Access для юристов (стр. 3 из 6)

Тип данных мастер подстановок. Выбор этого поля запускает мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки. для рассматриваемого примера база данных "ДОГОВОР" должна содержать две таблицы: "Договоры" и "Контрагенты".

Таблица "Договоры" имеет следующую структуру:

Таблица Контрагенты имеет следующую структуру:

После определения структур таблиц, которые составляют основу базы данных, можно приступить к ее созданию. Процесс создания базы данных в MA Access с использованием конструктора можно представить в виде следующей схемы:

После вызова конструктора появляется его окно, в котором и описывают структуру таблицы. Для того чтобы сделать поле ключевым, необходимо установить указатель на это поле и нажать кнопку Ключ.

Чтобы создать другую таблицу в уже существующей базе данных, необходимо выполнить следующую последовательность действий (если база данных открыта):

После создания таблицы выполняется ввод данных. Для этого следует выполнить следующую последовательность действий:

Ввод данных можно осуществлять. используя форму, для чего следует выполнить следующую последовательность действий:

По завершении ввода записи она автоматически сохраняется, поэтому нет необходимости в промежуточном сохранении таблицы.

Данные в базе данных можно редактировать (изменять значения отдельных полей), а также удалять "устаревшие" записи. Чтобы изменить значения какого-либо поля в записи, необходимо установить указатель на эту запись, а затем, используя клавишу Таb выделить нужное поле и внести в него изменения.

Для удаления записи необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Маркировать запись (Правка → Выделить запись).

2. Удалить запись (Правка → Удалить запись).

В процессе "жизни" объекта у него могут изменяться значения атрибутов. Например, в системе учета и контроля договоров после завершения договора у него изменяется состояние (из "д" в "о") и дата выполнения получает значение. Для внесения такого рода изменений в данные об объекте целесообразно использовать средство "Поиск по образцу" для ключевого поля. Чтобы найти запись по значению ключа, необходимо выполнить последовательность действий, представленную на следующей схеме:

В поле "Образец" указывается значение ключа, в поле "Просмотр" - область поиска (как правило, это все записи), в поле "Совпадение" - способ сравнения образца со значением поля (поля целиком, с началом, с любой частью поля). В полях "С учетом регистра", "С учетом формата", "Только В текущем поле" ставятся флажки, если при сравнении учитывается написание букв (прописные - строчные), формат представления значения в поле и если поиск осуществляется только в маркированном поле, соответственно. для вызова окна поиска можно использовать кнопку Поиск.

При внесении изменений в запись, найденную по значению ключа, в режиме таблицы целесообразно отображать на кране только поле (столбец) ключа изменяемые поля. Поэтому, перед началом выполнения процедуры поиска подлежащих изменению записей по значению ключа, следует убрать все лишние столбам с экрана.

Это осуществляется следующим образом:

Чтобы возвратить отображение столбцов. следует выполнить те же действия, только не снимать, а устанавливать флажки.

Для внесения изменений в данные таблицы целесообразно использовать форму, в которой содержатся ключевое (поисковое) поле и поля, подлежащие изменению. Например, для внесения сведений о выполнении договора форма должна содержать следующие поля: "Шифр", "СОСТ", "ДАТА ВЫП".

Поскольку не всегда удается разработать проект базы данных, полностью удовлетворяющий всем потребностям (некоторые из них появляются в процессе эксплуатации), возникает необходимость в изменении ее структуры:

Добавление новых и изменение структур уже существующих таблиц, форм, отчетов и т.п. Средством изменения структуры базы данных является конструктор. С его помощью можно создать новые объекты или внести изменения в уже существующие.

для создания нового объекта необходимо, находясь в окне Бд, открыть соответствующую вкладку и создать объект (например, таблицу), как это было описано ранее.

для изменения структуры существующего объекта необходимо, находясь в окне Бд, открыть соответствующую вкладку, активизировать конструктор и ввести необходимые изменения в структуру объекта. Так, например, в таблицу можно добавить/вставить поля, удалить неактуальные поля, изменить поля (имя, тип, свойства). Следует иметь в виду, что изменения структуры таблицы (особенно при удалении поля или изменении его типа) чреваты потерей данных, поэтому такого рода изменения должны быть обоснованы и всесторонне продуманы.

Упорядочение данных на экране.

В процессе работы с данными в базе возникает необходимость изменить порядок их следования, сгруппировать данные по значениям определенных полей. Для упорядочения данных по одному какому-либо полю необходимо маркировать соответствующий столбец, а затем выполнить последовательность действий:

Записи - + Сортировка - По возрастанию/По убыванию

Для многоуровневой сортировки используется расширенный фильтр. Порядок действий при осуществлении многоуровневой сортировки таков:

Фильтр → Расширенный фильтр → Заполнение бланка → Выполнение

Упорядочение (индексирование) данных в таблице.

Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации В упорядоченной последовательности данных поиск нужного данного происходит значительно быстрее, чем в неупорядоченной. Средством упорядочения записей в MS Access являются индексы. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы. В MS Access допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы в автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Можно в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в окне конструктора таблиц. Требование уникальности индекса в МS Ассеss не является обязательным. Для ускорения поиска требуемой информации могут быть использованы индексы, не являющиеся уникальными.

Создание индекса для одного поля. Для создания простого индекса используется свойство поля Индексированное поле, позволяющее ускорить выполнение поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Свойство поля Индексированное поле может принимать два значения: "Да допускаются совпадения" и "Да Совпадения не допускаются".

Создание составного индекса. Индексы, содержащие несколько полей, следует определять в окне индексов. для создания составного индекса следует выполнить следующую последовательность действий:

1) открыть таблицу, для которой создается составной индекс в режиме конструктора;

2) нажать кнопку Индексы на панели инструментов (на экране откроется диалоговое окно "Индексы");

З) ввести имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс (в качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя);

4) выбрать первое поле индекса в столбце Имя поля той же строки;

5) выбрать имя следующего поля индекса в столбце Имя поля следующей строки (в этой строке поле столбца Индекс следует оставить пустым);

б) повторить п.5 для каждого следующего поля, включаемого в индекс (индекс может включать до 10 полей);

7) закрыть диалоговое окно.

По умолчанию задается порядок сортировки "По возрастанию". Для сортировки конкретного поля по убыванию выбрать в столбце Порядок сортировки для этого поля значение По убыванию.

Запросы предназначены для отбора, изменения и анализа данных. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их а компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастер запросов автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме Конструктора.

В Ассеss можно создавать следующие типы запросов:

запрос на выборку;

запрос на изменение (запрос на обновление, удаление и добавление записей таблицы);