· разработка (самостоятельная и заказная);
· покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
· покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
· аренда.
Рассмотрим детально каждый из способов на предмет его применения к автоматизации поставленной задачи.
При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение, которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса. Это очень сложно, так как производители систем автоматизации пытаются угодить всем потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, либо система представляет собой каркас для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти варианта не подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение готовой информационной системы для автоматизации по направлениям является невыгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.
Также приобретаемая информационная система нам не подходит из-за ряда недостатков, а также нехватки функциональности, хуже продумано направление будущего развития информационной системы, длительный срок адаптации под требования предприятий, так же требуется частое обращение в службу поддержки.
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить информационную систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании в настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов возможно потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты на реинжененринг имеющейся ИС.
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации. У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
· улучшает инновационные возможности компании за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
· обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая новые;
· ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
· позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и возможностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому информационная система будет разрабатываться в компании собственными силами, так как компания располагает квалифицированными сотрудниками для разработки и внедрения данной информационной системы. Разработка собственной системы предполагает наличие у предприятия специалистов, способных провести анализ бизнес-процессов, разработать и внедрить систему их автоматизации. Так как автоматизируется одно достаточно небольшое направление деятельности ООО, имеющимся работникам не составит особого труда провести весь комплекс работ по проектированию, разработке и внедрению системы автоматизации.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь необходимый функционал, и учитывать все особенность работы и пожелания сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным (уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в соответствии с требованием внутреннего заказчика.
Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации.
Комплекс технических средств составляют:
· компьютеры;
· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации –жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;
· устройства передачи данных и линий связи – модемы;
· эксплуатационные материалы – бумага, CD (DVD)- диски и т. п.
При выборе компьютера необходимо руководствоваться рядом характеристик. К таким характеристикам относятся надежность, стоимостные затраты, производительность, простота использования и др. От значения указанных параметров зависит возможность работы с требуемыми программными средствами, а следовательно, и успех создания системы.
Для каждого из элементов данной схемы выделяется перечень критериев, наиболее важных при осуществлении выбора технического обеспечения. Эти критерии таковы:
· - тактовая частота процессора;
· - разрешение монитора;
· - объем оперативной памяти.
Анализируя уже имеющиеся на предприятии АРМ, делаем вывод, что они подходят по всем требованиям.
Для печати, сканирования и копирования документов должно присутствовать соответствующее оборудование. Для обеспечения сохранности данных при аварийном отключении электропитания персональный компьютер должен быть оборудован блоком бесперебойного питания.
Как многофункциональными устройствами, так и устройствами бесперебойного питания, рабочие места пользователей уже оборудованы, поэтому внедрение разрабатываемой системы не требует закупки и установки дополнительных технических средств.
Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.
Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации и информационных массивов. [12]
В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.
Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.[13]
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы.
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.
Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов. [13]
Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает почти половину времени работников. При необходимости упростить систему документации, используют следующие подходы:
· проведение унификации и стандартизации документов;
· введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других задачах и выводятся программными средствами).
К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.
При построении экранных форм для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.