Если при приемке товара будут выявлены не только недостача, но и излишки его в отличие от данных, содержащихся в транспортных и сопроводительных документах продавца, то в акте должны быть указаны точные сведения об этих излишках.
При выявлении излишков товара покупатель незамедлительно сообщает об этом продавцу, а также высылает ему соответствующее письменное уведомление.
Заключительным этапом проверки по количеству является оформление соответствующего акта [ПРИЛОЖЕНИЕ Б]. Если при приемке товаров по количеству и качеству будут выявлены недостача товара или его ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются актом, составляемым в день их выявления[4, с.9]. В акте должны быть указаны: наименование организации, проводившей приемку товаров, ее адрес; адрес, по которому производилась приемка товаров; дата и номер его составления, время начала и окончания приемки товаров. Если приемка товаров произведена с нарушением установленного срока, должны быть указаны причины несвоевременности приемки, время их возникновения и устранения; фамилия, имя и отчество лиц, участвовавших в приемке товаров и в его составлении, место их работы, занимаемые должности; наименование и адрес продавца; дата и номер уведомления о вызове представителя продавца; номер и дата заключения договора; номер и дата выписки счета-фактуры и транспортной накладной; номер и дата составления документа, удостоверяющего качество товара; дата отправки товара из пункта отправления или со склада продавца; дата прибытия товара в пункт назначения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия опломбированных транспортных средств и грузовых мест, время доставки товара на склад покупателя; дата и номер его составления, выданного перевозчиком или органом связи (при его наличии); условия хранения товара на складе покупателя до его приемки, а также сведения о том, что определение количества товара производилось на исправных весах или другими средствами измерений, прошедшими в установленном законодательством порядке поверку; состояние, недостатки тары и упаковки в момент осмотра товара, содержание наружной маркировки тары и другие сведения, на основании которых можно сделать вывод о принадлежности упаковки, в которой предъявлен товар, а также дата вскрытия тары, количество товара, находящегося в данной таре или упаковке; при выборочной проверке товара – порядок отбора товара для выборочной проверки с указанием основания такой проверки; кто осуществил пломбирование и взвешивание (продавец или перевозчик) отгруженного товара, исправность пломб и содержание оттисков согласно действующим на транспорте правилам; общая масса товара (фактическая и по документам), масса каждого грузового места, в котором обнаружена недостача (фактическая и по ярлыку на таре или упаковке); транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных грузовых местах; способ определения количества недостающего товара (взвешивание, подсчет грузовых мест, обмер и другие), возможности вмещения недостающего товара в грузовое место; количество (масса), полное наименование и перечисление предъявленного к осмотру и фактически проверенного товара с выделением забракованного товара, подлежащего исправлению у изготовителя или на месте, в том числе путем замены отдельных частей (деталей), а также товара, сорт которого не соответствует указанному в документе, удостоверяющем его качество. Подробное описание выявленных недостатков; количество некомплектного товара и перечень недостающих частей, узлов и деталей, их стоимость; количество недостающего товара и его стоимость; заключение о причинах и месте образования недостачи, характере выявленных в товаре недостатков и причинах их возникновения; другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в нем для подтверждения недостачи или ненадлежащего качества и некомплектности товара.
Акт подписывается всеми лицами, участвующими в приемке товаров. Лицо, выразившее несогласие с содержанием акта, обязано изложить в письменном виде свое мнение (прилагается к акту), о чем в акте делается соответствующая отметка. При отказе лица, принимавшего участие в приемке товаров по количеству и качеству, от подписания акта в нем делается об этом запись. В акте перед подписью лиц, участвующих в приемке, указывается о предупреждении этих лиц об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.
Акт утверждается руководителем юридического лица, осуществлявшего приемку товаров, или индивидуальным предпринимателем не позднее следующего дня после составления акта[4, с.11].
В случае доказывания фактов изложенных в акте необходимо иметь следующие документы: копии сопроводительных документов или ведомости сверки фактического наличия товара с данными, указанными в документах продавца; упаковочные ярлыки, кипные карты и другие документы, вложенные в каждое грузовое место; квитанции места назначения о проверке массы товара, если такая проверка проводилась; пломбы от грузовых мест, в которых обнаружена недостача; заверенная копия транспортного документа, а также копия претензии перевозчику, если такая претензия предъявлялась; документ, удостоверяющий полномочия лица, принимающего участие в приемке; ведомости подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, натурный лист; другие сведения, подтверждающие причины возникновения недостачи и порчи (ухудшения) качества товара (анализ на влажность товара, имеющего соответствующие допуски на влажность, сведения о льдоснабжении, температурном режиме, коммерческие акты и другие документы).
1.2 Организация приемки товаров по качеству
Приемка товаров по качеству — проверка соответствия качества поступивших товаров (физико-механических, химических свойств, внешнего вида и др.) данным сопроводительных документов (стандартам, ТУ, сертификатам, удостоверениям качества).
Приемку товара по качеству осуществляют или имеют право осуществлять в предусмотренных законодательством случаях следующие лица: покупатель или уполномоченное им лицо (далее - покупатель), продавец или уполномоченное им лицо (далее - продавец), представитель государственного органа, контролирующего качество товара, представитель местного органа управления или самоуправления, иное лицо, уполномоченное на участие в проведении приемки в соответствии с законодательством (представитель профсоюза и др.), т.е. те же лица, которые могут участвовать в приемке товара по количеству. Но обычно покупатель производит приемку товара по количеству и качеству самостоятельно.
При обнаружении товар ненадлежащего качества или необходимо составление двустороннего акта (например, если это предусмотрено в договоре), также следует вызывать продавца на место приемки.
Продавец может уполномочить на участие в приемке покупателем товара юридическое или физическое лицо, которое находится в месте получения товара. В этом случае удостоверение или доверенность представителю выдается лицом, выделившим его, либо самим продавцом. Если удостоверение или доверенность выдаются не самим продавцом, то в удостоверении или доверенности должна быть сделана ссылка на документ, которым продавец уполномочил данное лицо выделять представителей для участия в приемке товара.
Проверка качества товара производится с участием представителя (представителей) органов, осуществляющих государственный контроль качества товара (центры гигиены и эпидемиологии Минздрава, центры стандартизации и метрологии Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации), а также органов сертификации товаров, испытательных центров и лабораторий, аккредитованных Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации, если: представитель продавца по вызову покупателя в установленный срок не явился, покупатель не получил ответа на вызов, вызов представителя продавца необязателен. При отсутствии иного юридического лица в месте нахождения покупателя, при его отказе, а также при отказе государственного контролирующего органа выделить представителя или его неявке проверка производится с участием компетентного представителя местного органа управления или самоуправления, выделенного с согласия этого органа. Также к приемке товара по качеству может привлекаться представитель профсоюзной организации покупателя.
Один и тот же представитель иного юридического лица, а также представитель общественности может участвовать в приемке товара у данного покупателя не более двух раз в месяц.
В случае неучастия представителей тех юридических лиц (в т.ч. государственных органов), которые указаны выше, а также при отсутствии профсоюзных организаций у покупателя приемка товара осуществляется покупателем самостоятельно.