Портфолио
делового человека
Особенности делового стиля
Официально-деловой стиль – это разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административно-общественной деятельности. Официально-деловой стиль реализуется в устной и письменной формах.
Стиль и смысловое содержание деловой документации должны подчиняться следующим требованиям:
- точность изложения информации: текст не должен допускать двоякого толкования, каждое предложение должно быть однозначным;
- лаконичность передачи информации;
- использование языковых клише, облегчающих восприятие текста;
- нейтральный тон изложения.
Официально-деловая документация составляется и читается официальными лицами. Составители деловых документов абстрагированы от своей индивидуальности и выступают как представители той или иной организации. В связи с этим важна установка на отсутствие экспрессивных языковых средств.
Личная документация
1. Составление заявления
Заявление – документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Структура заявления
- Наименование адресата – должность, фамилия, инициалы (в родительном падеже).
- Фамилия, инициалы подавшего заявление (в родительном падеже). Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес.
- Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
- Текст заявления.
- Опись прилагаемых документов.
- Подпись заявителя (внизу справа).
- Дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами.
Составление доверенности
Доверенность – документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.
Структура доверенности на получение денег
- Наименование документа.
- Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.
- Фамилия, имя, отчество (иногда должность), адрес, паспортные данные доверенного лица.
- Содержание доверенности (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ – ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).
- Подпись доверителя.
- Дата выдачи доверенности.
- Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.
- Дата удостоверения и подпись.
Расположение частей доверенности:
- наименование документа – в центре;
- текст – с красной строки;
- дата – слева, подпись – справа;
- под датой и подписью – место, чтобы заверить документ.
3. Составление объяснительной записки
Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.
- Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).
- Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.
- Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
- Текст объяснительной записки.
- Опись прилагаемых документов.
- Подпись (внизу справа).
- Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).
4. Составление расписки
Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.
- Наименование документа (в центре, с заглавной буквы).
- Фамилия, имя, отчество лица, дающего расписку.
- Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.
- Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках пропись.).
- Подпись получателя (справа).
- Дата составления расписки (слева).
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
Доверенность
Доверенность
Я, Зябликова Елизавета Валерьевна, доверяю Ивановой Любови Юрьевне получить в научно-исследовательском институте «Импульс» мою заработную плату за январь 2006 года.
15 февраля 2006 Е.В.Зябликова
Подпись Л.Ю.Ивановой _____________________________
Удостоверяю
Директор ______________________________ С.С.Горбунов
15 февраля 2006 Печать.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Директору
московской средней школы №120
Скворцову А.Н.
от учащегося 8 «Б» класса
Иванова Александра
заявление.
Прошу Вас разрешить мне отсутствовать на занятиях в школе 3 марта 2006 года, так как в этот день пройдут спортивные соревнования на призы Правительства Москвы.
Меня включили в юношескую сборную по плаванию Всероссийского спортивного общества «Динамо» для участия в этих соревнованиях.
15 февраля 2006 г. А.Иванов
Расписка
Расписка
Я, руководитель волейбольной секции спорткомплекса «Олимпийский» Гусев Петр Петрович, взял у завхоза Никифорова С.С. для проведения тренировок 20 (двадцать) мячей волейбольных.
Срок возврата мячей – 25 февраля 2006 года.
15 февраля 2006 П.П.Гусев
.
Деловое письмо
Понятие делового письма, виды деловых писем
Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т.д. Таким образом, деловое письмо – письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организации.
Письмо должно соответствовать конкретному типу письма (письмо-запрос, ответное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).
По содержанию и назначению письма могут быть следующих типов:
- письмо-сообщение (информационное);
- сопроводительное письмо;
- письмо-инструкция;
- гарантийное письмо;
- письмо-просьба;
- письмо-запрос;
- оферта (письмо-предложение);
- письмо-напоминание;
- письмо-приглашение;
- рекламация (письмо-претензия);
- письмо-подтверждение;
- письмо-благодарность;
- письмо-ответ.
