Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз

1. РОЛЬСЕКРЕТАРЯ ВУЧРЕЖДЕНИИ

Секретарюв наших учрежденияхотводитсяважная роль.Он оформляетделовую переписку,осуществляетсвязь с другимиорганизациями,встречаетсяс людьми, которыеобращаютсяс разнообразнымизаявлениями,просьбами,вопросами. Этоего заботапосоветовать,как быстрееоформить документы,проследить,чтобы вовремяотправить ответна поступающиев учрежденияписьма.

Секретарь-машинистка- это первыйпредставительучреждения,к которомуобычно обращаетсяпосетитель.Доброжелательноли разговариваетона с людьми,умеет ли датьделовой, правильныйсовет, какойпорядок у неев приемной –из всего складываетсяпервое впечатлениеоб учреждении.

Профессиясекретарятребует отчеловека, избравшегоее, высокойподготовленности,целого комплексаличных и деловыхкачеств, обусловленныхспецификойсекретарскоготруда. Профессиясекретаряотносится кобслуживающим.Задача секретарязаключаетсяв том, чтобыосвободитьруководителяот выполнениянетворческих,вспомогательно-техническихопераций. В егообязанностивходит выполнениебольшого объемаработ по сбору,составлению,оформлению,обработкеустной и документнойинформации,а также поорганизацииприема посетителей,подготовкесовещаний изаседаний, потелефонномуобслуживаниюи т.п. очень важнымфактором вработе секретаряявляется хорошийделовой контактс руководителем,умение выполнятьработу в стилеруководителя.

Видыработ, праваи обязанностисекретарейв различныхучрежденияхмогут отличатся.Это обусловленохарактеромработы учреждения,наличием илиотсутствиемспециальныхподразделений.

Девушки,получившиеспециальностьсекретаря-машинистки(обучаются этойпрофессиитолько девушки),работаютмашинистками,так и секретарями-машинистками.

Основныеобязанностимашинистки– печатаниеразличнойдокументации,рукописныхкниг, статейи др.

Секретарь-машинисткавыполняет двеосновные функции:работает сдокументамии осуществляетбездокументноеобслуживаниесотрудниковуправленческогоаппарата ипосетителей.К операциямпо бездокументномуобслуживаниюотносятсятакие, как выполнениетехническихфункций пообеспечениюработы руководителя,подготовказаседаний исовещаний,организацияприема посетителей,телефонноеобслуживание,подготовкакомандировок,планированиесвоей работы.На работы побездокументномуобслуживаниюсекретарьзатрачивает55-60% рабочеговремени. Остальныеобязанности:составление,оформление,редактированиеслужебныхдокументов,регистрация,контроль исполнения,подшивка в делаи передача нахранение документов,стенографирование,расшифровкаи оформлениена пишущеймашинке документов– относятсяк документномуобслуживанию.Участвуя всоздании документов,секретарьпечатает ихна пишущеймашинке, отправляетадресатам,стенографирует,а также работаетс диктофоном.Небольшую пообъему илисрочную машинописнуюработу обычновыполняетсекретарь. Иногда секретарьпо поручениюруководителясамостоятельноготовит проектыприказов иответы на поступающиеписьма и запросы.В этих случаяхруководительизлагает сутьдокумента, асекретарьсоставляеттекст, печатаетего на пишущеймашинке, даетна подписьруководителюи отправляет.

Припомощи стенографирования– скоростногописьма, котороеведется припомощи краткихзнаков и в несколькораз превосходитпо скоростиобычное письмо,секретарь ведетпротоколызаседаний,записываеттелефонограммы,приказы, распоряжения,письма и такдалее, диктуемыеруководителем.Стенографическуюзапись онарасшифровываети перепечатываетна машинке. Внастоящее времяв учрежденияхприменяютсядиктофоны.Руководительдиктует текстдокументов,который записываетсяна диктофоннуюленту аппарата.Далее секретарьперепечатываеттекст на машинке.

Бездокументнаяработа секретаря– это связьруководителяпо телефонус абонентами,организацияприема работниковаппарата ипосетителей,подготовкаи обслуживаниеразличныхсовещаний идр. зная круглиц, с которыминеобходимонапрямую соединятьруководителя,а также знаяфункции всехсотрудниковучреждения,секретарь"фильтрует"все вызовы,соответственнопереключаяих на сотрудников,компетентныхв различныхвопросах.

