Большое значение имеет анализ итогов деятельности предприятия, который позволяет дать всестороннюю объективную оценку выполнения плана, по его данным определяются резервы, а также он служит базой для составления планов на предстоящий период. Последующий анализ использует информацию, содержащуюся в периодической отчетности, что обеспечивает достоверность результатов, особенно после проведения аудиторской проверки. Однако результаты такого анализа получаются значительно позже отражаемых в отчетности хозяйственных процессов. Поэтому они могут быть использованы лишь в будущем, чтобы не повторить имевших место перерасходов, потерь и т. п.
Предварительный анализ (перспективный) представляет такой вид аналитической работы, который направлен на детальную оценку ожидаемых результатов выполнения плана. Для его внедрения необходимо иметь хорошо налаженную систему оперативного учета и анализа. А в процессе последующего анализа нужно выявить отклонения фактических показателей от прогнозируемых и определить причины несоответствия с тем, чтобы производить более точные расчеты в последующем. Цели и задачи анализа определяются необходимостью выполнения плана по основным показателям. При этом важным условием успешного применения предварительного анализа является выбор и использование современных методов, зависящих в значительной степени от объема и качества информации. В процессе ее обработки необходимо:
1. выявить основные факторы, воздействующие на показатель как в прошлом, так и в будущем;
2. определить, можно ли использовать данные за прошлый период при серьезных изменениях в структуре и направлении работы предприятия;
3. выявить основную тенденцию развития анализируемого показателя.
Для этих целей можно использовать метод экспертных оценок, экономико-математические и расчетно-аналитические методы. Экспертные оценки относятся к классу методов, которые основываются на предположении, что можно построить схематическое достоверное представление о будущем на основе мнений специалистов (экспертов). В качестве исходной базы принимаются оценки, высказываемые специалистами, хорошо знающими изучаемый вопрос.
Как показывает опыт, число экспертов должно быть не более 10-12.
Например, выполнение плана за месяц по объему производства можно представить в следующем виде: Vo = V1 + V2 + V3, где Vo - выполнение плана за месяц (%); V1, V2, V3 - выполнение плана по декадам в процентах к месячному плану.
Предварительный анализ при наличии вычислительной техники можно проводить ежедневно, а при отсутствии - в следующие периоды: в первой пятидневке - для оценки перспектив работы за 1 декаду и ожидаемого выполнения плана за месяц; в третьей пятидневке - для прогнозной оценки 2 декады и месяца; в пятой пятидневке - для предварительного анализа за месяц.
По некоторым показателям целесообразно проведение уточненного предварительного анализа за 1-2 дня до конца месяца. Следует учитывать, что чем раньше проводится анализ, тем он менее точен, но у предприятия при этом есть время исправить положение. Высокая точность предварительного анализа не может быть получена в первые месяцы внедрения метода. Важно по итогам достигнутых результатов выявлять причины. Одновременно можно оценить подготовленность экспертов и при необходимости изменить их состав. Расхождение может быть и в связи с принятием мер по результатам прогноза. Например, прогноз 98,5%, а фактическое выполнение - 102%. Это может быть не ошибка в прогнозе, а результат активного вмешательства в ход производства.
По подсчетам экономистов оперативное управление занимает на промышленных предприятиях примерно 50% рабочего времени управленческих работников. Улучшение оперативного управления должно коснуться всех его функций: оперативного планирования, оперативного учета, оперативного анализа и регулирования. Для разных уровней управления понятие оперативного анализа неоднозначно. Для объединения получение аналитических разработок по основным показателям подведомственных организаций за месяц через 7-10 дней после его окончания является достижением. По предприятиям итоги работы по важнейшим показателям должны быть изучены за смену, сутки, пятидневку.
Оперативный анализ проводится по ходу выполнения плана. Он используется либо для принятия текущих управленческих решений (до совершения хозяйственных процессов) при возникающих отклонениях от нормального хода производства, либо для регулирования деятельности за возможно более короткие периоды времени, приближенные к моменту совершения операций - день, пятидневку, декаду.
