Документация по претензионной деятельности
1 Претензии
Претензией оформляют обоснование требований одной организации к другой, которые касаются нарушения договорных обязательств. Согласно действующему законодательству письменные претензии — средство досудебного урегулирования разногласий на добровольных основах. Письменные претензии не являются обязательной стадией, предшествующей подаче иска в хозяйственный суд.
Следует иметь в виду, что порядок досудебного урегулирован хозяйственных споров не распространяется на споры о признании договоров недействительными, споры о признании недействительными актов государственных и других органов, предприятий и организаций, не отвечающих законодательству и нарушающих права и охраняемые законом интересы предприятий и организаций, споры о взыскании задолженности по опротестованным векселям, споры о взыскании штрафов Национальным банком Украины с банков и других финансово-кредитных учреждений, а также на споры об обращении взыскания на заложенное имущество.
Претензии (иначе — рекламации) могут быть представлены относительно количества и качества продукции, расчетов просрочки в поставке товаров, порчи и утраты грузов и других нарушений договорных условий.
Претензии могут быть поданы в определенные сторонами сроки. Например, претензии по количеству и качеству товаров покупатель (получатель) может подать отправителю не позднее чем через 10 дней после составления коммерческого акта. В свою очередь, поставщик товара, получив претензионное письмо, может рассмотреть его и сообщить покупателю о согласии удовлетворить претензию или об отказе с указанием мотивов.
Претензии к транспортным организациям о возмещении убытков за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза подают на протяжении шести месяцев. Упомянутый срок исчисляется запорчу или частичную утрату груза со дня составления претензии, а по претензии относительно полной утраты груза — по истечении 30 суток со дня окончания срока поставки.
В соответствии с уставом железных дорог, водного и воздушного транспорта, правилами перевозки грузов автотранспортом органы транспорта могут рассмотреть заявленную претензию в трехмесячный срок и сообщить заявителю о принятом решении. Если претензия касается перевозки грузов, осуществляемой различными видами транспорта по одному документу, то срок ее рассмотрения увеличивается до шести месяцев. Претензии об уплате излишних сумм штрафов рассматриваются транспортными организациями в течение 45 дней.
Днем предоставления претензии считается день сдачи ее на почту, который определяется по почтовому штемпелю, или день вручения заявления поставщику, который устанавливается по дате расписки.
Претензии и приложенные к ним документы составляют, как правило, в трех экземплярах: первый предназначен поставщику, второй остается у заявителя, а третий прилагается к исковому заявлению, если дело передается в хозяйственный суд.
В случае подачи претензии к транспортной организации необходимо оформлять документацию в четырех экземплярах (один экземпляр — в адрес поставщика).
По форме претензии составляют согласно единым требованиям, которые предъявляются к письмам, однако содержание претензий изменяется в зависимости от вида претензии. Например, в связи с недостачей товаров (продукции) претензия содержит:
сообщение о прибытии товара с указанием станции или порта отправления и станции или порта назначения, даты прибытия, наименования парохода или номера вагона, номера договора, согласи которому прибывает партия продукции;
наименование полученного груза и документацию на него (номер и дату счета, платежного требования);
данные о состоянии прибывшего товара (качество и количество, наименование недополученных ценностей в количественном и денежном выражении);
предлог или основание для подачи претензии, т. е. где, когда и при каких обстоятельствах выявлена недостача ценностей, кем и как оформлена;
возможные причины недостачи товаров;
конкретные требования потерпевшей стороны;
порядок и сроки выполнения требований, если сроки не определены специальным нормативным актом;
банковские реквизиты заявителя;
перечень приложений с указанием количества листов.
Претензия должна быть подтверждена документами, которые имеют полную доказательную силу для обеих сторон. К претензии по недостаче товаров прилагаются коммерческий акт, удостоверяющий недостачу, транспортные документы (накладные, квитанции о перевозке грузов и т. п.), расчет суммы недостачи и другие документы, которые подтверждают правомерность подаваемой претензии.
Документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются в оригиналах или надлежащим образом заверенных копиях. Документы, имеющиеся у другой стороны, могут не прилагаться к претензии с указанием об этом в претензии.
К претензии об уплате денежных средств может прилагаться платежное требование-поручение на сумму претензии.