Ответственнаяроль секретаряи в организацииразличныхсовещаний.Секретарьподбираетсоответствующиедокументы, принеобходимостипечатает ихна машинке ираспространяетих среди работниковбудущего совещания.По составленномусписку приглашаетучастниковсовещания потелефону илирассылаетпригласительныебилеты, снабжаетприсутствующихбумагой, карандашами,непосредственноперед совещаниемрегистрируетего участников.

Спецификаработы секретарязаключаетсяв том, что емуприходитсяне только выполнятьоперации снеодушевленнымипредметамитруда (документы,техническиесредства), нои осуществляетмногочисленныеконтакты слюдьми6 руководителем,сотрудниками,посетителями,телефоннымиабонентами.Следует учитыватьи то, что секретарюприходитсясталкиватьсяс большимразнообразиемрешаемых задач,значительнымиразличиямив них по степенитрудности,необходимостьюпараллельновыполнятьнесколькоработ. Нередконеполадки вработе секретаряявляются следствиемего негативныхделовых илиличных качеств.Невозможноэффективновыполнятьработу, еслисекретарь неимеет полногопредставленияо роли и задачахсвоего руководителяи их значенияв деятельностивсей организации,не имеет достаточнойпрофессиональнойподготовленности.

Деловыеи личные качествапри выполненииопределеннойработы проявляютсяв тесном взаимодействиии дополняютдруг друга.Знание правилприема посетителейи эффективноеих применениена практикеневозможнобез наличияу секретарятаких личностныхкачеств, какинтеллигентность,тактичность,доброжелательность.

Вдеятельностисекретаря-машинисткизначительнуюроль играетумение планироватьсвою работу,не поддаваясьтекучке дели поручений,хорошо и последовательновыполнятьобязанности.Это требуетне толькодобросовестности,но и размышлений.Секретарьдолжен разбиратьсяв структуреучреждения,быстро улавливатьсуть вопросови так далее.

Работасекретарясвязана сспецифическойособенностьюмышления –умением ориентироватьсяв человеческихотношениях,настроенияхи т.п.

Повышенытребованияи к речи секретаря.Она должна бытьчистой и четкойв произношении.Секретарюнеобходимоиметь определенныйсловарныйзапас. Такжеона должнаразвиватьспособностьлогично излагатьсвои мысли вкраткой форме.

Секретарю-машинисткев работе помогаетпамять каксловесно-логическая,так и наглядная– память налица сотрудникови посетителей.

Главнымдля секретаря-машинисткиявляетсясосредоточенностьвнимания, егораспределениеи переключение.Она зачастуюодновременнонаблюдает засигналами изкабинета начальника,за посетителями,печатает иотвечает потелефону.

Секретарь– правая рукадиректора.Поэтому онадолжна бытьответственнымза все, что поручаетей начальник.

Секретарь– это психолог.Она должнауметь слушатьи пониматькаждого посетителя,нравиться лион или нет.

Профессиясекретаря-машинисткисложна и предъявляетк ней разносторонниетребования.Но она и привлекательнаво многих отношениях.Это работаживая, она позволяетвстречатьсяс разными людьми.Приятно осознавать,что ты помогаешьлюдям, полезнаим.

2. ФОРМАОРГАНИЗАЦИИРАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИВ

ФИЛИАЛЕПАВЛОВОМЕЖРАЙГАЗ

В практикеработы российскихпредприятийи учрежденийсложились триосновные формыорганизацииработы с документами:централизованная,децентрализованнаяи смешанная.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯформа применяетсяв учрежденияхс большимдокументооборотом.Она предполагаетвыполнениевсех операцийс документамив одном структурномподразделении,например канцелярии(в общем отделе).В нашей странесоздаютсядокументационныецентры, обслуживающиенесколькоучреждений.Централизованнаясистема характернаи для организацийс очень малымдокументооборотом,в которых всеработы с документамивыполняютсекретари.Централизованнаяформа организациидокументальногообслуживаниянаиболее прогрессивнаи перспективна,но она требуеткомплексноймеханизации(в будущем –автоматизации)всех документальныхопераций.

ПриДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙформе работыс документамивсе операциивыполняютсяв структурныхподразделенияхучреждения,как правило,разобщенныхтерриториально.

СМЕШАННАЯформа (частичноцентрализованная)работы с документамисейчас используетсяв крупныхобъединениях(учреждениях)со сложнойструктуройи большим объемомдокументооборота.При такой формечасть операцийпри работе сдокументами(прием, отправка,контроль исполнения)берет на себяканцелярия,а остальныеоперации(регистрацию,формированиедел, текущеехранение) выполняютструктурныеподразделения.