Главной задачей оперативного анализа является постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственной системы, за выполнением плановых заданий, процессами производства и реализацией продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения; выполнения и перевыполнения бизнес-планов.
Оперативный анализ представляет собой систему повседневного изучения выполнения плановых заданий с целью быстрого вмешательства в необходимых случаях в процесс производства для обеспечения непрерывного и эффективного функционирования хозяйственного комплекса.
Оперативный экономический анализ охватывает:
- оценку степени влияния различных факторов на отклонения от плана (норм) по этим показателям;
- выяснение конкретных причин действия отдельных факторов, установление виновников недостатков;
- быструю разработку и осуществление мероприятий, направленных на устранение отрицательных факторов, распространение передового опыта.
Наиболее существенным источником сведений при оперативном анализе являются первичные документы, данные бухгалтерского и оперативно-технического учета, а также материалы личного наблюдения. Чаще в этих документах экономические показатели даются в натуральном выражении. Исследование именно натуральных показателей — отличительная черта оперативного анализа. Составление сводок, рапортов, аналитических таблиц для лиц, принимающих решения, с указанием изменений по всем показателям не только очень трудоемко, но и делает сами документы громоздкими, труднообозримыми. Все это затрудняет принятие решений, приводит к их запаздыванию. Поэтому для повышения оперативности анализа показателей нужно разработать перечень возможных отклонений и определить допуски отклонений. Превышение допусков обязательно и в кратчайшие сроки должно быть доведено до лиц, принимающих решения. Таким образом, речь идет об осуществлении принципа управления по отклонениям. Принятие оперативных регулирующих решений возможно только по результатам оперативного анализа, главная задача которого - выявление и оценка отклонений от нормального хода производства. Установление не только отрицательных, но и положительных отклонений способствует принятию обоснованных решений, например, по маневрированию материально-техническими и трудовыми ресурсами предприятия.
Другая характерная черта этого вида анализа - его относительная неточность, связанная с приближенностью в расчетах. Например, нельзя точно рассчитать на любой день месяца фактическую себестоимость выпущенной продукции; по отдельным статьям объем затрат приходится брать по нормативным уровням; нельзя точно определить влияние на прибыль себестоимости продукции, так как заранее не известно, какая часть продукции будет реализована в данном месяце, а какая – в следующем. Но этот недостаток не снижает значения оперативного анализа.
Еще одной важной отличительной чертой оперативного анализа является то, что для его осуществления используется специальная оперативная информация, которая может быть обобщена и изучена значительно раньше предоставляемой в установленные сроки официальной отчетности. К оперативному анализу относят изучение результатов работы предприятия внутри месячного периода (день, неделю, декаду). Текущий оперативный анализ может осуществляться в момент сбоев производства, например, в связи с отсутствием необходимых материалов, их заменой, другими отступлениями от утвержденной технологии. Лица, принимающие решения (начальник цеха, главный технолог, главный экономист), в оперативном порядке должны выбрать наилучший вариант выхода из создавшегося положения. В соответствующих документах, составляемых при этом, выявляются не только суммы причиненного ущерба, но также фиксируются его причины, виновники. Оперативные документы, обобщенные за неделю или декаду, позволяют более глубоко изучить характер нарушений хода выполнения плана, принять необходимые меры для устранения отрицательных последствий. Нужно иметь в виду еще одну особенность оперативного анализа. Его данные могут использоваться не только для оценки работы, выявления резервов производства за внутри месячные периоды, но также для краткосрочных прогнозов. На основе аналитического изучения сведений с начала месяца по дням или пятидневкам принимаются решения, обеспечивающие выполнение плана за месяц. Таким образом, оперативный анализ может быть не только последующим, но и предварительным.
Текущий (ретроспективный) анализ - анализ результатов хозяйственной деятельности по важнейшим отчетным периодам, проводимым в основном на базе отчетности и системного бухгалтерского учета. Текущий анализ называют также периодическим, поскольку он чаще всего проводится по текущим планово-отчетным периодам работы.
Он базируется на бухгалтерской и статистической отчетности и позволяет оценить работу объединений, предприятий и их подразделений за месяц, квартал, год нарастающим итогом.