Пример — наиболее эффективный и доходчивый прием речи. При его помощи удается, как бы приблизить предмет к слушателю. Существенное качество примера — конкретность. Примеры могут быть краткими или более подробными, фактическими или предположительными, шуточными или серьезными.
Краткие примеры незаменимы, когда приходится в условиях ограниченного времени пояснять массу подробностей.
Предположительные примеры не содержат утверждений о подлинных фактах, но они могут оказаться полезными, когда отвлеченные или общие идеи нужно сделать наглядными. При прочих равных условиях фактический пример производит большее впечатление, чем предположительный. Представление, что нечто произошло на самом деле, вызывает интерес уже при словах: «А теперь позвольте рассказать вам об одном случае, действительно имевшем место...» Кроме того, только примеры-факты могут найти применение как доказательства или обоснования.
Шуточные примеры также очень эффективны. Шутка или смешная история заставляет слушателей рассмеяться или только улыбнуться.
Деловая речь, помимо указанных выше требований к ней, должна быть также и грамотной. Следите за правильным употреблением слов, их произношением, ударениями (договор, обеспечение, одновременно, эксперт, созвонимся, валовой, оптовые, принять, начать и др.). Если вы не уверены в правильном произношении или употреблении какого-либо слова, обратитесь к словарям: словарю ударений, толковому и орфографическому словарям.
Избегайте многословия и канцеляризмов. Не употребляйте таких слов, как «подналечь», «подмахнуть», «подработать», «болванка» и т.п. Не употребляйте вместо «помогли» — «организовали и провели определенную работу по оказанию помощи», вместо «уверен» — «можно с уверенностью сказать, что...», вместо «действительность» — «реальная действительность», вместо «победили» — «одержали победу» и т.п.
Не употребляйте оборотов, содержащих лишние слова (например, «абсолютно новый» вместо «новый», «предварительное планирование» — «планирование», «необходимо иметь» — «необходимо», «собранные вместе» — «собранные», «продолжающиеся далее» — «продолжающиеся», «сотрудничать вместе» — «сотрудничать», «каждый в отдельности» — «каждый», «приложенные при этом» — «приложенные», «точно совпадающие» — «совпадающие» и др.).
Не используйте без необходимости иностранные слова (вместо «определить» — «детерминировать», вместо «разнообразие» — «диверсификация», вместо «особенный» — «экстраординарный» и т.д.). Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям, например: «промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»), «форсировать строительство ускоренными темпами» («форсировать» и означает «вести ускоренными темпами»), «потерпеть полное фиаско» («фиаско» и есть «полное поражение»).
Не забывайте, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание брать на себя ответственность, самостоятельно думать («представляется целесообразным» — «я (мы) считаю целесообразным», «думается, что...» — «я думаю...» и т.п.), а употребление словесных «красивостей» говорит о вашем стремлении «приукрасить действительность» (вместо «недостатки» — «скрытые резервы», вместо «что-то сделать» — «достигнуть рубежей, горизонтов, целей», вместо «рабочие» — « труженики» или «передовые труженики» и т.д.).
Избавляйтесь от слов-паразитов: «так сказать», «понимаете», «значит», «вот». Такие слова не украшают речь, а только вызывают раздражение слушателей. Они — звуки и ничего более. Они бесполезны.
Слова-паразиты — языковое явление, о котором стоит поговорить. Это такая же проблема, как и проблема правильного выбора слов.
Слова-паразиты — это помеха, причем немалая. Как правило, эти слова доказывают: вы не уверены в том, что говорите Мы так привыкли к этим произносимым нами звукам, что заполняем ими все паузы нашей речи.
Это своеобразные заполнители пауз. Паузы между предложениями, группами слов, выражающими законченную мысль, должны быть. Нет необходимости заполнять их чем-либо. Кроме того, непрерывно произнося какие-либо звуки, вы лишаете себя тех ничем не занятых мгновений, во время которых можно спокойно подумать о том, что сказать собеседнику.
Не следует говорить без остановки. Время молчания — время для размышлений. Минуты молчания задают темп речи и подчеркивают значимость сказанного вами. Если вы все время будете говорить и говорить, оппоненту не уследить ха ходом ваших мыслей.
Если, излагая свою точку зрения, вы почувствуете, что не знаете, что говорить дальше, — молчите. Думайте. Все, что вам нужно, — это несколько долей секунды, оппонент подождет. Он даже не заметит, что вы размышляете. Если же вы будете заполнять паузы словами-паразитами, собеседнику станет ясно, как божий день: вы не знаете, что сказать.
Любое публичное выступление — есть своеобразное взаимодействие выступающего с аудиторией. И вступая с нею в контакт, необходимо обращать внимание на ее особенности. Одна из них — мотивация слушателей, т.е. проявляемый ими интерес к соответствующей информации.
Другая важная особенность слушателей, нуждающаяся во внимании выступающего, — их компетентность в вопросе, составляющем предмет выступления. Чем менее осведомлена о нем аудитория, тем изобретательнее придется вести себя руководителю, имея в виду, в частности, отбор содержания сообщаемой информации.
Выступающему полезно также иметь в виду физическое состояние слушателей. Конечно, воспринимать в конце рабочего дня требующую серьезного осмысления информацию очень трудно, и руководителю, естественно, не мешает помнить об этом.
Наконец, не стоит упускать из вида демографические характеристики слушателей (пол, возраст), поскольку и они могут оказаться фактором, содействующим или, напротив, препятствующим контактированию выступающего с аудиторией.
От выступающего в целях эффективности его выступления требуется, чтобы его сообщение было, во-первых, четким и кратким. В таком случае оно не расхолаживает слушателей и легко вводит их в суть дела.
Во-вторых, чрезвычайно существенна и сама манера изложения информации. Она должна быть легкодоступной. Очень важно говорить с людьми на привычном для них языке. Если вам это удается, слушатели могут сказать себе: «Боже, он сказал точно то же самое, о чем я сам думал».
Третьим, заслуживающим внимания моментом в действиях выступающего, является адресованность его сообщения. Что, собственно, имеется в виду? А вот что. Многие ораторы в ходе выступления вольно или невольно игнорируют своих слушателей, глядя поверх их голов, в сторону или на пол. Они говорят как бы сами с собой, вследствие чего утрачивается контакт с аудиторией, а утрата контакта ведет к потере разговорности. Между тем, по справедливому замечанию Д. Карнеги, «хорошее выступление — это прежде всего разговорный тон и непосредственность, несколько акцентированные».
Следовательно, информация должна идти к конкретному адресату, располагающемуся перед выступающим здесь же, в аудитории. В этой связи уместно, думаю, еще раз процитировать Д. Карнеги: «Говорите со слушателями так, как будто вы ожидаете, что они сейчас встанут и будут отвечать вам. Вообразите себе, что кто-то задал вам вопрос и что вы отвечаете на него. Скажите вслух «Вы спросите, откуда я это знаю. Я вам скажу...» Такие вещи кажутся совершенно естественными, ваша фразеология не будет больше официальной, это согреет и очеловечит выступление» (там же).
Следующее (четвертое по счету) условие эффективности делового выступления — акцентирование критических моментов в решении обсуждаемой проблемы. Оно избавляет слушателей от необходимости докапываться до них самим. Тем самым облегчается восприятие сообщаемой информации.
Еще один полезный прием вызвать позитивный эффект выступления — представить уже известные альтернативные варианты решения проблемы, подчеркнув их плюсы и минусы. В этом случае слушателям опять-таки легче ориентироваться в воспринимаемой информации.
Следует особо сказать о роли обратной связи в деловой коммуникации, особо это касается ситуации делового публичного выступления. Его результативность во многом зависит от умения выступающего установить эту связь. Она — в реакции слушателей на воспринимаемую информацию: запечатлена на их лицах, отражена в их эмоциональных «всплесках», звучит в ответах на обращение к ним оратора. Она стимулирует его действия, побуждает к коррекции некоторых из них, способствуя в целом переводу монолога выступающего в диалог между ним и слушателями.
Заключение
Таким образом, обобщая все сказанное ранее, можно сформулировать следующие правила по подготовке к выступлению и поведению выступающего перед аудиторией, которые предложены немецкими психологами Барбелем Швальбе и Хайнцем Швальбе:
1. Настройтесь на аудиторию.
2. Сперва выясните, отвечает ли содержание вашей речи интересам аудитории. Если ваши интересы расходятся с ее интересами, попытайтесь навести мосты взаимопонимания.
3. Держитесь во время выступления уверенно, демонстрируя твердую убежденность в своих словах.
4. Ваш взгляд должен быть направлен на слушателей. Ни в коем случае не избегайте взглядов, направленных на вас. Не смотрите в одну точку. Прежде чем начать выступление, обведите взглядом аудиторию, как будто вы хотите убедиться в том, что она готова к восприятию ваших слов.
5. Начинайте говорить только после того, как установится тишина.
6. Начинайте речь с краткого обращения к аудитории, после которого должна последовать секундная (в случае необходимости и более длительная) пауза.
7. Следите за четкостью речи, не говорите слишком быстро и ни в коем случае не монотонно.
8. С первых же слов внимательно наблюдайте за реакцией аудитории.