Привыборе формыорганизацииработы с документамидля конкретногопредприятияили учреждениянадо учитыватьследующиефакторы:

объемдокументооборота;
характерработы предприятияи его территориальноеразмещение;
структурупредприятияи его подразделений;
техническуюоснащенностьи квалификациюруководителей,специалистови техническихисполнителей.

Наиболееважен при выбореформы организацииработы с документамиобъем документооборота,хотя он не всегдасоответствуетвеличине самогопредприятияили учреждения.Скорость прохождениядокументовв значительнойстепени зависитот постановкивсей управленческойдеятельностипредприятияв целом. Дляделения предприятийпо документооборотуиспользуюткатегорийность,предложеннуюЕГСД:

1-я категория–предприятия(учреждения)с объемомдокументооборотасвыше 100000 документовв год;

2-я категория–предприятия(учреждения)с объемомдокументооборотаот 25000 до 100000 документовв год;

3-я категория–предприятия(учреждения)с объемомдокументооборотаот 10000 до 25000 документовв год;

4-я категория–предприятия(учреждения)с объемомдокументооборотадо 10000 документовв год;

Филиал"Павловомежрайгаз"относится к4 категории,где документооборотсоставляетдо 10000 документовв год, и поэтомуздесь практикуетсяцентрализованнаяформа делопроизводства.Ее осуществляетадминистративно-хозяйственныйотдел.

Схема структурыканцелярии

илиала"Павловомежрайгаз"

прохождениедокумента вучреждениис момента созданиядо завершенияисполненияназываетсядокументооборотом.Он включаетв себя такиеосновные этапыработы с документами,как:

прием,обработка ираспределениекорреспонденции;
передачаи доставкадокументов;
учетобъема документооборота;
регистрацияи контроль заисполнениемдокументов.

Вфилиале "Павловомежрайгаз"корреспонденциюполучает секретарь,передает ееруководителю,а тот в своюочередь, наложиврезолюцию,возвращаеткорреспонденциюсекретарю.Секретарьрегистрируеткорреспонденциюв журнале регистрациивходящейдокументации,где записываютвсе необходимыесведения одокументе споследующимпостановлениемна нем делопроизводственногоиндекса и датырегистрации(Приложение№1).

Цельюрегистрацииявляется обеспечениеучета, контроляи поиска документов.Каждый документрегистрируетсятолько раз,дважды регистрироватьзапрещается.

Обязательнойрегистрацииподлежат документы,поступающиев филиал "Павловомежрайгаз"из вышестоящихорганов, напримериз ОАО "Нижегородоблгаз"(приказы поосновнойдеятельности,протоколы,служебныеписьма, телеграммы),а также предложения,заявления ижалобы граждан.

Входящаядокументациярегистрируетсяв день поступления.В делопроизводствене регистрируютсябухгалтерскиеотчеты, планыработ, поздравительныеписьма и некоторыедругие документы,указанные вперечне, которыйдан в приложениик Инструкциипо документированиюуправленческойдеятельности.На входящемдокументеотметка о егопоступленииставится напервой страницев правом нижнемуглу.

Срокиисполнениямогут бытьиндивидуальными(на каждый документ)и типовыми (дляопределенных,наиболее массовыхкатегорийдокументов).

Индивидуальныесроки исполненияустанавливаютсядиректоромфилиала "Павловомежрайгаз"Романенко В.В.на наиболееважные документыв самих текстахдокумента илив резолюцияхна них. Срокиисполнениявнутреннихдокументовисчисляютсясо дня их подписания,а внешних – содня поступленияих в филиал"Павловомежрайгаз"и исчисляютсяв календарныхднях. Срок исполнениядокумента можетбыть продлентолько лицомучреждения,его установившим.Продление срокаисполнениядолжно бытьоформлено сразупо получениидокументаисполнителемили не позднеечем за 3 дня доего истечения.В противномслучае документсчитаетсянеисполненнымв срок. Качественноеи своевременноеисполнениедокументови поручений– прямая обязанностьдолжностныхлиц филиала"Павловомежрайгаз"по направлениямих деятельностии исполнителей,которым адресовандокумент.

Секретарьфилиала "Павловомежрайгаз"осуществляетконтроль засроками исполнениядокументов,обобщает работупо исполнениюдокументов.Предоставивдокументы наподпись руководителю,секретарьзаранее должнабыла проверитьправильностьих оформления,наличие виз,приложений,подписей наприложениях.

Секретарьфилиала "Павловомежрайгаз"также занимаетсяотправкойисходящейдокументации.В ее обязанностивходит:

проверкаправильностинаписанияадресата, наличиеприложений,подписей;
заверениекопии отправляемогодокумента,постановкана ней индексаи даты;
постановкана документахисходящегоиндекса;
записьисходящегодокумента вжурнале регистрацийисходящейдокументации.

Наконвертахсекретарьпроставляет:

почтовыйиндекс и полныйпочтовый адрес;
видотправки (заказная,ценная, авиа);
наименованиеи обратныйадрес филиала"Павловомежрайгаз".

Оформленныедокументысекретарьотправляетадресатам непозднее, чемна второй деньпосле их подписания,а телефонограммыи срочные документы– сразу же послеих оформления.

ТРЕБОВАНИЯК СОСТАВЛЕНИЮДОКУМЕНТОВ

И ИХ ОСОБЕННОСТИ.

Составлениеи оформлениедокументовпроизводитсяв соответствиис требованияминормативныхдокументов.Документысоставляютсяна бланках среквизитаминаименованияфилиала "Павловомежрайгаз".

Устанавливаютсядва вида бланковс расположениемреквизитовфилиала "Павловомежрайгаз":бланк для писеми общий бланк.На бланках дляписем с угловымрасположениемреквизитовведется внешняяперепискафилиала "Павловомежрайгаз".(Приложение№2).

Наобщих бланкахоформляютсяследующиедокументы:

приказы;
распоряжения;
протоколы;
актыи т.д.

Основныереквизитыдокумента,которые секретарьдолжен знатьпри оформлениидокументации:

названиевида документа;
автор;
адресование;
датирование;
согласование;
удостоверение;
приложение.

Главнуюроль в составлениидокументаиграет исполнитель,который отвечаетза его содержание,стиль изложенияи качествооформления.Каждый документдолжен иметьотметку обисполнителе,которая состоитиз фамилииисполнителяи номера егослужебноготелефона,представленныхв нижнем левомуглу лицевойи обратнойстороны последнеголиста документа.

Документыудостоверяютсяпутем подписи,утвержденияи проставленияпечати – этопридает имюридическуюсилу и отражаетответственностьдолжностныхлиц за их содержание.Документы вфилиале "Павловомежрайгаз"подписываютдиректор иглавный инженер.При подписаниидокументовнесколькимидолжностнымилицами их подписирасполагаютсяв последовательности,соответствующейзанимаемойдолжности.(Приложение№3).

Датойдокументаявляется датаего подписания,утвержденияили события,которое в немзафиксировано.Например датапротокола иакта – датасобытия; датаприказа и письма– дата их подписания;дата плана,отчета и др.документов,которые требуетсяутвердить –дата их утверждения.Датой вступленияв силу распорядительногодокументаявляется датаего полученияадресатами,если в нем неуказан другойсрок. Датапроставляетсялицом, подписывающимдокумент, вмомент егоподшивания(утверждения).Печать филиала"Павловомежрайгаз"ставится надокументах,которые требуютособого удостоверения.Гербовая печатьставится надокументах,которые удостоверяютюридическиеправа филиала"Павловомежрайгаз"или отдельногоего работника,на договорах,трудовых книжках,удостоверениях,финансовыхдокументах,при заверениидоверенностей.

Оттискпечати на документедолжен захватитьчасть наименованиядолжностноголица, подписавшегодокумент. (Приложение№4).

Всоответствиис ЕГСД директорфилиала "Павловомежрайгаз"может издаватьдва вида распорядительныхдокументов:приказы ираспоряжения.

Приказыделятся на двегруппы:

приказыпо основнойдеятельности(производственные).(Приложение№5);
приказыпо личномусоставу (кадровые):

оприеме на работу(Приложение№6);

опереводе надругую работу(Приложение№7);

опрекращениитрудовогодоговора (Приложение№8);

опредоставленииотпуска (Приложение№9).

Проектыприказов вфилиале "Павловомежрайгаз"готовят должностныелица по направлениямих деятельности,а распоряженияиздает директорили главныйинженер.

Косновным служебнымдокументамотносятся:

служебныеписьма;
протоколы;
договоры;
акты;
телеграммы(Приложение№10);
телефонограммы(Приложение№11).

СОСТАВЛЕНИЕНОМЕНКЛАТУРЫДЕЛ

Послеисполнениядокументыгруппируютсяв дела, представляющиесобой совокупностьдокументовили документ,относящийсяк определенномувопросу илиучастку деятельности,подшитый вотдельнуюобложку.

