Вступ
Тема курсової роботи «Офіс кожного дня» з дисципліни «Діловий етикет».
Дуже часто ми потрапляємо у складні ситуації біля дверей, ліфтів та сходів тому, що не можемо вибрати правильну поведінку. Чи повинні ми притримувати двері? Чи треба виходити із ліфту у протилежному порядку до того, за яким ми заходили? Чи необхідно чекати поки зупиняться двері, які обертаються?
Даючи відповідь на подібні питання сучасний діловий етикет більшою мірою, ніж раніше, виходить із практичності. При цьому ввічливість в офісі все частіше не пов'язується зі статтю працюючих. У будь-якому ж разі, якщо ви не знаєте, яка поведінка буде правильною у тій чи іншій ситуації, робіть так, як підказує вам здоровий глузд, і в абсолютній більшості випадків ваш вибір буде безпомилковим.
Тому першим питанням курсової роботи буде як треба заходити та виходити з офісу.
Збираючись з візитом до фірми, установи, з якою працює ваша компанія, не забувайте про те, що ваша поведінка під час зустрічі не тільки відображатиме вашу особистість, а й впливатиме на ваших партнерів, з якими ви зустрічаєтесь. Так само ваші вміння зустріти гостя і поводитися з ним у вашому власному офісі зможуть багато розповісти про ваші світські та ділові навички.
Друге питання курсової роботи є про візит до офісу, та поведінка господаря та гостя офісу.
Місце, де ви працюєте, незалежно від того, яке воно – індивідуальне робоче місце чи окремий кабінет, значною мірою характеризує вас та вашу фірму/компанію. Виходячи з цього, ви безумовно хочете, щоб ваше робоче місце справляло максимально позитивне враження. Тому наступним етапом буде розгляд етикету індивідуального робочого місця.
Завжди треба поважати свій та чужий час. Розглянемо як треба берегти та ефективно використовувати робочий час.
У кожному бізнесі є закрита інформація: про окрему специфічну виконувану роботу; про патенти та укладені контракти; про продажі та прибутки; про виробництво та впровадження нової продукції. Цей список може бути безкінечним. Як можна уникнути розкриття конфіденційної бізнес-інформації? Це ми розкриємо в заключному пункті курсової роботи.
1. Вхід та вихід з офісу: двері, ліфти, сходи
1.1 Двері
Вхід та вихід із дверей – не найскладніша ситуація, але багато людей її невиправдано утруднюють. У результаті дехто, наближаючись до дверей разом з іншими співробітниками, починає стишувати ходу, щоб не підійти першим і не вирішувати питання, хто відчиняє та притримує двері. Ще у недалекому минулому багато правил етикету щодо того, хто відчиняє двері, хто їх притримує і хто проходить через них першим, виходили зі статі або статусу осіб (чоловік-жінка, підлеглий-начальник). Сьогодні ці правила переважно зорієнтовані на практичність.
Основою поведінки у подібних ситуаціях сучасний діловий етикет пропонує вибрати принцип – двері відчиняє той, хто першим до них підходить.
Звичайно, завжди є ввічливим притримати двері для іншої людини, особливо, якщо у неї зайняті руки, або цій особі важко пересуватися, або ж двері не зачиняються щільно, а хитаються і можуть вдарити того, хто іде позаду вас. Очевидно, що не можна відпускати двері ні перед ким, слід дочекатися, поки людина, що йде за вами, матиме можливість сама притримати двері.
Супроводжуючи відвідувача вашого офісу, завжди намагайтеся підійти до дверей першим, відчинити та притримати їх для гостя.
Якщо ви – жінка, чи слід вам відступити вбік, щоб колега – чоловік зміг відчинити двері для вас? Якщо ви – наймолодший за посадою серед групи, що наближається до дверей, чи треба вам поспішити, щоб відчинити двері вашому начальнику? Відповідь на подібні питання залежить як від рис вашого характеру, так і від корпоративної політики вашої фірми, організації чи установи. Очевидно, що у традиційному діловому оточенні кращим вибором відповідно будуть більш традиційні правила – чоловік притримує двері для жінки, нижча посадова особа відчиняє двері для вищої посадової особи.
Завжди надзвичайно важливо пам'ятати про збереження обличчя оточуючих вас людей, тобто уникати ситуацій, у яких вони почуватимуть себе некомфортно. Якщо старший за віком чоловік почуватиме себе ображеним у ситуації, коли жінка не надасть йому можливості притримати для неї двері і тим самим опосередковано вкаже на його немолодий вік, співробітниці слід дозволити це зробити. Рівною мірою справедливе і протилежне: якщо жінка почуватиме себе незручно у тому разі, коли група колег-чоловіків чекатиме на неї біля дверей, щоб пропустити її першою, їм треба просто йти за порядком наближення до дверей – хто першим підійшов до дверей, проходить першим.
1.2 Двері, що обертаються
Метою створення дверей, що обертаються, було прискорення руху людей у двох напрямках через вузький прохід. Однак ефективність таких дверей значною мірою залежить від вміння тих, хто входить та виходить, сприйняти і підтримувати задані швидкість та ритм руху. У такому випадку синхронні дії є виявом ввічливої співпраці. Раптові зупинки та зміна швидкості можуть бути як грубі, так і небезпечні. Ключовим моментом для кожного, хто використовує двері, що обертаються, має бути уважність та бажання пристосуватися.
