- Якомога повніше вивчіть та пізнайте культуру країни, регіону, де проходитиме ваше відрядження. (Нічого не знати про місце, куди їдеш — невігластво та безумовний вияв неповаги). Важливо усвідомлювати, що культури вашої країни і країни відрядження — різні. Тому, кажучи про традиції, звичаї і т. ін., з якими ви зіткнетесь під час поїздки, не варто вживати слова "погано", "добре", "правильно", "неправильно", адже від вашої позитивної чи негативної оцінки існуючих культурних реалій вони не зміняться, а й надалі залишатимуться такими, якими вони є. Враховуйте, що різні регіони країни можуть відрізнятися у культурному відношенні, а також не поспішайте робити узагальнюючих висновків на основі кількох фактів.
- Важливо починати знайомитися з культурними особливостями, місцевими традиціями та звичаями країни, регіону вашого відрядження якомога раніше, бажано зразу після прийняття принципового рішення про поїздку. Не треба розраховувати на те, що ви зможете вивчити правила та норми поведінки, які діють у новому для вас середовищі, протягом перших годин перебування в країні. Це не можливо. До того ж, навіть за такий короткий проміжок часу ви, спілкуючись з партнерами чи клієнтами — місцевими жителями, можете зробити багато серйозних помилок у сфері етикету. Ваша неадекватна поведінка може завдати невиправної шкоди вашому іміджу культурної, вихованої людини, що, як результат, нанесе удар по вашому бізнесу.
Перебуваючи в Ісландії у справах своєї компанії, Олег Антоненко для встановлення дружніх стосунків з партнерами та створення сприятливих умов для укладання вигідного контракту запросив їх на обід. Все пройшло чудово, і Олег відчував, що завтра всі необхідні документи будуть підписані. Це відчуття тривало до того, аж поки він, сплативши за рахунком, не дав надзвичайно щедрих чайових. Реакція його місцевих партнерів була однозначно несхвальною: практика чайових не прийнятна, і тому не поширена, в Ісландії. Наступного дня Олег відчув нове, прохолодне, ставлення партнерів до себе, підписання ж контракту почало затягуватися.
- Якщо ви не володієте офіційною мовою країни відрядження, спробуйте вивчити декілька ключових виразів — привітання, прощання, подяки, побажання успіхів і т. ін. У такий спосіб ви продемонструєте інтерес до країни та людей, з якими вам доведеться працювати, що у свою чергу допоможе вам швидше знайти спільну мову з вашими зарубіжними партнерами чи клієнтами. Як правило, люди схвально ставляться до бажання та намагання іноземців говорити їхньою рідною мовою і з розумінням ставляться до можливих помилок. (Ніхто не буде сміятися за вашою спиною, якщо ви скажете щось неправильно.) Не забувайте про важливість відповідних, адекватних до культурних традицій, жестів, міміки та пози, а також про силу відкритої, щирої посмішки.
- Ознайомтеся з культурними особливостями країни вашого відрядження у ставленні до часу. Так, збираючись на зустріч, переговори чи інші заходи, пам'ятайте про існуючі традиції — у деяких країнах запізнення розцінюється як надзвичайна грубість. У той же час в інших країнах такою надзвичайною грубістю буде прихід на захід заздалегідь, а запізнення є виявом хороших манер.
Під час свого відрядження в Аргентину, Антон Нечитайло був запрошений на обід зі своїми партнерами з місцевої фірми. Намагаючись створити найкраще враження, Антон прийшов у банкетний зал за 10 хвилин до зазначеного часу. Здивований відсутністю інших запрошених, він знервовано ходив по залу. Коли ж через 40 хвилин прибули організатор вечора та інші гості, Антон поспішив їм назустріч зі словами привітання. Не знаючи, що в Аргентині прихід на той чи інший захід із запізненням — давній звичай, він поставив себе у невигідне становище, сказавши організатору обіду: "Схоже, що тільки я маю точний годинник".
- Дуже важливо знати реальну вартість державної валюти країни вашого відрядження. Вам буде неприємно, маючи, наприклад, тисячу песо, після вибору у магазині потрібного товару з'ясувати, що сума, яку ви маєте і яка здавалося вам досить солідною, варта усього кількох доларів США.
Ніколи не відправляйтеся в зарубіжну поїздку без хоч би невеликої кількості місцевої валюти: вам не захочеться, прилетівши до місця призначення пізно ввечері, побачити, що відділення банків в аеропорту закриті, а отже, вам немає де дістати гроші на таксі та телефонний дзвінок.
- Дізнайтеся, що є прийнятним, а що — поганим подарунком у країні відрядження.
Вибираючи подарунок для вашого зарубіжного ділового партнера, не забувайте про культурні чи релігійні заборони, які існують у країні, куди ви збираєтесь. Так, міцні алкогольні напої, свинина вважаються неприйнятними для мусульман. В Індії, де корова є священним створінням, необхідно уникати подарунків, зроблених зі шкіри, кісток і т. ін. тварини.
