- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
- намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить».
Правила внешнего оформления делового письма
Важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева - около трёх сантиметров, справа - около полутора. Они необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Не следует забывать и о шрифте. Он принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.
Кроме того, для удобства необходим регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма.
Заключение
Делая вывод по данной работе, нужно заметить, что культура делового письма заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм современного русского языка и правил этикета служебного документа, так и в умении выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для официально-делового письма. К этому можно так же добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность.
Можно хорошо знать нормативы оформления и составления документов, изо дня в день заниматься делопроизводством, но не владеть в достаточной степени навыками написания деловых бумаг и документов. Не представлять отличий языка документа от других разновидностей современного русского языка, не знать языковых трудностей этого специфического языка, не уметь редактировать деловые бумаги – иными словами, не владеть культурой деловой письменной речи. А низкая деловая культура написания деловых бумаг показывает не только недостаточный уровень компетентности конкретного государственного служащего, но и соответствующим образом влияет на репутацию того учреждения, которое он представляет.
Список использованной литературы
1. Афанасьева Л. Культура деловой переписки // Путь к успеху. - 1995. - N 4. - С.33-37.
2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993 – 74с.
3. О.И. Семянкова Нормы правописания в деловом стиле. Электронный учебник.
4. Т.В. Печникова, А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.
5. «Этика делового общения», И.Н. Браим, Минск, «Жизнь», 1996.