Организация процесса отбора претендентов на вакантную должность
Конечное решение при отборе обычно формируется на нескольких этапах, которые следует пройти претендентам. На каждом этапе отсеивается часть претендентов или же они отказываются от процедуры, принимая другие предложения.
Предварительная отборочная беседа. Работа на этой ступени может быть организована различными способами. Иногда предпочтительно, чтобы кандидаты приходили в отдел кадров или на место работы. В таких случаях специалист отдела кадров или линейный руководитель проводит с ним предварительную беседу. При этом в организациях применяются общие правила беседы, направленные на выяснение, например, образования претендента, оценку его внешнего вида и определяющих личных качеств. После этого заявитель направляется на следующую ступень отбора.
Анкетирование является первым этапом процедуры оценки и отбора претендентов. Назначение метода двоякое. Наряду с решением задач отсева менее подходящих кандидатов определяется круг факторов, нуждающихся в особо пристальном изучении на основе последующих методов, а также источники, из которых можно получить необходимую информацию. Любое ее искажение в анкете является основанием для увольнения работника в любой момент, когда это выяснится (в текст анкеты обычно включается соответствующее указание).
Анализ анкетных данных в сочетании с другими методами отбора выявляет следующую информацию: 1) соответствие образования заявителя минимальным квалификационным требованиям; 2) соответствие практического опыта характеру должности; 3) наличие ограничений иного рода на выполнение должностных обязанностей; 4) готовность к принятию дополнительных нагрузок ; 5) круг лиц, которые могут рекомендовать работника, помочь наведению справок и получению дополнительной информации.
Содержание анкеты в американских фирмах устанавливается самим нанимателем. Оно варьирует в зависимости от контингента персонала, на который рассчитана анкета, и общей схемы отбора персонала. При отборе на должности управляющих применяют более подробные анкеты, чем при найме конторских служащих.
Возможны и специальные виды анкет. Например, иногда применяют особые бланки для студентов высших учебных заведений, с которыми ведется работа по оргнабору. Поскольку трудовой стаж студентов невелик, обращают пристальное внимание на учебу, экономические способности и интересы претендента. В анкете запрашивается информация об учебных заведениях, специальности, объеме (в часах) профилирующих курсов (каждого в отдельности), второй специальности. Запрашиваются данные об академической успеваемости претендента, начиная со школы: место в классе по успеваемости, средний балл, балл успеваемости в колледже по дисциплинам специальности. В анкете требуется указать баллы по управленческим и юридическим дисциплинам, количество учебных часов, прослушанных по бухучету и анализу хозяйственной деятельности, подробные сведения об этих курсах.
Одна из задач анкетирования заключается в том, чтобы определить личностные качества и обстоятельства, которые могут помочь в работе кандидата в случае найма. Часто анкеты содержат данные о числе отработанных (за год) дней у последнего нанимателя, продолжительности пропусков работы по причине болезни и т. д. Обращается особое внимание на факторы, указывающие потенциальную возможность раннего увольнения работника. В анкете запрашивается точная формулировка причин увольнения в прошлом. Устанавливается частота смены работы. Собираются общие сведения об источниках мотивации и делаются предположения о факторах, препятствующих работе, которые перепроверяются и уточняются, становятся предметом тщательного изучения при наведении справок и собеседовании с работником. Претендент обязан также указать недостатки здоровья, возможный перечень которых нередко приводится в анкете. Многие фирмы сами проводят подробные медицинские освидетельствования в целях отсева кандидатур, вызывающих сомнение.
Круг вопросов, на которые стремится получить ответ фирма, нанимая работника определенной профессии и квалификации, примерно задан. Однако конкретная форма и степень детализации анкеты могут быть разными. В одних случаях кадровые службы и руководство фирмы полагаются на анкету, в других уточняют нужные сведения в процессе собеседования с работником и проверяя у прежних работодателей и знакомых претендента. Компоновка и графическое оформление анкет также варьируют.
В процессе беседы происходит обмен информацией, обычно в форме вопросов и ответов. Если в ходе беседы пытаются оказывать давление на заявителя, например, задавая вопросы враждебным тоном или намеренно прерывая заявителя, то возможны стрессовые ситуации, крайне отрицательно сказывающиеся на процессе отбора.
Существуют разные ошибки, уменьшающие результативность проводимых бесед. Распространенная ошибка - тенденция делать вывод о заявителе по первому впечатлению, с первых минут беседы. Кроме того, встречаются случаи, когда проводящий беседу основывает мнение на впечатлении о том, как человек выглядит, сидит на стуле, соблюдает контакт при встрече глазами, и по этим впечатлениям производит оценку заявителя на должность. Чтобы не совершать такой ошибки, проводящий беседу должен наблюдать и за речью заявителя, и за его поведением.
