Вознаграждения, выплаченные работникам, по договорам гражданско-правового характера на практике включаются в состав различных расходов организации.
Если работы по договору гражданско-правового характера связаны с созданием, покупкой, модернизацией или реконструкцией основных средств, доведением их до состояния, пригодного к использованию, а также с созданием или покупкой нематериальных активов, вознаграждение отражается по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы".
Если выполненные работы не связаны с производством и реализацией продукции организации (например, организация отдыха сотрудников, проведение спортивных мероприятий), то вознаграждение по договорам гражданско-правового характера включается в состав прочих расходов.
С внештатным работником можно заключить либо срочный трудовой договор, либо договор на выполнение работ (договор подряда). Оформить такой договор несложно, но следует учитывать, что при желании работника срочный договор может легко превратиться в бессрочный, например если по окончании действия контракта внештатный работник продолжает работать или, обратившись в трудовую инспекцию, докажет, что работа носит постоянный характер. В этом случае организации придется менять штатное расписание и принимать ряд других мер. Чтобы избежать этих проблем, лучше заключить с внештатным работником гражданско-правовой договор.
Рассмотрим преимущества, которые появляются при заключении договора подряда с внештатным работником.
Во-первых, с вознаграждения по такому договору не надо платить взносы в ФСС РФ. А если не упомянуть в нем о взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, то их тоже платить не придется.
Во-вторых, можно минимизировать ЕСН. Так, внештатному работнику можно не только оплатить его труд, но еще возместить некоторые понесенные расходы, например на покупку материалов. В данной ситуации лучше заключить два договора: один - на выполнение работ и второй договор купли-продажи материалов. Тогда средства, выданные по второму договору, ЕСН облагаться не будут.
В-третьих, выплаты по договорам подряда целиком можно включить в расходы на оплату труда (п.21 ст.255 НК РФ[79]) при экономическом обосновании данных затрат.
Заключать договор подряда выгодно для внештатного работника, так как он сэкономит на НДФЛ, поскольку сумму вознаграждения подрядчик сможет уменьшить на профессиональный налоговый вычет (ст.221 НК РФ[80]). Чтобы получить такой вычет, внештатный работник должен написать заявление в произвольной форме на имя руководителя организации-заказчика с просьбой его предоставить и принести бухгалтеру все подтверждающие документы (чеки, накладные и пр.).
Однако гражданско-правовой договор имеет и свои минусы. Дело в том, что такой договор неизбежно привлечет внимание налоговых инспекторов при выездной налоговой проверке. Они могут признать его трудовым договором, и если это произойдет, то организацию могут оштрафовать за подмену трудового договора договором подряда. Кроме того, организации придется еще выплатить работнику некоторые суммы (например, компенсацию за отпуск), а также перечислить недоплаченные налоги (ЕСН, НДФЛ, взносы в ПФР). Заметим, что признать договор подряда трудовым проверяющие могут только в судебном порядке.
Чтобы избежать неприятностей, можно воспользоваться следующими рекомендациями. Если организация привлекает специалиста для работы, которую выполняют штатные работники, то руководитель должен быть готов к претензиям проверяющих. Нужно будет убедить контролеров, что эти работы без помощи внештатного работника в данный момент не могут быть выполнены. Аргументом может быть, например, большой объем работ, временная нетрудоспособность, командировка или низкая квалификация, отпуск или болезнь штатного специалиста и т.п. Таким образом, целесообразно заранее подготовить необходимые распоряжения, приказы и другие документы[81].
Если договор подряда необходимо заключить на продолжительный срок, то лучше предусмотреть поэтапную сдачу работ. Тогда рассчитываться и подписывать акты приема-сдачи стороны будут после каждого выполненного объема работ. Отметим, что в договоре подряда не следует устанавливать постоянные ежемесячные выплаты. Лучше поставить размер вознаграждения в зависимость от каждого объема работ, в таком случае итоговая сумма будет указана в акте выполненных работ.
Возможна ситуация, когда штатный работник во время нахождения в очередном отпуске привлекается на разовые работы. Тогда оплату по договору подряда нельзя признать оплатой труда и возникают сложности с учетом ее для налога на прибыль.
