- сохранности и эффективности использования денежных средств, материалов, оборудования, продуктов питания, медикаментов и других ценностей;
- расчетов с дебиторами и кредиторами.
Важными задачами бухгалтерского учета являются учет и контроль за расходованием фонда заработной платы (оплаты труда), а также составления в срок баланса и отчетности. Правильная постановка бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях способствует более точному составлению смет расходов, а также обновлению неиспользованных внутренних ресурсов.
Бухгалтерская служба учреждения должна выполнять следующие задачи:
1) организовать бухгалтерский учет в соответствии с действующими нормативными актами;
2) использовать передовые формы и методы учета и обработки информации на базе широкого применения современной вычислительной техники;
3) осуществлять предварительный контроль за своевременным, правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;
4) контролировать правильность, рациональность и бережность расходования средств в соответствии с открытыми кредитами и целевым назначениям по утвержденным сметам расходов по бюджету;
5) осуществлять строгий контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов, вести решительную борьбу с бесхозяйственностью и расточительностью, принимать меры к предупреждению таких негативных фактов;
6) своевременно финансировать учреждения, ведущие учет самостоятельно, а также контролировать их деятельность и правильность постановки бухгалтерского учета;
7) обеспечивать учет доходов и расходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам;
8) своевременно предупреждать негативные явления в хозяйственно - финансовой деятельности, выявить и мобилизовать внутрихозяйственные резервы;
9) организовать формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности учреждения, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для её использования поставщиками, заказчиками, налоговыми, финансовыми, банковскими и казначейскими органами;
10) своевременно финансировать начисления и выдачу стипендий, пособий и заработной платы;
11) вести учет и расчеты с дебиторами и кредиторами;
12) участвовать в проведении инвентаризаций денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременно и правильно отражать учете результаты инвентаризаций;
13) периодически инструктировать материально ответственных лиц по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся на ответственном хранении;
14) составлять отчетность и предоставлять её соответствующим органам в установленные сроки, обеспечивать достоверность отчетов и балансов;
15) соблюдать установленный порядок хранения бухгалтерских документов, регистров, машинограмм, смет расходов и расчетов к ним, а также других специальных документов; своевременно и в установленном порядке сдавать их в архив.
Все учреждения и организации, состоящие на бюджете, осуществляют бухгалтерский учет по Плану счетов, утвержденному Министерством финансов РФ (Инструкция № 107н [12]).
План счетов служит основой организации бухгалтерского учета в бюджетном учреждении. Действующий план счетов состоит из 12 глав, которые объединяют счета первого порядка (основные или синтетические) и счета второго порядка (субсчета), являющиеся подразделением счетов первого порядка. Каждому синтетическому счету (счету первого порядка) присвоен двухзначный номер, а каждому субсчету (второго порядка) – трехзначный номер.
В плане счетов предусмотрено применение забалансовых счетов, которые служат для учета арендованных основных средств; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение; бланков строгой отчетности; переплаты пенсий и пособий; учебных предметов военной техники; запасные части к транспортным средствам.
Все забалансовые счета имеют дебетовое сальдо и учет на них ведется без соблюдения метода двойной записи.
Содержание разделов плана счетов соответствует экономической группировке имущества, его источников и процессов: основные средства, материалы, МБП, готовая продукция, средства учреждений, расчеты по финансированию, расчеты, расходы, финансирование, фонды и средства целевого назначения, реализация продукции, доходы (прибыли, убытки).
Применение типовых бухгалтерских записей, предусмотренных Инструкцией и планом счетов, обеспечивает правильность и сравнимость экономических показателей работы учреждения .