Вцелях обеспеченияединства иклассификациидокументов,правильностиих учета, формированияв дела и быстрогопоиска документовв филиале"Павловомежрайгаз"разрабатываютсяноменклатурыдел.

Номенклатура– это переченьнаименованийконкретныхдел, заводимыхна год с указаниемсроков их учетаи хранения.Номенклатурудел в филиале"Павловомежрайгаз"составляетсекретарь,согласовываетс архивоморганизации.

Заголовкидел указываютсяв соответствующихразделах номенклатурыдел. Они должныотражать характердокументовпо основнымнаправлениямдеятельностифилиала "Павловомежрайгаз"с учетом ихгруппировкипо срокам хранения.В основном вфилиале "Павловомежрайгаз"используюттакие признакидокументов,как номинальный,предметно-вопросный,авторский,хронологический.

Номинальныйпризнак указываетна вид документов,подшиваемыхв дело. Например:"Приказы директорафилиала "Павловомежрайгаз"по личномусоставу (оназначении,перемещении,увольнении)".В этом заголовкеноминальныйпризнак – слово"Приказы".

Авторскийпризнак определяетсяна основаниитаких реквизитовдокумента, какнаименованиеучрежденияили "подпись".Например: "Приказыдиректорафилиала "Павловомежрайгаз"по личномусоставу". В этомзаголовке наавторскийпризнак указываютслова "директорфилиала "Павловомежрайгаз".

Основнымпризнаком,который обязательноследует отразитьпри составлениизаголовка,являетсяпредметно-вопросный,отвечающийна вопрос, очем номенклатурадела. В однодело могут бытьподшиты документытолько по одномувопросу и содним срокомхранения. Взаголовках"Приказы поосновнойдеятельности","Перепискас ОАО "Нижегородоблгаз"по кадрам" наналичиепредметно-вопросногопризнака указываютслова: "по основнойдеятельности","по кадрам".

Хронологическийпризнак содержитуказание о том,за какой временнойсрок сгруппированыдокументы вделе. Как правило,в дело подшиваютсядокументыодного делопроизводственногогода, но естьдела "переходящие",то есть такие,в которых подшитыдокументы занесколько лет.В таких случаяхуказаниехронологическогопризнака взаголовкеобязательно.

Такжеиспользуетсяи корреспондентскийпризнак, которыйопределяетсяпо реквизиту"адресат" ииспользуетсяпри составлениизаголовковк делам по переписке.Например: "Перепискас ОАО "Нижегородоблгаз"по кадрам".Здесь указаниена корреспондента– ОАО "Нижегородоблгаз".

Присоставлениизаголовкасоблюдаетсяполитическиправильноеотражениеинформациио событиях,фактах, явлениях,а также краткостьи четкость егоформулировки.

Поокончаниикалендарногогода в конценоменклатурыдел делаетсяитоговая записьо количествезаведенныхдел (томов).

Номенклатурадел секретаряв филиале"Павловомежрайгаз"такова:

Индексыдел	Наименования Структурных Подразделений и дел	Кол-во дел	Сроки храненияи статьи поперечню	Примечания
01-01	Протоколызаседаний исовещанийдиректоратафилиала"Павловомежрайгаз"	1	Пост.
01-02	Приказы поличному составу	2	Пост.
01-03	Приказыпроизводственные	2	Пост.
01-04	Приказы напремированиеи взыскания	1	Пост.
01-05	Приказыдля ознакомления	1	5 лет
01-06	Входящиедирективы	1	Пост.
01-07	Исходящаякорреспонденция	1	Пост.
01-08	Телеграммы,телефонограммы	1	5 лет
01-09	Распоряжения	1	Пост.
01-10	Журналырегистрациикомандировок	1	5 лет
01-11	Журналрегистрацииприема посетителейпо личнымвопросам	1	Пост.

ФОРМИРОВАНИЕДЕЛ

Всеисполненныедокументыформируютсяв дела в соответствиис утвержденнойноменклатурой.

Документыпостоянногои временногохранения формируютсяв дела раздельно,по календарнымделам. Запрещаетсяподшивать вдела неисполненныедокументы.Личные делаработниковфилиала "Павловомежрайгаз"формируютсяиз документовпостоянногои долговременногохранения. Наработниковфилиала "Павловомежрайгаз"ведется картотекаличных карточекформы Т-2. Карточкив картотекахделятся наразделы: работающийи уволен.

Длясдачи в архивкарточки уволенныхформируютсяв дела одновременнос личными деламиработникови хранятся вархиве по годамформирования.

ПОДГОТОВКАИ СДАЧА ДЕЛ ВАРХИВ

Законченныедела по окончаниикаждого годаобрабатываютсясекретаремфилиала "Павловомежрайгаз",потом сдаютсяв архив филиала"Павловомежрайгаз".При этом проверяетсяправильностьих формирования,уточняютсяназвания дел,документыподшиваютсяв твердые обложкиили переплетаются,листы номеруютграфитовымкарандашом.

Вначале делапо личномусоставу должнабыть внутренняяопись документов.В конце законченногодела на отдельномлисте указываетсязаверительнаяподпись. Приподготовкедел к сдаче вГосударственныйархив составляетсясводная опись.

3.ОРГАНИЗАЦИЯРАБОЧЕГО МЕСТАСЕКРЕТАРЯ

Организациярабочего местасекретаря сучетом требованийнаучной организациитруда к егопланировкеи обслуживанию,а также с учетомтребованийи возможностейиспользованиясовременнойоргтехники,к его оборудованиюи оснащениюявляется необходимымусловием достижениявысокой эффективности,оперативностии качестватруда, сохраненияработоспособностив течение всегорабочего дня,обеспечениядействительнополезногосекретарскогообслуживания.

Рабочееместо секретаряявляется важнойячейкой организациитрудовогопроцесса вучреждении.Посколькусекретарь –"лицо учреждения",то и его рабочееместо должнобыть образцомправильнойорганизации,показателемвысокой культурытруда. Ведь оттого, как выгладитрабочее местосекретаря,нередко судято работе всегоучреждения.

Планировкарабочего местасекретарядолжна обеспечитьмаксимальныеудобства привыполнениивозложенныхна него обязанностейи в то же времяотвечать требованиямэкономии площадипомещения:

рабочеевремя секретаряв приемнойобычно располагаетсярядом с кабинетомруководителя,в центре комнаты,недалеко отдверей в кабинети так, чтобылегко можнобыло видетьвсех входящих;
впомещенииприемной должнынаходитсятолько предметы,требующиесясекретарю идругим сотрудникамнепосредственнов процессеработы;
мебельдля посетителейдолжна находитсяв зоне, хорошопросматриваемойсекретарем,удобной дляее размещения.

Большуючасть рабочеговремени секретарьработает сидя,а это утомляет,поэтому ондолжен иметьвозможностьудобно вытянутьноги, свободновставать, менятьпозу для письма,работы на пишущеймашине, чтения.

Вкомплект мебелидля оборудованиярабочего местасекретаряприемной входят:стол канцелярский,вспомогательныйстол или тумбадля техническихсредств, столдля посетителей,стул или креслоподъемно-поворотноена колесиках,стулья дляпосетителей,шкафы или полкидля хранениядокументови дел, металлическийсейф для хранениядокументов,штампов, бланков.

Насыщенностьрабочего местасекретарясредствамиорганизационнойтехники требуетразмещенияее с учетомтребованийэргономикии максимальнойэффективностиработы.

Важнымэлементоморганизациирабочего местаявляется внутренняяорганизацияотделенийстола, зависящаяот его конструкции,вместимости,характераобрабатываемыхдокументов.Ящики должнылегко, плавнои бесшумновыдвигаться.Большой ящиклучше приспособитьдля вертикальногохранения материалов,в остальныхящиках должныбыть различныеспециальныеприспособления– для карточек,малой оргтехники,канцелярскихпринадлежностейи так далее.Целесообразноотвести одинящик для храненияличных вещей.Необходимопостоянно истрого следитьза порядкомна рабочемместе и в ящикахстола.

Следуетпомнить, чтонередко секретарьимеет большоеколичестворазличныхтехническихсредств, включаяоргтехнику,которыми пользуютсяи другие сотрудники:конвертовскрыватель,бумагоуничтожитель,ламинатор. Ихразмещают такимобразом, чтобыони были доступныдля подходаи кратковременногопользования,но и находилисьпод контролемсекретаря.Пользоватьсясвоей пишущеймашинкой, диктофономи термокопировальнымаппаратомдругим сотрудникамразрешать неследует, таккак это можетпривести кполомке, а такжек размножениюпостороннейинформации.

Рабочееместо секретарядолжно отвечатьвсем эргономическимтребованиям,обеспечивающиммаксимальноеудобство вработе, минимальныезатраты времении сил на непроизводительныеперемещения.