Приведем краткие рекомендации, которые следует учитывать при проведении бесед:
Следует внимательно слушать, что и как говорит заявитель. Необходимо следить за поведением заявителя, стараясь получить наиболее полную информацию о поступающем. Помните о требованиях, предъявляемых характером работы. Решение следует принимать, только имея всю необходимую информацию. Беседу необходимо вести вокруг вопросов, которые являются важными критериями отбора. Эти вопросы отражаются в анкете по приему на работу.
Тестирование. Одним из методов, используемых для облегчения принятия решения по отбору, являются тесты по найму. Психологи и специалисты по персоналу разрабатывают тесты на предмет оценки наличия способностей и склада ума, необходимых для эффективного выполнения заданий на предлагаемом месте.
Проверка рекомендаций и послужного списка. При подаче заявления о приеме на работу, на одной из ступеней отбора кандидата можно попросить представить отзывы предыдущих начальников и другие аналогичные документы. Если прежние работодатели дают только общую минимальную информацию, то польза от рекомендательных писем невелика. Если есть необходимость проверки биографических данных, более приемлемой альтернативой письму может быть телефонный звонок предыдущему начальнику, с тем чтобы обменяться мнениями или выяснить какие-либо интересующие вопросы. Наиболее часто проверяемыми пунктами являются последнее место работы и образование.
Медицинский осмотр. Некоторые организации требуют, чтобы наиболее подходящие им заявители заполняли медицинские вопросники или проходили медицинский осмотр. Причины для такого требования следующие: в случае подачи работниками жалоб по поводу компенсации необходимо знание физического состояния заявителя в момент найма; необходимо предотвратить наем переносчиков заразных болезней. Принятие предложения о приеме. Прием на работу заканчивается подписанием двумя сторонами трудового контракта.
Глава III. Управление проектом
1. Паспорт проекта
Наименование организации Клиника пластической хирургии Идентификационный номер 78000132307 Дата открытия проекта Идентификационный номер Цель проекта Открытие клиники пластической хирургии Содержание проекта Отрасль – медицина, деятельность – пластическая хирургия Участники проекта Кислухина Ю. – руководитель проекта Сахончик Т. – бухгалтер проекта Воронина С. – администратор по контрактам Храмовский М. – контролёр проекта, инженер Условия ограничения по бюджету Min 11,5 млн. руб Max 22,3 млн. руб Условия ограничения по времени Min 6 месяцев Max 1 год и 2 месяца
2. Фазы проекта (вехи, события)
Название пунктов Информация Покупка помещения Найти агентство по недвижимости. Выбор лучшего места для клиника.
Оформление документов. Покупка. Наём ремонтной бригады Поиск рекламных объявлений. Отбор бригады. Заключение подряда на выполнение ремонтных работ. Закупка хозяйственных материалов Выбор отделочных материалов. Выбор дизайнерского оформления. Проведение ремонта Выполнение ремонтных работ. Проверка за выполнением ремонтных работ. Закупка медицинского оборудования Выбор фирмы поставщика. Оформление заказа на покупку оборудования. Доставка, покупка. Наём персонала Сортировка и выбор из предложенных кандидатур. Подписание трудовых и коллективных договоров. Установка медицинского оборудования Доставка оборудования по месту установки. Установка оборудования. Реклама клиники Выбор рекламного агентства. Рассмотрение предложенных вариантов. Утверждение + оплата. Размещение рекламы. Открытие клиники Рассылка приглашений гостям. Оформление банкета. Презентация клиники.
3. Архив проект
Раздел документации Наименование документа Ответственный исполнитель 1. Недвижимость Договор купли-продажи Воронина С. а) учредительные Заявление на государственную регистрацию. Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета. Свидетельство о регистрации. Устав. Учредительный договор (ответственность сторон). Положение о структурном подразделении. Кислухина Ю. / Воронина С. б) финансовые Заявление на получение кредита. Платежное поручение. Бухгалтерский баланс. Отчет о прибыли и убытках. Сахончик Т. в) налоговые Налоговая декларация по налогам на добавочную стоимость. Книга покупок. Книга продаж. Сахончик Т. г) персонал Заявление о приеме на работу. Трудовой договор. Договор на производство работ. Должностная инструкция. Правила внутреннего трудового распорядка. Штатное расписание. Храмовский М.