В осуществлении контроля вышестоящих органов за деятельностью подведомственных бюджетных учреждений, а финансовых органов – за целевым использованием бюджетных ассигнований, важная роль принадлежит бухгалтерской отчетности учреждений об исполнении смет расходов. Особенности бухгалтерской отчетности заключаются в том, что бюджетные учреждения при составлении бухгалтерских отчетов за 1999 г. руководствуются при этом Письмом Минфина России от 15 февраля 1993 г. № 12 "О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете" [9], но с учетом дополнений и изменений, изложенных в письмах Минфина России от 3 августа 1993 г. № 90, от 25 июля 1994 г. № 95, от 27 июня 1995 г. № 61, от 9 сентября 1996 г. № 79, от 26 августа 1997 г. № 63 и в приказе Минфина России от 25 декабря 1998 г. № 69. А также руководствуются методическими указаниями по заполнению учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, отчетов о выполнении планов по сети, штатам и контингентам, приложениями к письму Минфина СССР от 14 сентября 1978 г. № 84, приказами Минфина России от 25 мая 1999 г. № 97н "О составлении бухгалтерской отчетности за 1999 год бюджетными учреждениями и организациями, получающими финансирование из федерального бюджета, а также целевыми бюджетными фондами" [17].
Приказом Минфина России от 22 декабря 1999 г. "Отчет о доходах и расходах целевого бюджетного фонда и указания о порядке заполнения и предоставления отчетности по форме 2-4" № 97 [18] утвержден перечень изменений и дополнений, вносимых в нормативные и законодательные акты Минфина РФ.
В соответствии с пунктом 3 статьи 15 Закона РФ от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" [3], бюджетные учреждения и организации предоставляют годовую отчетность в вышестоящие органы согласно установленным в приказе срокам.
Неиспользованные остатки на 1 января 2000 года отражаются на балансовом счете 100 "Средства для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и на другие мероприятия".
Остатки бюджетных средств учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов, по завершению года не закрываются, а переходят на 2000 год, и используются согласно письму Минфина России от 15 января 2000 г. № 03-01-12/08-7.
Пояснительная записка к годовому отчету за 1999 год должна раскрывать следующие данные:
- факторы, повлиявшие в отчетном году на итоговые результаты деятельности учреждений, организаций;
- причины изменения вступительного баланса на начало года;
- полную расшифровку доходов, дебиторской и кредиторской задолженности с указанием даты возникновения;
- сведения о безвозмездном поступлении (передаче) основных средств;
- сведения о движении средств по балансовому субсчету 134 "Финансовые вложения" за 1999 год;
- объяснения причин превышения фактических расходов над сметными назначениями (по кодам бюджетной экономической классификации) по средствам, выделенным из бюджета;
- об уплаченных штрафных санкциях.
В составе бухгалтерского отчета бюджетное учреждение, финансируемое из федерального бюджета, предоставляет вышестоящей организации отчеты по формам 5-зд "Отчет по зданиям и сооружениям, закрепленным и используемым организацией, финансируемой из федерального бюджета".
Бюджетные учреждения, организации, которым открыты текущие бюджетные или лицевые счета в органах федерального казначейства по учету средств федерального бюджета, прилагают к отчету справку об остатках средств, полученных из федерального бюджета.
Существует ряд нормативных документов, касающихся различных сфер деятельности бюджетной организации. В частности, особенности учета расчетов определяются следующими нормативными актами:
Постановление Правительства РФ от 14 октября 1992 г. № 785 "О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки" [19], в соответствии с которым каждому разряду соответствует тарифный коэффициент. Умножая на этот коэффициент ставку первого разряда, определяют заработную плату по определенной должности. Ставки и оклады устанавливаются по результатам аттестации и тарификации каждого работника.
Тарифно-квалификационные требования утверждены во всех отраслях непроизводственной сферы и согласованы с Министерством труда РФ. Совместным постановлением Министерства труда и Министерства юстиции РФ от 23 октября 1992 г. утверждены основные положения о порядке проведения аттестации служащих учреждении, организации и предприятии, находящихся на бюджетном финансировании.
При определении часовой тарифной ставки следует руководствоваться Постановлением Министерства труда РФ от 13 сентября 1995 г. "Об утверждении разъяснения о норме рабочего времени и порядке определения часовой тарифной ставни из установленной месячной тарифной ставки в 1996 г." [20].
В соответствии с действующим законодательством РФ все предприятия и организации, независимо от форм собственности, обязаны регистрироваться в качестве плательщиков страховых платежей во внебюджетные социальные фонды: Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Государственный фонд занятости населения и в фонды обязательного медицинского страхования.