Компьютерная обработка информации БД ведется на основе локального варианта АИБС MARK-4.2, а также разрабатываемого библиотекой ВГПУ единого для библиотек УНПК словаря ключевых слов и терминов. Это дает библиотекам возможность перейти на качественно новый уровень информационного обеспечения - углубленное формирование персонально ориентированных БД по любой проблеме педагогики и психологии на всех уровнях обучения.
Освоение компьютерных технологий библиотекой СГМУ.
Приступая к внедрению автоматизированной библиотечной технологии, библиотека СГМУ имела четкую схему всех традиционных библиотечных процессов, в том числе связанных с формированием фонда и внедрением справочного аппарата. В отделах были составлены технологические карты или инструкции, используемые для анализа и совершенствования работы в новых условиях. Электронный каталог создается в процессе совместной деятельности отделов комплектования, каталогов, справочно-библиографических. Для характеристики документов из 193 предлагаемых АИБС MARK они используют 84 поля и подполя, причем поиск возможен по любому из предусмотренных программой полей. За основу взят принцип, в соответствии с которым электронный каталог должен обеспечивать все функции традиционной системы каталогов и картотек.
При создании машиночитаемой библиографической записи сотрудники библиотеки учитывали как сегодняшние, так и перспективные запросы потребителей. Перечень полей и подполей для характеристики документов формировался с учетом все возможных видов библиографическойдеятельности на основе электронного каталога: в помощь научно -исследовательской, научно — практической, учебной работе потребителей, в помощь самообразованию и т.д. причем к потребителям библиографической информации относились не только читатели, но и сами библиотекари. Было учтено, какую печатную библиографическую продукцию будет выпускать библиотека на основе электронного каталога. Единая методика заполнения полей при создании БЗ на документ, согласованность действий сотрудников всех отделов, формирующих и использующих электронный каталог, основывалась на главном принципе компьютерных технологий - многоцелевом и многократном использовании при одноразовом вводе информации. В основе заполнения полей при создании библиотекой записи на документ лежали типовые рекомендации, разработанные НПО «Информ - система», но после года работы были составлены методические рекомендации по заполнению полей с учетом технических особенностей библиотеки СГМУ, уточняемые ежегодно.
Библиотека с первых шагов работы на ПВМ ведет информационное обслуживание кафедр института, передавая им на дискетах библиографическую информацию, в том числе по новым поступлениям. Формирование и ведение баз данных было организовано с учетом рынка БД в стране и возможности их приобретения и рационального использования. Ежегодно приобретается БД «Медицина и здравоохранение» на CD-ROM, генерируемая ГЦ ИМБ, производится обмен базами данных социально-политической тематики с библиотеками города, использующими АИБС MARK.
Опыт работы нескольких лет, решения методических советов в отделах по проблемам автоматизации находят внутри библиотечных документах, как паспорта - характеристики БД «Методические рекомендации по особенностям заполнения полей в БД библиотеки СГМУ», «Методические рекомендации по работе с БД, получаемые отделом каталогов и отдела комплектования и учеталитературы», «Руководство по сбору статистических данных о работе отдела каталогов на ПЭВМ» и др.
Внедрение современных способов хранения и предоставления информации начинается с технологии обработки документов, получение данных, необходимых для управления библиотекой, в том числе для формирования библиотечного фонда.
В марте 1997 года межвузовская секция «Автоматизация библиотек». Метод объединения вузовских библиотек Самары провела на базе библиотеки СГМУ по теме «Автоматизированное рабочее место индексатора». Участники обсудили проблемы создания поискового образа документа, индексирования документов с использованием классификационных таблиц и ключевых слов. Был продемонстрирован алгоритм автоматизированного индексирования документов.
Анализ проведенной работы свидетельствует о том, что заинтересованность и энтузиазм коллектива при освоении компьютерных технологий позволили оптимизировать процесс формирования машиночитаемых библиографических баз данных, что в конечном итоге направлено на улучшение справочно-информационного обслуживания читателей.
Новые технологии в библиотеке СибГИУ.
Известно, насколько трудоемкими являются такой вид деятельности, как создание библиографических пособий. Переход библиотек от традиционных каталогов и картотек к электронным позволяет в значительной степени автоматизировать этот процесс.