Колір подарунка часто може мати спеціальне значення у тій чи іншій країні. Так, в Італії, Франції та Бельгії білі хризантеми — квіти, що, як правило, приносять на похорони; у Німеччині на похорони приносять, крім білих, і жовті хризантеми. У Бразилії колір смерті — фіолетовий. У Японії уникайте подарунків та обгорток для них червоного, чорного та білого кольорів, які є тут кольорами, що супроводжують похорони. У Сінгапурі та Китаї червоний колір вважається щасливим, а білий — кольором смерті.
Беріть до уваги кількість предметів, які входять до подарунка. У деяких країнах певні числа мають особливі значення. Так, у Японії, Китаї, Сінгапурі не варто вручати подарунок, що складається з чотирьох предметів (наприклад, чотири келихи для вина або пива). У багатьох країнах світу 13 — нещасливе число. У Європі негативне враження справляє подарунок, який складається з 12 предметів і тому сприймається як куплений дешево ("дешевше не по одному, а дюжиною").
Часто нейтральний подарунок може виявитися абсолютно не підходящим. Так, квіти, що широко визнаються як один із найбільш універсальних подарунків, у Єгипті приносять лише хворим. В Японії їх також приносять у ситуаціях, пов'язаних з хворобою або смертю.
4. Вдале завершення ділової поїздки
Якщо ви маєте вільний день після повернення з відрядження, повною мірою використайте його, щоб підготувати звіт про поїздку. Якщо ви раніше не підбили підсумки вашої поїздки, найкраще витратити на це певний час зразу після повернення. Імовірність того, що начальник (а може, і не тільки він) захоче зразу ознайомитися з результатами вашого відрядження і отримати повний звіт про нього, дуже висока. І ви як розумна і далекоглядна людина маєте бути готові.
Складаючи ваш звіт та думаючи про подальшу роботу, пов'язану з вашим відрядженням, зверніть увагу на такі моменти:
- Перевірте, якими були цілі вашої поїздки і у зв'язку з цим, які завдання були поставлені перед вами. Дуже бажано, щоб у ході поїздки ви вели щоденник, куди б заносили усю цікаву та важливу інформацію, яку отримали під час відрядження. Такого роду записи, безумовно, допоможуть вам чіткіше сформулювати висновки та пропозиції.
- Якщо у вашій фірмі існують спеціальні, особливі вимоги щодо правил оформлення звіту, безумовно виконуйте їх, не забуваючи про правильність вашої мови.
- Зберігайте усі чеки та документи, пов'язані з вашою поїздкою, включаючи посадочні талони та рекламні матеріали, які ви, можливо, отримали від своїх партнерів.
- Якщо ви робили фотографії осіб, з якими працювали, подій, у яких брали участь, намагайтеся проявити, надрукувати та за необхідності відправити їх якнайшвидше.
- Складіть перелік проведених вами зустрічей та переговорів; підготуйте інформативні довідки про партнерів, клієнтів, з якими ви працювали. Ви можете використати цей список при підготовці листів-подяк, а за відповідних умов — для відправки невеликих підходящих подарунків.
- Свій робочий графік після повернення з поїздки складіть таким чином, щоб ви мали достатньо часу для зустрічей та переговорів, пов'язаних з вашою роботою під час відрядження. При цьому будьте готові відповісти на будь-які питання, що можуть виникнути. Варто приділити завершенню справ по поїздці особливу увагу, відклавши за можливості всю іншу роботу.
- Говорячи про результати відрядження; клієнтів, з якими ви працювали/встановили контакти; подальші перспективи певного проекту/програми і т. ін., будьте максимально позитивні. У разі, коли під час поїздки виникли проблеми або суперечності, продумайте свій варіант вирішення чи своє пояснення ситуації до того, як ви почнете говорити про труднощі.
- Не забудьте подякувати усім, хто сприяв позитивному вирішенню питання щодо необхідності вашої поїздки, а також сказати, як багато означає для вас продемонстрована віра у ваші здібності та надана можливість проявити себе.
5. У вас у гостях діловий партнер-співвітчизник
Приймаючи в гостях свого бізнес-партнера, клієнта чи просто ділового знайомого, робіть усе можливе для того, щоб його поїздка була якомога приємнішою. Якщо політика вашої компанії чи фірми передбачає оплату гостям подорожі, але покладає на них планування свого перебування, повідомте про це своїх майбутніх гостей та запропонуйте усю можливу допомогу. Якщо політика вашої компанії дозволяє вам планувати перебування ваших гостей, з'ясуйте (не наполягаючи на цьому), чи бажають ваші гості скласти власний план поїздки або ж розраховують у цьому на вас. Як правило, більшість гостей віддає перевагу самостійному плануванню. У будь-якому разі чітко визначте існуючу політику своєї компанії щодо цього питання.
Немало гостей готові віддати вам ініціативу у плануванні їхньої поїздки. У такому разі якомога раніше з'ясуйте їх побажання щодо поселення у готелі та їх розміщення там. Також, можливо, вам доведеться займатися їх авіаквитками. Щоб вдало відпрацювати цю частину програми, дізнайтеся, чи є у гостей особливі побажання щодо авіакомпанії та часу польоту. Якщо ваша фірма сплачуватиме усі дорожні витрати гостей, попередьте їх про необхідність зберегти усі необхідні для цього документи.