Этикет и имидж руководителя (стр. 4 из 5)

Рисунок 3 – Фрагмент анализа времени по карточкам Гастева

Руководители рассматривают отвлекающие факторы как часть своей работы. В таблице 3 приведем примеры отвлекающих факторов и пути решения проблем.

Таблица 3 – Отвлекающие факторы и пути решения проблемы

Отвлекающие факторы	Решение проблемы
Электронные сообщения / немедленныеэлектронные сообщения	– Руководителю не стоит проверять электронную почту без надобности;– Менеджеру стоит отключиться от системынемедленной передачи сообщений
Запросы информации	– Лица, которым менеджер поручает дела, должны иметь нужную информацию и полномочия;– Руководитель должен своевременно отвечатьна запросы необходимым лицам
Внеплановые посетители	– Менеджер может сказать, что он занят, иназначить время встречи или же сообщить,каким временем он располагает;– Руководитель может повесить на дверь кабинета часы приема посетителей– и др.
Телефон	– Менеджер может не отвечать нанезапланированные звонки;– Руководитель должен звонить и отвечать назвонки в определенное время;– Менеджер должен звонить людям передобедом или перед концом рабочего дня, этосократит время разговора

Следует учитывать и 7 способов тайм – менеджмента, которые гарантируют высокую производительность. Точнее говоря это способы правильной организации собственного мышления. Мы назовем их «7R», потому что название каждого из них на английском языке начинается с R.

Первое «R» – Resistance (реакция сопротивления). Каждый раз, испытывая трудности в работе, сталкиваясь с неудачей, менеджер расстраивается. В этой ситуации менеджер, вместо того чтобы форсировать события, должен заняться анализом.

Второе «R» – Reevalute – (пересмотр, повторное рассмотрение ситуации). Каждый раз, встречая реакцию, нужно заново рассматривать все происходящее.

Третье «R», дающее наибольшую эффективность работы – Reorganization (реорганизация). Менеджеру нужно постоянно изменять расписание своей работы, чтобы делать больше и делать больше самых важных дел. Руководитель должен быть готов к реорганизации.

Четвертое «R» – Restructuring (реструктуризация). Она подразумевает, что необходимо как можно больше времени, занимаясь теми 20% работы, которые имеют самую высокую ценность, и как можно меньше всеми остальными. Реструктуризация позволяет выполнить все больше и больше ценной работы.

Пятое «R» – Reengineering (реинжиниринг). Это постоянное упрощение рабочего процесса, постоянный поиск способов делать свою работу проще и быстрее. Менеджеру целесообразно составить список всех этапов рабочего процесса. Например, первый этап – это телефонный звонок, затем назначение встречи, встреча с потенциальным клиентом и др. Руководитель должен сделать полный список шагов и постараться сократить список. Второй этап реинжиниринга – передать все малоценные дела другим людям.

Шестое «R» – Reinventing (переосмысление). Необходимо подумать, что нравиться делать, и постараться заново «изобрести» себя.

Седьмое «R» – Regain control (возврат контроля). Руководителю необходимо контролировать себя, брать на себя полную ответственность, не делась себе поблажек и не винить другого.

Особое значение в процессе создания имиджа имеет планирование. Значение планирования в жизни любого человека, стремящегося к достижению успеха, подчеркивается в работах практически всех авторов. Без рационально составленного плана достижение любой конечной цели, в том числе и желаемого имиджа, практически невозможно.

Рекомендуется даже выделять определенное время, например, несколько часов в определенный день недели, только для организации процесса планирования.

Такой подход существенно экономит время и делает работу более эффективной. В мероприятия по совершенствованию стратегии развития должны быть включены в план работы наряду с другими делами.

В зависимости от поставленной цели этими мероприятиями могут быть действия по совершенствованию внешней стратегии (например, посещение парикмахера, косметолога, визажиста), либо действия, направленные на улучшение психологической составляющей (посещение психолога, обучение на курсах, изучение иностранного языка и т.д.). Исчерпывающий список мероприятий составить практически невозможно, действия зависят от поставленной цели. Если какое – либо мероприятие по совершенствованию имиджа планируется исключительно ради престижа (потому что так делают все), оно не будет способствовать достижению желаемого результата. Любое действие, предпринимаемое руководителем (человеком, без сомнения, занятым), должно служить определенной цели и выполняться абсолютно сознательно.

Менеджеру следует использовать инструменты планирования рабочего дня. Рекомендуемые инструменты планирования: «держать в голове»; список дел; карта мыслей; секретарь; «метод швабры».