Людина, яка ходить повільно, або ж просто відчуває себе некомфортно, проходячи через подібні двері, повинна дочекатися, поки пройде основний потік і після того рухатися зі зручним для себе темпом та швидкістю. Якщо ви підійшли до дверей, що обертаються, зразу після того, як така особа зайшла у них, ввічливим буде дочекатися, поки двері звільняться, або ж прилаштуватися, синхронізувати ваші швидкості, щоб уникнути підштовхування того, хто іде попереду.
Коли до вас прийшов відвідувач і ви заходите або виходите з ним із будинку через двері, що обертаються, ви першим проходите через двері і зустрічаєте гостя на протилежній стороні, вказуючи напрямок подальшого руху. Входячи у двері, ви можете сказати: «Я зустріну вас на протилежному боці» – ваш гість почуватиме себе комфортніше. Будучи хазяїном, ви штовхаєте двері, але не дуже швидко. Після виходу з дверей дочекайтеся вашого гостя; якщо ж за вами йде кілька осіб, слід дочекатися, поки вийдуть усі, і потім продовжувати рух.
1.3 Ліфти
У минулому координувати вхід та вихід пасажирів допомагали оператори ліфтів. Тепер усе залежить лише від поведінки тих, хто користується ліфтом, при цьому передбачається, що всі будуть ввічливими та передбачливими.
На жаль, не всі пасажири ліфтів знають або ж практикують ввічливу поведінку. Але чим більше бажаючих скористатися ліфтом (і у зв'язку з цим, чим повільніше рухаються ліфти), тим більша необхідність, потреба у ввічливій поведінці. Чемний (і практичний) пасажир розуміє, що чим більше він буде враховувати інтереси інших, тим з меншими проблемами та затримками рухатиметься ліфт і, відповідно, тим швидше він (пасажир) дістанеться до потрібного йому поверху.
Коли двері ліфта відчиняються, зачекайте трохи, щоб побачити, чи виходить хтось із пасажирів. Поспішаючи зайти, ви можете або зіткнутися з кимось, або ж просто уповільнити події, намагаючись розійтися з іншими людьми, які у свою чергу будуть прокладати собі дорогу. Подібний «танець» може забрати багато часу. Можливо притримати двері ліфта рукою для того, щоб встигнути зайти усередину. Якщо ви збираєтесь виходити на наступному поверсі, а з вами заходить чимало людей, зачекайте, пропустіть їх і заходьте останнім. У такий спосіб ви розташуєтесь як раз перед дверима ліфта, що полегшить ваш вихід.
Зайшовши до ліфта, просувайтеся на вільне місце, даючи іншим пасажирам змогу йти за вами, і не забудьте за можливості притримати двері або ж натиснути на кнопку «Відчинені двері», якщо побачите когось, хто поспішає до ліфта. Прийнятною поведінкою для пасажирів, які першими зайшли до ліфта, буде розміщення вздовж його стін біля дверей; інші можуть ставати уздовж бокових та дальньої стіни; ті, хто заходять останніми, розміщуються усередині ліфта. Займати місце у центрі, виходячи із бажання бути першим при виході, не розсудливо. Крім того, що подібна поведінка є неввічливою, вона призведе до уповільнення процесу, тому що присутнім доведеться обходити один одного.
Супроводжуючи гостя, притримайте двері ліфта для нього і надайте можливість зайти першим. Виходячи з ліфта, за можливості також притримайте двері для гостя і вкажіть напрямок подальшого руху, сказавши, наприклад: «Мій офіс – ліворуч по коридору». Якщо ви проводжаєте гостя після візиту до вашого офісу, доведіть його до ліфта та дочекайтеся, поки відчиняться двері.
Якщо ви не маєте можливості дотягнутися до кнопки потрібного вам поверху, ввічливо попросіть того, хто може це зробити, і потім подякуйте їй або йому.
Штовхнувши когось, вибачтесь.
Якщо ліфт зупинився не на вашому поверсі, посуньтеся, щоб надати можливість бажаючим зайти. У разі коли ліфт дуже заповнений, ви стоїте перед дверима і ті, хто знаходиться у глибині, біля дальньої стінки, бажають вийти, також вийдіть, щоб не заважати руху, але притримайте двері ліфта, щоб не залишитися на чужому поверсі.
Стоячи у глибині ліфта, скажіть, коли ви збираєтесь виходити. Зробити це бажано заздалегідь, до зупинки ліфта на вашому поверсі, щоб інші пасажири мали час і можливість звільнити вам дорогу. Таким чином ви збережете власний та чужий час, що і важливо.
Якщо ліфт не переповнений і ви пізнали особу, яка тільки зайшла, ввічливим буде привітатися з нею та почати коротку неформальну бесіду. Якщо до ліфта, де знаходитесь ви та ваші колеги, зайшла знайома вам людина, представте присутніх один одному.
Будучи у ліфті, не варто голосно обговорювати приватні проблеми або ж питання, які викликають протиріччя. Ви можете не знати, хто знаходиться у ліфті разом з вами чи зайшов до нього, і ви не звернули на це уваги. Не треба ставати джерелом чи об'єктом чуток – це не розумно і не красиво.
1.4 Сходи
Хазяїн офісу по сходах завжди іде попереду гостя, незважаючи на напрямок руху – вверх чи вниз. Це дає йому можливість після привітання вказувати дорогу. При цьому можна сказати: «Дозвольте показати Вам дорогу».