К рекламациям на качество товаров необходимо прилагать акт государственной экспертизы о недоброкачественности товара, расчет суммы уценки и штрафа с указанием количества и стоимости забракованного товара, транспортные накладные, коммерческие акты и другие документы, обосновывающие требование.
При ответе на рекламацию возможны такие варианты:
—если решение еще не принято — сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;
—если претензия удовлетворяется полностью или частично — отмечаются срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате отмечаются признанная сумма, номер и дата платежного поручения.
Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие обосновывающие документы.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — при удовлетворении претензии, заказным письмом с приложением всех документов — при отказе в удовлетворении претензии.
Образцы письменных претензий
Образец № 1
Укрречфлот Завод железобетонных
судостроительный завод конструкций
ул. Набережно-Луговая ,9 пр.Ленина,10
г.Киев,02038 г.Харьков
тел.417-50-41 61005
12.04.2005 № 02-13/196
Претензия на сумму 1227 грн 85 коп.
В связи с недопоставкой Вами в I квартале 2005 года металлоизделий Вы обязаны на основании пункта 16 договора, подписанного 18 января, уплатить нам неустойку.
Согласно приложенным расчетам сумма причитающейся нам неустойки составляет 1227 грн 85 коп.
Просим эту сумму перечислить на наш расчетный счет № 2600901315451 в Подольском отделении Промстройбанка г. Киева.
При неполучении от Вас на протяжении 10 дней суммы претензии или обоснованного возражения дело о взыскании этой суммы будет передано в хозяйственный суд.
Приложение: расчет неустойки за I квартал 2005 года.
Директор завода (подпись) (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
Образец № 2
Претензия на сумму 1564 грн
В связи с недопоставкой в III квартале 2005 года хлопчатобумажных тканей на основании пункта 12 договора, подписанного 2 января 2005 года, Вы обязаны уплатить нам неустойку.
Согласно прилагаемому расчету сумма причитающейся нам неустойки составляет 1564 грн.
Просим эту сумму перечислить на наш расчетный счет № 2600535916482 МФО 351018 в Московском отделении Промстройбанка г. Киева. При неполучении от Вас на протяжении 12 дней суммы претензии или обоснованного возражения дело о взыскании этой суммы будет переедено в хозяйственный суд .
Приложение: расчет неустойки за ІІІ квартал 2005года.
Директор завода (подпись) (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
12.11.2005
Образец № 3
Фирменный бланк Адрес организации предприятия (куда направляется претензия)
О выплате штрафа за задержку поставки товаров
По контракту от____ № _____ Вы были обязаны поставить фирме товар ____
стоимостью____ в количестве ____ по цене ___за штуку.
Однако в нарушение указанного контракта товар был поставлен с опозданием в ____дней (не поставлен к этому времени).
На основании ____контракта фирма начисляет Вам штраф в размере ___% ОТ стоимости не поставленного в срок товара на сумму ___согласно такому расчету:
Просим указанную сумму штрафа перечислить в 30-дневный срок на наш расчетный счет № ____________в_________ банке.
В случае неуплаты упомянутой суммы в названный срок дело будет передано
Хозяйственный суд.
Директор завода (подпись) (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)
Образец № 4
Фирменный бланк Адрес организации,
предприятия (куда направляется претензия)
С сожалением сообщаем, что один компрессор из партии, отправленной Вами по железнодорожной накладной № 118274, прибыл в поврежденном состоянии.
По акту приемки № 129, который прилагается, видно, что повреждение товара вызвано некачественной упаковкой.
Согласно § 5 нашего договора мы имеем право на скидку с фактурной стоимости. Мы согласны принять этот товар со скидкой 15 % с его фактурной стоимости.
В случае Вашего несогласия мы будем вынуждены вернуть товар обратно с отнесением Всех расходов на Ваш счет.
Просим срочно ответить.
Директор (подпись) (инициалы, фамилия)
Образец № 5
Фирменный бланк Адрес организации, предприятия
(куда направляется претензия)
Уважаемые______________________________________________
передаем Вам акт-сообщение на недостачу
__________________________________________________________________
(наименование товара)рейс________________________________________________________
Вышеуказанная недостача была зафиксирована официальными портовыми и таможенными властями в порту ________в присутствии капитана
судна, который подписал указанный акт-сообщение и тем самым признал недостачу груза.