«Держать в голове», пользоваться этим методом следует, тогда когда на день – одна задача. Или на выходных или в отпуске. Когда не столь критичны результаты и плотность дел низка. Плюсы метода в том, что он легко применяется, ничего дополнительного кроме головы не надо. Но есть и минусы: ограниченность только одной задачей; риск потери, забытья задач; нет возможности объективно оценить «что хотел / чего достиг».

Список дел и карта мыслей. Это два структурно разных способа, представления информации на бумаге. В таблице 4 приведем сравнительные данные по каждому инструменту.

Таблица 4 – Сравнительные данные списка дел и карты мыслей

Руководителю рекомендуется обладать обоими методами, так как в его работе регулярно, встречаются задачи, требующие то «аналитики», то «творчества».

Секретарь. Его плюсы в том что: можно радикально облегчить жизнь. Но есть и минусы: дорогое удовольствие; требует времени на подбор подходящего секретаря и введение его в специфику работы.

«Метод швабры». Суть метода – составить список дел и периодически определять приоритеты, выполняя только важные. Плюсы метода в том, что он самый быстрый инструмент, ведущий к успеху. Недаром его оценили в 25 тыс. долларов. Минусы в том: сложно использовать в офисном режиме работы; требует высокой мотивации, чтобы заниматься «неинтересными» задачами в первую очередь.

Возможно использование функциональной матрицы. Этот метод наглядно представляет основные функции и этапа, ответственных людей.

Хорош метод 5W2H при построение и развитее имиджа. В соответствие с данным методом, получившим название 5W2H – аббревиатура от английских слов what (что), why (зачем), where (где), when (когда), who (кто), how (как), how much (сколько). Эти вопросы представлены в таблице 5.

Таблица 5 – Таблицная интерпретация метода 5W2H

Аспект	5W2H	Описание
Суть предмета	What (что)	1.Что нужно сделать?2. Что делается?3. Чего следует сделать?4. Что еще можно сделать?5. Что еще должно быть сделано?
Персонал	Who (кто)	1.Кто это делает постоянно?2. Кто это делает в настоящее время? 3. Кому следует это сделать?4. Кто еще мог бы это сделать?5. Кому еще следовало бы это сделать?
Размещение	Where (где)	1.Где это нужно сделать?2. Где это сделано?3. Где это еще можно сделать?4. Где еще это следует делать?5. Где это следует делать?
Последовательность	When (когда)	1.Когда это нужно сделать?2. Когда это было сделано?3. Когда это следует сделать?4. Когда это еще можно сделать?5. Когда это еще следует сделать?
Обоснование	Why (почему)	1.Почему он это делает?2. Почему это следует делать?3. Почему следует это делать здесь?4. Почему это следует делать именносейчас?5. Почему это делается таким способом?
Метод	How (как)	1.Как нужно это сделать?2. Как это сделано?3. Как это должно быть сделано?4. Можно ли использовать такой метод вдругом месте?5. Есть ли другой способ сделать это?
Затраты	How much (сколько)	1.Сколько это стоит сейчас?2. Сколько это будет стоить послеулучшения?

Мы рассмотрели наиболее известные методики. Нет ни одной универсальной методики, которая могла бы сразу охватить все аспекты исследуемой проблемы. Все руководители в своей деятельности должны использовать методики и инструменты формирования и развития имиджа. Ведь имидж залог успеха современного менеджера.

Таким образом, выше перечисленные инструменты и методики позволят разработать современным руководителям свой эффективный имидж.

норма этикет инструмент имидж руководитель

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Личность руководителя играет в бизнесе очень важную роль. Часто именно по личности судят о компании в целом. Воспитанность и другие необходимые качества, этичное поведение и поступки руководителя всегда "на виду" у подчиненных.

Этикет — это совокупность правил поведения, регулирующих внешние проявления человеческих взаимоотношений (обхождение с окружающими, формы общения и приветствия, поведение в общественных местах, манеры и одежду). Этикет, как и общение, можно условно разделить на деловой и неофициальный.

Во все времена были и есть люди с разным отношением к этикету. Это отношение зависело и зависит от воспитанности, образования и развития моральных потребностей личности, которые предполагают наличие желания нравственного отношения к себе со стороны окружающих и такого же желания нравственно относиться к людям. Хорошее знание и выполнение норм этикета является одной из составляющих привлекательного имиджа.