Считаем целесообразным (надеемся, что мы смогли Вас убедить) заключить договор N 219 Э/97 от 01.01.97 в нашей редакции.
Фраза с этикетной формулой конечно же объемнее. Но партнерские отношения гораздо дороже затрат "на вежливость". Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. От интонации и стиля письма, по мнению экспертов, зависит характер делового диалога между фирмами, организациями.
С помощью этикетных средств можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать деловой речи при необходимости экспрессивные оттенки.
Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным...
Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса...
Примите сердечные, искренние поздравления...
Ваше приглашение к нам пришло, к сожалению, поздно, тем не менее мы полны решимости...
Помимо этикетных фраз арсенал этикетных средств включает этикетные тексты. Это чаще всего тексты-аналоги. В деловой переписке они представлены письмами-поздравлениями, письмами-соболезнованиями. Такие тексты чаще всего имеют общую текстовую схему с незначительными вариантами. Например:
Поздравление с юбилеем
Телеграфный стиль
Примите наши поздравления с юбилеем
НПО "Союз"
Соболезнование
| Выражаем Примите наше | глубокое искреннее | соболезнование сочувствие | по поводу | безвременной кончины... несчастного случая... | Разделяем | Ваше горе потерю Вашу скорбь |
| Скорбим вместе с Вами... | ||||||
Телеграфный стиль
Примите наши (искренние) соболезнования
Скорбим по поводу безвременной кончины...
Стандартные тексты, приведенные выше, сплошь состоят из этикетных клишированных фраз. Их использование в деловой переписке обусловлено спецификой делового общения. процедурными, формальными требованиями.
Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу.
Соболезнование, отсылаемое родственникам, может выглядеть совершенно иначе:
Санюша, дорогой, уж как мы все плакали, убивались - передать невозможно. Какое горе! Береги себя, мой родной, смотри за Леночкой - и т. д.
Так пишут близкие люди, рассчитывающие на то, что письмо будут читать в кругу родных, не выбирающие поэтому "официальных слов", не скованные условностями общения и часто не думающие о форме подачи текстового сообщения.
В деловом общении, напротив, очень важны форма и соблюдение условностей. Это касается специальных этикетных формул, и не только.
Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:
Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в...
Благодарю Вас за участие...
Искренне благодарю Вас за...
Сердечно благодарю Вас за...
Прошу Вас направить в наш адрес...
Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия...
Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество...
С благодарностью подтверждаю получение от Вас...
К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:
Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая похвала)
Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала)
Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники... (косвенная похвала)
К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения...
Надеемся на скорейшее принятие решения...
Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.
Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.
Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.
Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.
В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.
Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.
Один из ведущих исследователей речевого этикета, Валентин Евсеевич Гольдин, справедливо пишет в своей книге "Речь и этикет"' о том, что весь текст и каждая часть письма направлены на адресата. Так что в тексте делового письма помимо этикетных формул сама структура текста и содержание будут ориентированы на адресата. Следовательно, содержание письма, его объем и структура тоже передают этикетную информацию - информацию о равенстве или неравенстве отношений, о стремлении поддерживать деловые контакты или о желании прервать их.
Система отрицательных этикетных знаков (не полученный вовремя ответ, неполучение ответа) прочитывается как нежелание поддерживать деловые отношения, как знаки неуважения.
Этикет подчинен сложившейся системе ценностей, отражает и закрепляет ее. Вместе с тем этикет - явление национальное, имеющее у каждого народа ярко выраженную специфику.
Для русского речевого этикета характерно выделение приоритетов в ином порядке, чем, скажем, для английского или французского: для англичан первичен социальный статус, затем пол и в третью очередь личные заслуги, для французов - пол, социальный статус и затем личные заслуги, для традиций русского речевого этикета характерно равновесие таких приоритетов, как личные заслуги и социальный статус, а вот признак пола практически не существен для выбора этикетного знака.
Нивелирование полов - характерная черта русского служебного этикета. Это обстоятельство связано с тем, что до 1917 года женщин на государственной службе практически не было, а в советскую эпоху господствовало бесполое обращение "товарищ".
Мы выбираем существительное мужского пола для обозначения должностного лица, кем бы оно ни было: прокурор Степанова О.А., генеральный директор Осипова Н.Я., менеджер Горшкова Л.И.
Адресация дает возможность использования индекса "г-жа", являющегося в том числе и вежливым указанием на пол адресата:
Менеджеру по рекламе
г-же Никитиной О.Я.
Этикет дает нам много возможностей для регулирования отношений между корреспондентами и для достижения самых различных коммуникативных целей. Аксиома этикетных требований - забота о сохранении чувства собственного достоинства адресата и принцип удовольствия от общения, столь важный для желающих установить прочные деловые контакты.
Фактор адресата и особенности речевой ситуации должны учитываться при выборе этикетных средств.
Вслед за заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.
| Начальник Главного Управления образования | (Подпись) | Е.Я.Коган |
| Директор Воскресенского ПАТП | (Подпись) | В.В.Сиволобов |
| И.о. начальника Главного Управления образования Самарской области | (Подпись) | В.А.Прудникова |
Или
| Генеральный директор | (Подпись) | С.А.Прохоров |
| Главный бухгалтер | (Подпись) | М.И.Притула |
Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:
| Председатель Ученого совета института | (Подпись) | П.Н. Сергеев |
| Секретарь Ученого совета | (Подпись) | Л. Д. Сухов |
Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем". Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.
2 Речевая ситуация и стандартные средства языка