Организация электронного делопроизводства и документооборота [18] позволяет обеспечить такие преимущества как:
- существенное ускорение поиска документа по любым параметрам, поиск по тексту документа;
- сохранность документов благодаря централизованному хранению электронных версий, исключение потери документов;
- многопользовательский доступ к документам;
- сохранность документов.
1.9. Гран-Док, разработчик - Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр»
«Гран-Док» [27] - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства. Система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключение Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в котором отмечено ее высокое качество.
Назначением системы «Гран-Док» является автоматизация процессов работы с документами:
- учет всех деловых документов;
- хранение и работа с текстами документов;
- контроль каждого этапа рассмотрения;
- фиксация пути прохождения от поступления документа до списания его в дело;
- получение справочной информации о документах;
- отбор и хранение документов в папках;
- анализ документооборота.
Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр» предлагает своим заказчикам три версии системы автоматизированного документооборота и делопроизводства «Гран-Док»:
1.9.1 Гран-Док – Lite
Гран-Док – Lite – однопользовательская версия системы - предназначена для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота.
Однопользовательский вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В состав системы входит облегченная версия Microsoft SQL сервера - MSDE и универсальное рабочее место пользователя. Пользователь обладает правами на работу со всеми документами и классификаторами системы.
Функциональные возможности системы:
1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, устных обращений граждан и представителей организаций.
2. Ведение жизненного цикла документа от регистрации до списания в дело.
3. Хранение документов в электронном виде (текст, аудио, видеоматериал). Интеграция с Microsoft Office – печать контрольно-регистрационных карточек, сопроводительных материалов, напоминаний.
4. Поиск: по любым реквизитам документа, контекстный поиск.
5. Отбор и хранение документов в папках (поисковые, статические, динамические).
1.9.2 Гран-Док - сетевая версия системы
Гран-Док - сетевая версия системы - предназначена для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год. Необходимо наличие локальной вычислительной сети и большое количество рабочих мест. Количество пользователей системы в каждой организации колеблется от 20 до 150.
Сетевая версия системы предоставляет распределенную среду для ввода, хранения и обеспечения доступа к информации. Эта версия системы успешно эксплуатируется с 1997 года. Три префектуры города Москвы используют сетевую Windows – версию системы «Гран-Док» в своей работе.
Функциональные возможности системы:
1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, устных обращений граждан и представителей организаций.
2. Распределенная среда для ввода документов.
3. Ведение жизненного цикла документа от регистрации до списания в дело.
4. Хранение документов в электронном виде (текст, аудио, видеоматериал).
5. Интеграция с Microsoft Office – печать контрольно-регистрационных карточек, сопроводительных материалов, напоминаний.
6. Поиск: по любым реквизитам документа, контекстный поиск.
7. Отбор и хранение документов в папках (поисковые, статические, динамические).
8. Контроль и анализ исполнения всех этапов работы с документом.
9. Формирование типовых отчетов.
10. Обмен сообщениями между пользователями системы.
11. Разграничение доступа к информации (вид документа, документ, зона документа, поле документа).
12. Резервное копирование.
1.9.3 Гран-Док - корпоративная версия системы
Гран-Док - корпоративная версия системы - имеет название «Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа» (ЕС ЭДДО). В апреле 2001 года система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов.
Цели создания ЕС ЭДДО:
1. Качественное улучшение исполнительской дисциплины за счет:
- организации индивидуальной и совместной подготовки документов в подразделениях и муниципальных структурах управления;
- обеспечения руководства организаций полной, точной и достоверной информацией о подготовке и исполнении документов и поручений;
- контроля со стороны префектуры за исполнительской дисциплиной по документам, поступающим непосредственно в муниципальные структуры управления округа.
2. Совершенствование документооборота и делопроизводства округа путем:
- создания единого электронного документооборота и делопроизводства муниципальных служб управления;
- сокращения времени на регистрацию документов и поручений, поступающих из префектуры в районные управы;
- сокращения времени на регистрацию и согласование ответов, поступающих из районных управ в префектуру;
- использования единых справочников, классификаторов и форм отчетности;
- развития комплексной инфраструктуры;
- создания единого архива распорядительных документов округа;
- централизованного управления единой системой электронного документооборота и делопроизводства.
Основные функции ЕС ЭДДО:
1. Создание единой системы документационного обеспечения управления как составляющей информационной инфраструктуры административного округа.
2. Формирование информационных ресурсов документирования как основных ресурсов управленческой деятельности муниципальных структур управления административного округа.
3. Единый порядок работы с документами во всех муниципальных управлениях округа.
4. Единые унифицированные технологические процедуры прохождения и обработки документов.
5. Единая система индексации (регистрации) и учета документов в префектуре и муниципальных структурах управления округа.
6. Совмещенный (бумажный и безбумажный) документооборот, в котором каждому электронному документу, имеющему юридическую силу, обязательно соответствует бумажный документ. Смешанная электронная система делопроизводства предусматривает централизованную работу с документами префектуры и децентрализованную работу с документами районных Управ районов округа, исключает повторную ручную регистрацию документов и поручений, пересылаемых из префектуры в районные Управы районов округа.
1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12, разработчик –
компания Cognitive Technologies
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» [25] разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.
Система позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:
- повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
- создание единого информационного пространства предприятия;
- обеспечение надежности учета и хранения документов;
- организация эффективной защиты информации.
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:
- автоматизировать регистрацию документов и заданий;
- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
- осуществлять мгновенный поиск информации;
- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
- организовать долговременное хранение документов организации;
- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
С помощью системы можно полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.