Как писать записки. Многие люди никогда не преодолеют третьей ступеньки скользкой лестницы, которая ведет к успеху. Почему? Во многих случаях потому, что хотя они и смогли навести лоск на свой имидж, но им не удалось сделать то же в отношении своей внутренней переписки - записок в частности.
Начинающие работники должны использовать этот вид внутренней переписки с особой осторожностью. Если Вы рассылаете слишком много записок, ваши коллеги и служащие начнут думать, что Вы заинтересованы в прибылях фирмы, производящей бумагу, или что у вас слишком мало работы. Задача записки состоит в том, чтобы довести одну и ту же информацию (свежие новости компании, должностные характеристики и т. д.). Если ваша записка не отвечает этим критериям, то не посылайте ее. Забавно, исследования показали, что у многих менеджеров подготовка обычной записки отнимает почти час. Если служащий получает 35 тысяч долларов в год, то это означает, что одна записка компании может стоить 15 долларов 75 центов. Для быстрой подготовки эффективных, профессиональных записок изучите следующие предложения.
Уделяйте своим запискам такое же внимание, какое Вы уделяете корреспонденции, рассылаемой вашим клиентам и заказчикам, т. е. проверяйте и еще раз проверяйте.
Сделайте ваши записки эффективным инструментом. Если, например, Вы просите дать короткий ответ на вашу записку, обозначьте для него место прямо на ней. Тогда Вы сэкономите время получателя записки, которому не нужно будет сочинять новый документ, у вас же появляется возможность получить от исполнителя более быстрый ответ.
Если Вы рассылаете записки людям одного профессионального уровня, перечислите их фамилии в алфавитном порядке.
Если Вы рассылаете записки людям различного профессионального уровня, перечислите их по рангу.
Когда следует использовать конверты с обратным адресом? Как требует этикет - всегда, когда Вы посылаете кому-то письмо и просите прислать вам письменный ответ, обязательно вложите для этого в ваше письмо конверт с маркой или специальный конверт бизнес-типа. Такая предусмотрительность свидетельствует о высоком классе.
Как готовить коммерческие предложения. Каждый хочет готовить такие коммерческие предложения, которые выделяются среди других, т. е. в убедительной манере. Конечно, решающим в таком предложении будет его содержание, но и форма и манера изложения материала не безразличны для потенциальных заказчиков и клиентов. Вот пять способов, которые помогут придать вес вашим коммерческим предложениям.
Тщательно готовьте материал. Шлифуйте ваше коммерческое предложение так, чтобы оно соответствовало специфическим интересам и нуждам вашего заказчика или клиента. Такая направленность вашего документа позволит добиться определенного преимущества. Будет совершенно ясно, что Вы считаете свое предложение достаточно важным, так как подготовили его с особой тщательностью. Во многих случаях на заказчика и клиента произведут впечатление ваша инициатива и дополнительные усилия, которые Вы приложили.
Подготовьте профессиональное и вежливое сопроводительное письмо. Запомните, что люди покупают в первую очередь у людей, а потом уже у фирмы.
Если Вы получили телефонный звонок от вашего потенциального заказчика или клиента, то обязательно выполните его просьбу как можно быстрее.
Как только Вы узнаете о принятом решении, пошлите письмо с выражением благодарности. Если ваша фирма выиграла - выразите признательность. Но даже если ваша фирма не победила, все равно письменно поблагодарите за то, что ваша заявка была рассмотрена. Это письмо продемонстрирует ваше внимание к деталям и высокий класс работы, которые Вы проявите в следующий раз (или могли бы проявить).
3.Оформление делового письиа
Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.
1. Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
o название организации;
o физический адрес организации;
o телефон и факс;
o web-сайт и e-mail.
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
2. Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
3. Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.
Пример:
Исх. №546 от 03.03.2009 на вх. №321 от 01.03.2009
4. Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Пример:
Генеральному директору
ООО «ПервоСклад»
Карнахину Д.В.
Уважаемый Дмитрий Владимирович!
5. Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.
К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
6. Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.
Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
7. Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.
Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.
Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
8. Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.
Пример:
К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
o акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
o счёт-фактуры.
С уважением, товаровед торговой фирмы «СтройМаркет» Кочетковой И.А.
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) - печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.
3.1. Деловое письмо и его функции.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это -
информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо
обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается
воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности.
Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.
Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.