Главноетребование,которое неукоснительнодолжен выполнятьсекретарь –это исключительныйпорядок какв помещенииприемной, таки на своем рабочемместе. Недопустимо,чтобы курилив приемной, ана рабочемместе секретарявалялись бумагивперемешкус копировальнойбумагой и т.п.За внешний видв приемнойотвечает секретарь.Задача секретаря– сделать всенеобходимое,чтобы посетителив приемнойчувствовалисебя удобно.Секретарь недолжен загромождатьличными вещамипроходы в приемной,ставить их наобозримыеместа. В приемнойи на рабочемместе должнобыть всегдачисто, цветыдолжны бытьухоженными,и помещениедолжно регулярнопроветриваться.Также секретарьдолжен следитьза сохранностьюмебели и оборудованияна своем рабочемместе. Вот такиетребованиядолжны бытьпредъявленысекретарю ворганизацииего рабочегоместа.

Рабочееместо секретаряв филиале"Павловомежрайгаз"полностьюотвечаетвышесказаннымтребованиям.Приемная секретарярасположенарядом с кабинетомдиректора.Рабочее местооснащено столом,рядом с которымпод углом в 90градусов стоитстол-приставкадля компьютераи пишущей машины,подъемно-поворотнымстулом, высотакоторого регулируетсяот роста секретаря.Спинка стуларегулируетсяв вертикальноми горизонтальномположении. Настоле находятсятелефон, диктофон,сшивательдокументов,переговорнойустройство,контрольнаякартотека,термокопировальныйаппарат, а такжеканцелярскиепринадлежностии вещи, необходимыев работе секретарю.Все документысекретарьдержит в двуярусномшкафу, которыйнаходится рядомс рабочим столом.Также в приемнойимеются стульядля посетителей.В приемнойвсегда чисто,свежий воздухи зеленые цветына окнах.

4. ОХРАНА ТРУДАИ ТЕХНИКАБЕЗОПАСНОСТИ

ОХРАНА ТРУДА

Недопускаетсяприем на работулиц моложе 16лет. В исключительныхслучаях посогласованиюс ФЗМК могутбыть принятына работу лица,достигшие 15лет.
Запрещеноприменениетруда лиц моложе18 лет на тяжелыхработах с вреднымиили опаснымиусловиямитруда, а такжена подземныхработах.
Запрещаетсяпривлечениеженщин к работамв ночное время,за исключениемтех отраслейнародногохозяйства,где это вызываетсяособой необходимостьюи разрешаетсяв качествевременноймеры.
Женщины,имеющие детейв возрасте отодного годадо восьми лет,не могут привлекатьсяк сверхурочнымработам инаправлятьсябез их согласияв командировку.
Запрещаетсяотказыватьженщинам вприеме на работуи снижать имзаработнуюплату по мотивам,связанным сбеременностьюили кормлениемребенка.
Каждыйрабочий, независимоот квалификациии стажа работыпо данной профессиидолжен ежеквартальнопроходитьпериодическиповторныйинструктажпо безопаснымметодам работы.
Рабочиеи служащиеобязаны:

полностьюсоблюдатьправила потехнике безопасности,производственнойсанитарии ипротивопожарнойбезопасности;
содержатьв порядке ичистоте рабочееместо;
выполнятьтолько своюработу, котораяпоручена начальникомили начальствомсвыше;
при обнаруженииопасностипредупреждатьтоварищей поработе и немедленносообщитьадминистрациицеха или завода;
о каждомнесчастномслучае напроизводствепострадавшийили очевидецнесчастногослучая долженнемедленносообщить мастеру,начальникуцеха или соответствующемуруководителюработы;
соблюдатьособую осторожностьпри обходетранспортныхсредств, привыходе из-заугла зданийили другихограждающихобзор проезжейчасти.

Каждыйдолжен знатьмеры пожарнойбезопасности.
Каждыйдолжен знатьтрудовоезаконодательство.
Каждыйобязан уметьоказать первуюмедицинскуюпомощь:

освобождениепострадавшегоот электротока;
искусственноедыхание;
наружныймассаж сердца;
помощь приранениях икровотеченияхи т.д.

ТЕХНИКАБЕЗОПАСНОСТИ

Техникабезопасности– это системаорганизационныхмероприятийи средств,обеспечивающихбезопасностьтруда.

Основнойзадачей техникибезопасностиявляется вооружениерабочих, служащихи инженерно-техническихработниковзнаниями иметодами профилактикипроизводственноготравматизма.

