- календарное планирование;
- простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.
Разработчики системы подчеркивают, что кроме собственно функциональности Управления Документами (DocumentManagement, DM, электронный документооборот) и Управления Бизнес-Процессами (BusinessProcessManagement, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности Управления Записями (RecordsManagement, RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Система PayDox позволяет сочетать функциональность системы автоматизации делопроизводства и системы управления информацией.
Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства защиты данных обеспечивают безопасность работы. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например InternetExplorer, который имеется на каждом компьютере. Практически пользователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MSInternetExplorer, MSWord, MSExcel, MSOutlookExpress.
Особенностью системы является развитая интеграция с документами MSOffice - MSWord и MSExcel. Работа программы строится на использовании шаблонов документов, в которые автоматически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузера, так и быть получена в привычном пользователю виде в формате файла MSWord или MSExcel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MSWord или Excel.
Документы и данные хранятся централизованно на сервере, где, собственно, и устанавливается сама программа. А поскольку установки программы непосредственно на рабочие места сотрудников не требуется, это существенно упрощает настройку и дальнейшее администрирование системы.
В программе активно используются всплывающие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упрощает настройку, которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе очевидно для специалистов, привыкших к традиционной делопроизводственной терминологии, например, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».
Интересно реализовано присвоение документу регистрационного номера. Система не присваивает номер документу автоматически, а при нажатии кнопки «Получить номер» открывается окно, в котором указываются последние по времени введенные номера документов, и на основании этой информации сотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить, что в больших организациях при параллельной регистрации документов несколькими сотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исправления регистрационного номера. Поддерживается автоматическая генерация буквенно-цифровых индексов, которые могут отражать вид документа, индекс структурного подразделения и т.п.
В целом работа с системой организована достаточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и операции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», можно выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, неисполненные, просроченные)). Ниже основную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.
Для организации движения документов (уведомления о поступлении документа на согласование (утверждение) может использоваться электронная почта.
В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса автоматизации делопроизводства и работы с документами в организации в целом. Особенно полезной она может оказаться для организаций, территориально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расширенная функциональность системы позволит автоматизировать не только чисто делопроизводственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управления, но и многие другие сферы работы.
1.12. ESCOM.DOC v.1.5, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»
Автоматизированная система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOCv.1.5 [24] - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений.
Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.
Система ESCOM.DOC обеспечивает:
- автоматизацию документооборота и делопроизводства;
- маршрутизацию документов и управление маршрутами;
- универсальное разграничение прав доступа пользователей (ролей);
- онлайновый мониторинг контроля исполнения документов и поручений;
- совместную работу с документами в единой базе данных всех подразделений компании;
- универсальную настройку объектов документооборота и создание новых объектов (типов документов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов, бланков, журналов);
- своевременное информирование участников документооборота о событиях;
- обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы;
- интеграцию с электронной почтой и учетными системами;
- интеграцию с электронно-цифровой подписью и электронными ключами;
- интеграцию с мультимедийным и сканирующим оборудованием;
- полнофункциональную работу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;
- неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений;
- единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке;
- оперативное отслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и в удаленных подразделениях;
- автоматическое ведение истории работы с документами, заданиями;
- контекстный и полнотекстовый поиск информации и документов;
- поддержка штатного расписания и всех необходимых справочников;
- штрихкодирование документов.
Система предназначена для использования руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.
Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.
С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.
Система позволяет сократить сроки внедрения и быстро приступить к работе с документами:
- поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);
- простота в использовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;
- подробная документация, инструкции;
- простая и удобная инсталляция;
- автоматическое обновление версий.
Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупной стоимостью владения:
1. Простое администрирование и настройка, возможность самостоятельной адаптации.
2. Легкость в освоении персоналом.
3. Автоматическое обновление версий.
Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.
2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных
систем контроля за исполнением
Активная компьютеризация предприятий создает возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства.
На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем, сравним несколько наиболее популярных:
- CompanyMedia;
- LanDocs;
- Optima Workflow;
- БОСС-Референт;
- ДЕЛО.
Сравнительные характеристики систем[1], приведенные в таблице 1 (прил.2), определялись на основе статей открытой печати по компьютерной тематике, материалов конференций, выставок и семинаров, рекламных документов фирм-производителей. Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства.
Таким образом, из исследуемых систем можно выделить автоматизированную систему CompanyMedia, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов. Наименее подходящей для этих целей можно выделить систему Documentum, поскольку по сути данную систему надо было бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBMContentManager, LotusDomino.Doc, но мощная рекламная политика компании-разработчика поставила эту систему в один ряд с другими исследуемыми системами.