На рабочем месте секретаря необходимо иметь телефонные справочники. Причем для постоянных абонентов должна быть заведена специальная картотека или телефонная книга, в которой можно, было бы легко и быстро отыскать нужный телефон, не полагаясь на память и не предпринимая долгих поисков в общем городском телефонном справочнике. Специальная справочная картотека значительно сокращает время поиска нужного абонента.
Набирать номер нужно аккуратно и не торопясь. Сэкономить время на наборе номера не удается, ошибочное соединение иной раз приводит к значительным его потерям.
Начиная разговор, необходимо поздороваться и назвать себя, а при внешних переговорах и свое учреждение. Весь разговор следует вести вежливым и спокойным тоном, не отрывать его резко.
1.Исходя из технических особенностей устройства телефонных аппаратов, необходимо придерживаться при разговоре некоторых правил, которые дают возможность собеседнику хорошо слышать и понимать.
2.Необходимо заботится о том, чтобы по возможности не нарушать распорядок дня собеседника. Это вполне выполнимое требование, когда речь идет о сотруднике своего учреждения или о постоянных абонентах. Нужно избегать звонить им в те часы дня, когда они заняты срочной работой, участвуют в совещаниях и т.д.
Постоянной обязанностью секретаря является также не только передавать, но и получать по телефону какую-то информацию, отвечать на запросы, давать справки. В этом случае секретарь обязан руководствоваться следующими правилами:
1. Для записи поступающей информации секретарь должен всегда иметь наготове бумагу и ручку. В этом случае гораздо удобнее работать, когда свободны обе руки, для чего может быть использован телефонный усилитель громкости.
2.Чтобы иметь возможность быстро ответить на вопрос о текущих делах, секретарь должен применять в работе наиболее рациональные контрольные и справочные картотеки и уметь пользоваться ими.
3.Для выдачи справок секретарь должен иметь список телефонов своего учреждения, городской телефонный справочник, справочники улиц города, движения транспорта и т.д.
4.В случаях, когда для выдачи справки необходимо специально отыскать какие-то, данные, не следует оставлять телефонный аппарат и заставлять ждать собеседника больше чем 1-2 минуты. В течение этого времени следует один или два раза взять трубку, чтобы собеседник, зная, что о нем не забыли и для него работают.
Если требуются более продолжительные поиски, необходимо сразу предупредить об этом собеседника и взять номер его телефона, с тем чтобы не отвлекать его надолго от работы, а позвонить ему после того, как будут найдены интересующие его сведения.
5. Если секретарь не может ответить на поставленный вопрос, он должен направить собеседника к соответствующему компетентному сотруднику.
Организация совещаний.
Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией.
Самое важное в работе секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.
На этом этапе работы секретарь обязан: своевременно подобрать необходимые материалы; позаботится о размножении собранных материалов, для чего он обязан воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов и, если совещание проводится лишь узким кругом специалистов, отпечатать для него материалы; проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.
Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять секретарь при подготовке конференций или широких, совещаний с участием представителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений. В этом случае секретарь обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку пригласительных билетов. Если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который в последствии служит для регистрации прибывших на совещание.
Оформить места в гостинице.
Накануне дня совещания секретарь обязан: если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток; вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправность аппаратуры (микрофонов, магнитофонов): проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в места регистрации участников совещания.
В день проведения совещания, примерно за час до его начала, секретарю необходимо: проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации; проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для прикрепления чертежей.
Перед самым началом совещания секретарь самостоятельно или с помощью других сотрудников проводит регистрацию участников совещания. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по спискам, заранее отпечатанным по форме № 8.
| № п/п | Фамилия Имя Отчество | Должность | Учреждение, предприятие | Почтовый индекс, телефон |
Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных билетов.
Во время совещания секретарь обязан проследить, чтобы все документы совещания – протокол, решения – были оформлены правильно, в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, разработанными в настоящее время у нас в стране.
После окончания совещания секретарь:
перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания;
контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи;
устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых решений совещания;
организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или типографии;
согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания;
организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.
Прием посетителей.
Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей
Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.
Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем записать на прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.
Обязанности секретаря различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения.
Организуя прием сотрудников своего учреждения, секретарь обязан:
-знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;
-довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия);
Если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Секретарь согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.
При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.
Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.
В противном же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.
Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, секретарь докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке.