Специфическая особенность деловой речи – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, различаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например: [12]
| ЖЕЛАТЕЛЬНО | НЕЖЕЛАТЕЛЬНО |
| предоставить в пользование | предоставить для использования |
| направить на рассмотрение | выслать на рассмотрение |
| передать в управление | передать для управления |
| оказывать содействие | оказывать помощь |
| осуществлять контроль | вести контроль |
| вносить предложения | давать предложения |
| предоставить кредит обладатьправом | выдать кредит владеть правом |
| вступать в силу | входить в силу |
| пострадать в результате событий | пострадать в событиях |
Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.
Конструкции с отглагольным существительным
В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:
«оказать содействие», а не «посодействовать»
«оказать помощь», а не «помочь»
«произвести уборку», а не «убрать»
«провести учет», а не «учесть»
«оказать поддержку», а не «поддержать»
«произвести ремонт», а не «отремонтировать».
Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Появление таких конструкций, очевидно, связано с тем, что содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме. [9]
Ограниченное употребление глаголов в личной форме
Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как правило, употребляются в неопределенно-личном значении:
«Комиссией проведена проверка и установлено...»,
«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».
С этим же явлением связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает ...»)
«Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электромеханическое оборудование» (а не: «Московские организации поставят...»)
«Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент внешних связей Правительства Москвы прорабатывает...»). [8]
Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами, например:
«В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению Мэрии». «Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов».
Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) – ключевое действие – предмет действия. [12]
Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может также выноситься в начало текста, например:
«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».
«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала «Россия».
В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:
«Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посольство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение)».
«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, нa уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».
«Сообщаем (главное предложение), что с 21.02 по 07.03.95 испанская авиакомпания «Иберия» предлагает авиаперелеты по сниженным ценам (придаточное предложение)».
«При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение)».
При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом. [12]
В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», «вследствие того, что».
Особый тип предложений, свойственных деловой речи, – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:
«При проработке данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению:
оно не должно располагаться на уровне одного этажа;
должно иметь не менее двух залов площадью 35–40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;
должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2–3 чел. каждый и один зал для заседаний;
помещение не должно требовать ремонта;
необходим ряд помещений технического назначения».
Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:
если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;
если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.
Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами, например:
Вместо:
«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать О КС»
Рекомендуется:
«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС».
Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями, например:
Неправильно:
«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые .финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект»
Правильно:
«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект».
Неправильно:
«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку»