В В Е Д Е Н И Е
І. Возникновение делопроизводства.
Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.
В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг; работе с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была связана с господствующими классами неразрывными узами. Она была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.
Понятие и слово “делопроизводство” возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов (« дел «) в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной ( в ХVIII – ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».
Совокупность дел также называли делопроизводством.
В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.
Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку.
Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.
Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может.
В силу этого административное производство было самым распространенным.
Почти параллельно с административным делопризводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.
Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных.
Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.
II. История развития делопроизводства
и секретарской службы.
С древних времен дошли до нас различные документы, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному неравенству, закреплявшемуся в документах. В конце IХ в. Этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права – Русской Правде.
Среди многих специальностей, по которым в средних школах с производственным обучением готовят рабочие кадры, имеется специальность «делопроизводство». В настоящее время ее осваивают тысячи девушек и юношей, готовящихся занять самостоятельное место в жизни в качестве референтов по делопроизводству. Им предстоит интересная и важная работа в советских учреждениях, организациях и предприятиях.
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.
В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений; информационная функция дает возможность анализировать управленческую деятельность; научно – историческая функция направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии. Как известно, документы можно написать от руки, но можно написать и на пишущей машинке. Знание машинописи упрощает труд по созданию документов и одновременно повышает их качество. Для быстрой записи речи уже давно применяется стенография.
Референт по делопроизводству – это специалист ведущий работу с документами в советских учреждениях. Он должен быть грамотным, иметь достаточный общий политический и культурный уровень. Референт по делопроизводству должен знать, какие технические средства имеются в нашей стране и за ее пределами для механизации. Он должен уметь пользоваться документационной техникой, чтобы все более значительную долю работы по делопроизводству перекладывать на машины.
Использование вычислительной техники приобретает особо важное значение в условиях автоматизированных систем управления (АСУ), так как их информационная база основывается на совокупности стандартизированных и унифицированных показателей, форм документов, массивов информации и кодификации. Внедрение АСУ должна предшествовать значительная работа по упорядочению делопроизводства на всех уровнях управления. Это в значительной мере решается путем введения единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов на документы (ЕГСД).
В целях дифференцированного использования основных положений ЕГСД все учреждения условно подразделяются на 4 категории. К первой относятся учреждения, документооборот которых превышает 100 тыс. документов в год, ко второй – от 25 до 100 тыс., к третьей – от 10 до 25 тыс., к четвертой – менее 10 тыс. документов в год. Такая классификация дает возможность учреждениям, относящимся к одной группе, иметь одинаковую структуру и численность делопроизводственного персонала, типовую организацию обработки документов, уровень механизации документационных работ.
Возросшее значение техники в деятельности предприятий находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке технической документации, которая проходит через канцелярии учреждения. Техническая документация используется не только лицами, непосредственно связанными с процессами строительства, но и широкими кругами сотрудников предприятий. Технические документы чаще стали встречаться в общем делопроизводстве, широко используются организации научно – технической информации. Поэтому сотрудникам делопроизводства, а тем более специалистам, занимающимся обработкой информации в АСУ, нужны знания по вопросам технического документирования.
В состав государственного аппарата вошла должность секретарь. Ей предавалось большое значение. В центре категорий служащих в первую очередь сталкивались посетители судового по ним об учреждении и стали работы государства управления. Секретарей включили в канцелярско – техническую группу специалистов, уровняв тем самым с машинистками, рассыльными, конторщиками.
В 1932 г. секретарей разделили на 2-е неравноценные группы:
а) помощники – референты;
б) машинистка, секретарь 1 группы.
В 1960 г. секретари получили новую должность, секретарь – машинистка и секретарь – стенаграфистка. Переданы все административные и технические функции, которые ранее выполняли помощники и референты.
В 1970 г. была разработана и утверждена серия гос-ых на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.
В середине 1980 г. была разработана единая государственная система документированного обеспечения, оформлена с помощью этой системы.
Документ – ( лат.) поучительный предмет, способ доказательства. Появляется в эпоху Петра I.
В дальнейшем появилось 2-а значения слова:
1. узкое,бытовое – паспорт, удостоверение личности.;
2. переносное – все то что может свидетельствовать о чем – либо, подтверждать что – либо. Две сферы общественной практики, где документирование применяется широко: административно – управленческая, научная.
“Служебный документ”
1. директивные и распорядительные: законы, решения, приказы,
постановления;
2. административно – организационные: планы, уставы, правила,
акты, отчеты, протоколы, служебные письма;
3. по личному составу: заявление, автобиография;