Запрещаетсяпроизводитьработы, которыене поручены,главным образомзапрещаетсяработа на механизмах,а также обслуживаниеэлектрооборудованиялицами, их необслуживающими.

Безопасностьработы преждевсего зависитот внимательностии дисциплины,точного выполнениясвоих обязанностейпотому, чтомешает выполнениюправил безопасности:о лицах, нарушающихэти правила,о том, что повлечетопасность длялюдей, немедленносообщить вышестоящемуначальству.

Воизбежаниенесчастныхслучаев запрещаетсяоставлятьрабочую машинубез надзора,ухода, остановитьмашину и накрытьчехлом илифутларом.

Дляпредотвращенияопасности призамеченныхнеисправностяхмашины немедленноостановитьее и сообщитьмастеру илиначальнику.

Следитьза правильнойпосадкой замашиной, положениемрук и пальцев.

Дляснижения шуманадо подкладыватьпод машинумягкий войлочныйили резиновыйковрик.

Необходимо,чтобы светпадал на рукописьслева или спереди.

Чтобыправильноработать напишущей машине,надо усвоитьрациональнуюпосадку:

сидеть замашиной следуетне вплотную,чтобы рукибыли слегкавытянуты вперед;
расстояниеот глаз до валика– 30-40 см;
сидеть настуле глубокои прямо, ненаклоняясьни к клавиатуре,ни к тексту;
руки держатьсогнутыми влоктях подпрямым углом,а кисти – надклавиатурой;
ноги держатьпод прямымуглом, всейступней наполу или наперекладине.

Нарабочем местевсе необходимыев работе предметыдолжны иметьсвое строгоопределнноеместо: слеварасполагаетсяоригинал работы,готовая работаи линейка, справа– карандаш,резинка, лезвие,скрепки.

Длясохраненияпишущей машиныв хорошем состояниинеобходимособлюдатьследующиеправила:

ежедневнопо окончанииработы протиратьот пыли доступныечасти машиныспециальнойкисточкой, причистке двигатькаретку следуетдо конца вправоили влево;
беречь машинуот сырости ипопаданияпрямых солнечныхлучей;
при появлениинечетких отпечатковшрифт прочиститьспециальнойщеткой;
в перерывахмежду работоймашину закрыватьчехлом илифутляром;
не протиратьвал машиныбензином, егои резиновыебумагодержателипротиратьспиртом;
нельзя кластьпод машинупосторонниепредметы, таккак это можетявиться причинойнеправильнойработы верхнегорегистра ипромежуточнойклавиши;
при переносемашины ее подниматьза кареткунельзя.

Послеокончанияработы надопривести впорядок рабочееместо.

5. ПРИЛОЖЕНИЯ

ИСПОЛЬЗУЕМАЯЛИТЕРАТУРА

БондареваТ.Н. Секретарскоедело. – М.: Высшаяшкола, 1989
Власов Л.В.,Гладков В.И.Секретарь –помощникруководителя.– Л.: Лениздат,1989
КачалинаЛ.Н. Секретарьучреждения.– М.: Экономика,1989
КузнецоваА.Н., ВагенгеймР.Н. Машинопись.– М.: Высшая школа,1991
ХаррисонДж. Организацияработы секретаря.

2-ое издание.– М.: Экономика,1985

Власов Л.В.,Гладков В.Н.Секретарьруководителяучреждения.– М.: Экономика,1980
Ришар К. Секретарьучреждения.– М.: Экономика,1983

С О Д Е Р Ж АН И Е :

Роль секретаряв учреждении
Форма организацииработы с документами

в филиале"Павловомежрайгаз"

Организациярабочего местасекретаря
Охрана трудаи техникабезопасности
Приложения
Используемаялитература

ДЕПАРТАМЕНТОБРАЗОВАНИЯИ НАУКИ

АДМИНИСТРАЦИИНИЖЕГОРОДСКОЙОБЛАСТИ

Павловскоепрофессиональноеучилище №16

Утверждаю:

Зам.директорапо УПР

_____________________

"____"_______________

ПИСЬМЕННАЯ

ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯРАБОТА

Тема : Ведениеделопроизводствав

филиале"Павловомежрайгаз"

Выпускница– СРЕТЕНСКАЯЛЮДМИЛА

Группа № 21

Специальность– секретарь-машинистка

Мастер п/о– Белова Н.В.

Консультанты__________

Рецензия_______________________________________________________

________________________________________________________________

Работа допущенас оценкой______________

Преподаватель__________________________________________________

2000 год