Особливості організації дипломатичних прийомів (стр. 3 из 5)

Підготовка та розсилка запрошень.

На дипломатичні прийоми гостей запрошують за допомогою письмових запрошень. Кожне представництво має власну форму запрошень, як правило, двох типів. Бланки запрошень першого типу виготовляються друкарським способом, а від руки в них вписують прізвище особи, яку запрошують, її посаду, зазначають вид прийому, місце, дату (включаючи день тижня) та час проведення відповідно до конкретного заходу. Усі ці дані можуть бути й надруковані, але це вважається менш ввічливим. Запрошення першого типу використовуються установами, які часто влаштовують різні протокольні заходи, оскільки частково друковані запрошення завдяки своїй універсальності дешевші, ніж запрошення другого типу.

Кожен із прийомів складається з двох частин. Перша — зустріч, вітання і збір гостей, приватні й загальні розмови, попереднє ознайомлення запрошених з їхніми місцями за банкетним столом, аперитиви (напої для вгамування спраги). Друга — банкет за столом з повним обслуговуванням, або фуршет.

Для проведення прийомів та банкетів необхідно мати два суміжних зали: один — для прийому і збору гостей, інший — для банкету.

У залі для прийому і збору гостей (його називають ще аванзалом) ставлять декілька крісел, круглий столик, на який кладуть сигарети (в пачках або сигаретницях), сірники, сигари в коробках, ножиці для зрізання кінців сигар, попільнички, ставлять канделябри з запаленими свічками. Приміщення прикрашають свіжими квітами в корзинах або високих вазах.

Для ознайомлення гостей з їхніми місцями за столом в аванзалі на видному місці ставлять зменшений макет основного столу, на якому розміщують картки з зазначеними прізвищем, ім’ям та по батькові кожного гостя в тому порядку, що відповідає місцям за банкетним столом. У центрі столу кладуть стрілку, яка показує напрямок, в якому розташований стіл і послідовність розміщення місць, починаючи від вхідних дверей.

Якщо бенкет одночасно проводиться у кількох залах, у кожному з яких є по кілька столів, рекомендується інша система попереднього ознайомлення гостей з їхніми місцями. В аванзалі на стенді, розміщеному на видному місці, вивішують список учасників прийому, зазначають прізвище, ім’я та по батькові кожного з них, номер залу або його назву, номер стола і місця. Тут же на стенді гості зможуть ознайомитися зі схемою розташування банкетних залів, столів у кожному з них та номерами своїх місць.

Перед запрошенням гостей до банкетного залу в аванзалі їм пропонують аперитиви для втамування спраги та збудження апетиту. Із безалкогольних напоїв пропонують соки, мінеральні столові води, газовану воду або охолоджену воду з льодом. Солодку воду не подають, бо вона знижує апетит.

Кращими соками для аперитиву вважають лимонний, грейпфрутовий, гранатовий, виноградний (із несолодких сортів винограду). Із вино-горілчаних напоїв як аперитив пропонують вермут (вважається, між іншим, кращим напоєм для аперитиву), шампанське (сухе або напівсухе), природні натуральні вина — біле або червоне, а також коньяк і горілку.

Розрізняють три види аперитиву: одинарний, комбінований і змішаний. Одинарним називається аперитив, який має лише один вид напою, наприклад, тільки вермут або шампанське. Комбінований — два і більше видів напоїв, розлитих у чарки, келихи, зокрема, вино, коньяк або горілка. Змішані аперитиви — це спеціально приготовані суміші різних напоїв, наприклад, несолодкі коктейлі.

Аперитиви подають гостям на невеликих підносах, накритих серветками. Часто до них як закуску пропонують нарізаний шматочками лимон, маслини, мигдаль чи інші горішки. Нерідко під кінець прийому гостям подають коктейль або аперитив, а потім каву.

Схеми розсадки та форми столів, які використовуються при проведенні дипломатичних прийомів.

Для прийомів з розсадкою обираються столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом - 70 см. Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Для прийомів, у яких бере участь десять осіб, потрібен круглий стіл діаметром 2,20 м; для двадцяти осіб -діаметром 4,50 м; для тридцяти осіб - діаметром 6,50 м. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12 (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не прийнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять.

