
Единая информационная база является современной формой организации хранения и доступа к информации и служит для надежного, эффективного и продолжительного во времени хранения данных организации (предприятия). Она создается и функционирует под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД). СУБД должны осуществлять обновление, хранение, поиск и извлечение данных; иметь описание элементов данных; гарантировать надежность выполнения операций с данными; предоставлять средства резервирования и восстановления на случай повреждения или разрушения данных; осуществлять ограничение и контроль доступа и правильность использования данных, поддержку целостности данных; вести журнал действий пользователей.
По масштабу можно выделить СУБД настольные (используют модель вычислений, в которой данные извлекаются из базы и обрабатываются средствами настольного компьютера - архитектура «файл-сервер»), серверные (хранение и обработка данных централизованы на одном выделенном компьютере - архитектура «клиент/сервер»).
Объектно-ориентированные СУБД более функциональны, обладают возможностями объектного моделирования данных и позволяют определить поведение реальных сущностей предметной области.
Развитием технологии управления данными являются специализированные технологические платформы (framework), в которых пользователь работает не с табличной, а с объектной моделью данных.
Процессный подход к управлению, который преобладает в настоящее время, реализует цель управленческой деятельности с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения - усовершенствованная более тесной интеграцией с предметной областью специализированная версия системного подхода.
Деловые (или бизнес-) процессы по определению одного из родоначальников процессного подхода к управлению Вильяма Шера - регламентируют порядок работ, направленных на достижение определенной бизнес - цели. Чтобы описать порядок работ требуется выделить организационную структуру, выполняемые функции, формализовать их в виде документов.
Компоненты бизнес-процессов - это круг исполнителей, выполняемые ими функции и отчетные документы. Бизнес-процессы деятельности разбивают на этапы (фазы - отрезки времени) и декомпозируют вплоть до элементарных событий.
Регламент исполнения бизнес-процесса может быть нарисован в виде схемы, его характеристики могут быть измерены и он может быть улучшен путем выявления соотношений между его компонентами и последующего изменения этих компонентов и их взаимосвязей.
Интранет представляет собой технологию управления корпоративными коммуникациями в отличии от Интернета, являющегося технологией глобальных коммуникаций. Это результат применения технологии открытых (сетевых, интернет-систем) в области автоматизации документооборота и делопроизводства организации (предприятия).
В том случае, когда объектом управления являются деловые процессы (выполняемые на предприятии для достижения поставленной цели) и подразделения предприятия, где они протекают, для решения управленческих задач достаточно документирования деятельности организации (предприятия), обеспечения мгновенного поиска и выдачи нужной информации.
Основным носителем информации является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Документирование деятельности организации ведется с помощью автоматизированных систем делопроизводства и «безбумажного» информационного портала организации. Процесс документирования заключается во вводе, классификации, сортировке, преобразовании, размещении (хранении) информации с целью поиска и выдачи пользователям в нужном формате. Наиболее современно применение методов и средств организации безбумажной технологии управления, которое основывается на использовании трех основных концепций (стадий перехода): переходе к электронным документам, создании систем управления документами и систем автоматизации деловых процессов.
Электронные документы документируют события, происходящие на предприятии, а так же изменения материальных, денежных, трудовых или других ресурсов, используемых при выполнении деловых процессов. Их применение может увеличить функциональность приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. Они могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.