В библиотеке Сибирского государственного индустриального университета (СибГИУ, Новокузнецк) есть опыт создания персональных библиографических указателей на основе электронной картотеки. Электронная картотека (база данных) «Труды ученых СибГИУ» является специфической для вузовской библиотеки. Она ведется с 1994 г., при этом используется АИБСMARK НПО «Информ - система». Эта база включает описания публикаций за 20 лет ( 1980-1999 ) и к данному моменту насчитывает около 10 тыс. записей. Наряду с вводом текущих документов продолжается перевод ретроспективной информации из рукописной формы в электронную.
БД имеет сложную структуру и применяется для поиска информации, выполнения различных справок по запросам читателей, количественного анализа, подготовки библиографических документов. Одно из ее достоинств -возможность многократно использовать единожды введенной информации.
Библиотека университета выпускает персональные библиографические указатели ведущих ученых вуза и планируют продолжать эту работу в будущем. Наличие электронной картотеки ускоряет и облегчает процесс, освобождает библиографа от выполнения рутинных, однообразных и монотонных операций.
Работа над указателем идет поэтапно. Сначала библиотекари совместно с преподавателями кафедры отбирают материалы, затем определяется структура указателя, готовиться библиографический материал, база пополняется недостающими материалами. Затем специалисты сверяют библиографические записи с документами - оригиналами, формируют основную часть хронологический указатель трудов, справочный аппарат: вспомогательные указатели, список принятых сокращений, предисловия и т.д. Вслед за этим редактируется указатель (научное, литературное, библиографическое редактирование). После этого все рукописи обсуждаются со специалистами библиотеки и кафедр и начинается подготовка указателя к изданию в электронном виде.
Необходимо отметить, что создание полноценного персонального указателя возможно только при содействии ученых. Оптимальный вариант -назначение заведующей кафедрой одного из преподавателей помощником или консультантом библиографа. Он одобряет или корректирует предложенную структуру указателя, выявляет недостающие в БД документы и пополняет ее,осуществляет научное редактирование и подготовку библиографического материала. [17]
Структура библиографического пособия устанавливаетсяпредварительно, но в процессе работы вносятся различные изменения. Персональный указатель, как правило, включает разделы:
- основные даты жизни и деятельности ученого;
- краткий очерк научной, педагогической и общественной деятельности;
- литература о жизни и деятельности;
- хронологический указатель трудов;
- патенты и авторские свидетельства;
- алфавитный указатель трудов;
- указатель соавторов;
- список принятых сокращений.
Библиографический материал готовит кафедра. Базовый массив документов формируется на основе электронной картотеки опубликованных трудов ученых вуза. В режиме поиска необходимо отобрать подмножество документа, используя поля «Автор» и «Другие авторы». Система MARX позволяет выгрузить отобранное подмножество в отдельную базу.
Если нет возможности сверить библиографические записи с оригиналом, следует обратиться к реферативным журналам, указателям депонированных рукописей и другим централизованным библиографическим изданиям, на достоверность которых можно положиться.
Следующая задача - установить последовательность документов. В системе MARK это можно сделать с помощью режима «Сортировка» в пункте меню «Сервис». Задается хронологическое расположение материала. В меню выходных форм выбирается наиболее приемлемый пункт. В нашем случае это бюллетень новых поступлений, именно на его основе удобнее всего формировать указатель трудов.
Готовый бюллетень система помещает в текстовой файл BVLL.TXT. Для дальнейшей работы лучше перенести этот файл в текстовой редактор. Поскольку материал расположен в хронологическом порядке, вводятся готовые распределители. При необходимости текст корректируется.
Когда подготовлена основа - хронологический указатель трудов, можно приступать к формированию вспомогательных ключей (алфавитный указатель заглавий, указатель соавторов и др.). Система MARK выполняет этот рутинный труд. Затем, находясь в рабочей базе, выбираем пункт меню «Подготовка», в нем «Внутренний словарь» и нужное поле. Для алфавитного указателя выбирается поле «Название». Формируем словарь и далее, используя режим быстрого поиска, получаем алфавитно-предметный указатель, который система выгружает в файл с расширением. APV.