За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно. Наприклад, для двадцяти осіб потрібен стіл зі стороною 4,20 м; для 28 осіб - зі стороною 6,30 м.

За прямокутним столом можливі дві конфігурації розміщення. При "французькому" розміщенні почесні місця знаходяться в центрі столів, при "англійському" - за торцями. При "французькому" розміщенні за кожною довгою стороною прямокутного столу повинна розміщуватись непарна кількість осіб. Для 10-12 осіб потрібен стіл довжиною від 3,20 м на 1 м ширини. У першому випадку за довгими сторонами столу буде сидіти по п'ять осіб, у другому - по п'ять осіб за довгими сторонами і по одній -за короткими. Для двадцяти учасників прийому потрібний стіл розміром 6,50 м х 1,50 м, за торцями столу сидітиме по одній особі. Для 30 осіб необхідний стіл розміром 10 м х 2,10 м, за торцями столу сидітиме по два учасника прийому.

При "англійському" розміщенні число гостей за довгими сторонами прямокутного столу може бути як парним, так і непарним. При цій конфігурації розміщення, якщо число гостей 15 і більше, виникає два центри розмови, тоді як при "французькому" розміщенні гості, які знаходяться в кінці столу, ризикують залишитися поза рамками бесіди, яка відбувається в центральній частині столу. Використання такої схеми розсадки дозволить попередити ситуацію, коли запрошені вважали б за образу надане їм місце в кінці столу. Британську схему розсадки прийнято використовувати, коли учасників прийому не більше 22 - 24 осіб. При більшій кількості запрошених буде занадто велика відстань між господарями.

Для організації офіційних дипломатичних прийомів можливе використання довгого прямокутного столу; одного круглого, квадратного або овального столу; кілька круглих, квадратних або овальних столів. В останньому випадку стіл для почесних гостей може розміщуватись у центрі або окремо від інших столів, не виділяючись від інших столів своїми розмірами. Бувають випадки, коли столи розставляються у вигляді літер "П", "Ш", "Т", у вигляді гребінця, колосу тощо, що дозволяє прийняти велику кількість гостей.

Інший варіант розміщення за прямокутним столом ("англійське" розміщення) на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять за торцями столу один напроти одного (схема 4,5).

Однак, при такому розміщенні чергування чоловік-жінка можливе лише тоді, коли за столом сидить 6, 10, 14, 18, 22 тощо особи. Якщо учасників прийому 8, 12, 16, 20 тощо (число, кратне чотирьом) для чергування чоловік-жінка необхідно змістити господиню на одне місце (схема 6).

Варіант розміщення за столом П-подібної форми на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять один напроти іншого (схема 8).

Варіант розміщення за столом П-подібної форми на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять поруч. Напроти господарів нікого не садять (схема 9).

3. Харктеристика меню дипломатичних прийомів

При складанні меню необхідно враховувати смаки гостей, їхні культурні й релігійні традиції. Треба пам'ятати, що деякі гості з релігійних мотивів або через стан здоров'я можуть потребувати спеціальну їжу. Наприклад, мусульмани та особи юдейського віросповідування не їдять свинини, а також продуктів, до складу яких входить свинина. Гостю індуїстської віри не слід пропонувати яловичину. Серед гостей зустрічаються вегетаріанці. Тому варто заздалегідь з'ясувати дієтологічні обмеження гостей. На відповідних кувертних картках може ставитися малопомітний знак, який дозволить офіціанту не переплутати, які блюда можна подавати даному гостю.

На прийомі, який влаштовує дипломатичне представництво, варто включити в меню національні страви, приготовлені особливим, специфічним для цієї країни способом. Таким блюдом може бути десерт із фруктів, якими відома ця країна. Жестом особливої поваги до іноземної делегації вважається включення в меню блюд, традиційних для країни гостя. Не буде помилкою поцікавитися, якій кухні віддає перевагу почесний гість. Як правило, отримана відповідь - "жодних особливих побажань". Однак, якщо в гостя є проблеми зі здоров'ям, протокольна служба повідомляє про це приймаючу сторону.