Допустим, что штатный работник уходит в очередной отпуск. Во время отпуска его работодатель предлагает ему, например, разработать методические материалы по внутренней системе качества в данной организации. При этом заключается договор подряда на выполнение работы с сотрудником, который фактически находится в отпуске. Рассмотрим подробнее, как можно учесть расходы по такому договору для налогообложения прибыли.
Пункт 21 ст.255 НК РФ[82] к расходам на оплату труда относит расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда). Данная норма по формальному признаку позволяет учесть в составе расходов для налога на прибыль только выплаты по гражданско-правовым договорам, заключенным с лицами, не состоящими в штате организации-налогоплательщика. Однако, на наш взгляд, неправомерно включать в оплату труда вознаграждения по гражданско-правовым договорам. Данные понятия относятся к совершенно разным отраслям права: первое - к трудовому праву, второе - к гражданскому. Применительно к гражданско-правовым договорам в принципе не может быть использован термин "работник"; в частности, исполнитель по договору подряда.
Наличие указанной нормы в ст.255 НК РФ[83] свидетельствует о том, что можно учесть расходы только по гражданско-правовым договорам, заключенным с лицами, не состоящими в штате организации. Однако это еще не основание для непризнания расходов по таким договорам со штатными работниками в налоговом учете. К тому же в ст.270 НК РФ[84] подобные расходы не называются среди тех, которые не принимаются для налога на прибыль. Так как гражданско-правовые договоры сотрудники заключают просто как физические лица, а не как работники. Поэтому данная норма здесь неприменима.
Этим документом (актом) обосновываются расходы у заказчика, который должен вести учет объемов работ, и времени их выполнения. Кроме того, не стоит забывать, что для признания затрат для целей налогообложения прибыли налогоплательщик должен подтвердить их экономическую оправданность. При этом экономически оправданные расходы – это затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота[85].
Согласно указанным документам Росстата для приемки выполненных подрядных работ применяется Акт по форме № КС-2, который по своей сути является расчетом стоимости выполненных работ за отчетный период. Так как, согласно ст. 709 ГК РФ[86] стоимость выполненных работ определяется как издержки подрядчика плюс его вознаграждение, то форма КС-2 должна отражать полную стоимость выполненных работ с учетом вознаграждения подрядчика (см. Приложение 2).
Акт по форме №КС-2 составляется на основании данных Журнала учета выполненных работ (форма №КС-6а), который ведет подрядчик. На основании данных Акта о приемке выполненных работ заполняется Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма №КС-3), в которой выполненные работы и затраты отражаются исходя из договорной стоимости, с учетом общего объема работ, выполненных с начала строительства конкретного объекта. Данная справка служит для расчетов заказчиков с подрядчиками за выполненные работы. На основании этих первичных документов ведется бухгалтерский учет выручки, расходов на строительно-монтажные работы и их списание, определение стоимости основных средств и т. д.
Для приемки всех выполненных строительно-монтажных работ различного назначения, а также для осуществления расчетов между заказчиком и подрядчиком, последним оформляются и предоставляются соответствующие документы:
- акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2);
- справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3).
Эти первичные документы учитываются в бухгалтерском и налоговом учете. И от того, насколько грамотно составлены формы КС-2 и КС-3, зависят налоговые обязательства. Поэтому важно научиться правильно, составлять формы КС-2 и КС-3, так как это позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и снизит риски возникновения споров.
При заполнении форм КС-2 и КС-3 нужно помнить, что эти документы фиксируют не столько факт передачи работ от подрядчика к заказчику, а используются для расшифровки всех произведенных работ и их стоимости.
На основании акта по форме № КС-2 составляется справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3). Следует учесть, что оба этих первичных документа следует рассматривать как нечто единое и цельное, так как друг без друга эти формы №№ КС-2 и КС-3 силы не имеют.
Форма № КС-3 - это документ, подтверждающий стоимость выполненных работ (см. Приложение 3).
Важно помнить, что стоимость выполненных работ в акте о приемке выполненных работ (форма № КС-2) указывается без учета налога на добавленную стоимость (НДС). А в справке о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) отдельно указывается сумма стоимости работ без учета НДС (налогооблагаемая база); затем отмечается сумма НДС по ставке, принятой законодательством на момент составления документов. Также отдельно указывается сумма выполненных работ с учетом НДС.