Текст письма должен быть 1) лаконичным, 2) последовательным, 3) убедительным, 4) корректным.
Перечень возможных реквизитов отправителя:
1) наименование организации;
2) почтовый адрес;
3) номера телефонов;
4) номера факсов;
5) счета в банке;
6) адрес электронной почты.
Перечень реквизитов заголовочной части:
1) дата составления письма;
2) регистрационный номер;
3) заголовок к тексту.
Заголовок к тексту – это краткое содержание документа (отвечает на вопросы о ком? о чем?). Например: О сроках сдачи объектов в эксплуатацию
О семинаре на тему «…»
О возобновлении поставок товара…
О посылке каталогов…
Перечень реквизитов адресата (получателя):
1) наименование организации в именительном падеже;
2) название структурного подразделения в именительном падеже;
3) должность;
4) фамилия и инициалы;
5) почтовый адрес получателя.
Письмо-рекламация
ООО «Гром» Директору ОАО «Свияга»
195752, Санкт-Петербург г-же Ахромеевой М.С.
пр. Космонавтов, 62 193155, Санкт-Петербург
Тел. 172-11-24 Комендантский пр., 18
Факс (812)172-12-55
Промстройбанк Гл. бухгалтеру перечислить на р/с 000
Р/с 01152768… «Гром» 50 000 рублей до 25.08.05
05.08.05 №596 Ахромеева 07.08.05.
О возмещении убытков
Уважаемая Мария Сергеевна!
При эксплуатации оборудования, купленного на Вашем предприятии (коммерческий контракт 55/1 от 01.07.05), обнаружены технические недостатки, устранение которых обошлось нашему предприятию в 50 000 рублей. Недостатки были выявлены в присутствии представителя Вашего предприятия г-на Симайло А.Н. (акт от 05.08.05 №36).
На основании изложенного просим в течение 20 банковских дней (согласно контракту) перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.
Приложение: акт №36.
С уважением
Коммерческий директор _______________Подпись
Н.П.Свиридов
Главный бухгалтер _______________Подпись
А.С.Симухина
Структурная схема делового письма
Структура текста | Речевые конструкции |
| 1. ОбращениеИспользуется стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество).Возможно использование прилагательных.Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить. | Уважаемый господин Иванов!(многоуважаемый, господин директор!высокоуважаемый (к высокопоставлен-ным чиновникам))Дорогой (к хорошо Фридрих!знакомому адресату)Уважаемые господа!дамы и господа! коллеги! |
| 2. Вводная частьИзлагается повод для письма | В связи с…Согласно контракту от 21.01.04 №15/10…Нами рассмотрены Ваши предложения |
| 3. Основная частьФормулируется главная цель письма: сообщение; предложение; отказ; ответ; запрос; просьба; гарантия; напоминание; приглашение; благодарность; рекламация.Суть дела излагается от первого лица в ед.ч. или мн.ч., а также от третьего лица. Необходимо четкое деление на абзацы (абзац – замкнутая смысловая единица). | Рады сообщить Вам…Информируем Вас о том, что…Извещаю, что…Ставлю Вас в известность, что…Сообщаю Вам, что…Имеем честь предложить Вам…К сожалению, мы не можем принять…Компания не может принять Ваши условия…Со своей стороны хотели бы попросить…Просим рассмотреть вопрос/подтвердить заказ/ сообщить о решении…Прошу ответить…Просим выслать…Направляем Вам…Высылаем Вам…Напоминаем Вам…Подтверждаю, что… |
| 4. ЗаключениеВыражается надежда на ответ, на положительное решение вопроса, выражается признательность, пожелание, чтобы переписка была продолжена и т.п. | Надеемся получить ответ в ближайшее время…Просим ответить в двухнедельный срок…Ожидаем Вашего согласия…Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество (продолжение нашего сотрудничества)…Заранее благодарны…Искренне Ваш…С уважением… |
Письмо-заявка