Автоматизированные системы контроля за исполнением (стр. 7 из 7)
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проведенного нами исследования по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» были получены следующие выводы:
1. Актуальность темы данного исследования очевидна: на сегодняшний день отмечен рост интереса к автоматизированным системам контроля.
3. Рынок программного обеспечения для автоматизации процессов делопроизводства представлен как отечественными, так и зарубежными продуктами.
4. Автоматизированные системы отвечают основным требованиям, предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.
5. Программное обеспечение, предназначенное для контроля за исполнением документов, разработанное в России, удовлетворяет специфике российского делопроизводства.
6. Гипотезы курсовой работы подтвердились в результате исследования темы «Автоматизированные системы контроля за исполнением».
ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА
1. Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. — Ростов н/Д: «Феникс», 2001. — 352 с.
2. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Лариса Михайловна Вялова. — М.: Издательский центр «Академия», 2003.- 176 с.
3. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2006. №10. С. 17-22.
4. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73.
5. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 176 с.
6. Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «ЗРЭПС» (опыт работы). Делопроизводство. 2005. №2.
7. Кочеткова Полина. CompanyMedia – система электронного документооборота. Делопроизводство. 2006. №1.
8. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.
9. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. №4. С. 58-65.
10. Кузнецова Т. В., Степанов Е, А., Филиппов Н, Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. — М: Высш. шк, 1991. —159 с.
11. Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2006. №11. С. 41-45.
12. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 2. С.23-27.
13. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58-60
14. Секретарское дело /Авт.-сост. И. Н. Кузнецов.— М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005.— 480 с.
15. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 29-37.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Автоматизированная система контроля исполнения
документов и поручений
Рисунок 1. Схема работы АСКИД
Рисунок 2. Жизненный цикл поручения
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Сравнительные характеристики систем
автоматизации делопроизводства
Таблица 1
Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства
| Параметры | Системы автоматизации делопроизводства и документооборота | |||||
| Company Media | БОСС-референт | Optima Workflow | Documentum | LanDocs | ДЕЛО | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| На кого рассчитана система | Средние и крупные организации | Небольшие и средние коммерческие организации | Небольшие и средние коммерческие организации | Крупные организации | Небольшие и средние коммерческие организации | Государственные предприятия |
| Соответствие ГСДОУ | Да | Да | Нет | Нет | Да | Да |
| Структура организации | ||||||
| Поддержка самостоятельных подразделений или филиалов | Да | Да | Да | Да | Нет | Нет данных |
| Возможно ли организовать работу с системой нескольких организаций (например, холдинга) | Да | Нет | Да | Да | Нет | Нет |
| Делегирование полномочий одного пользователя системы другому (постоянное или временное) | Да | Да | Да, список замещающих должен быть определен администратором системы | Нет | Да, список замещающих должен быть определен администратором системы | Да |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Поддержка динамично меняющихся структур организации | Да | Да | Да, на основе переопределения бизнес-ролей | Да | Нет | Нет |
| Возможно ли ведение локальных архивов документов для данного пользователя или группы? | Да | Нет | Нет | Да | Нет | Нет |
| Возможна ли печать подготовленных документов на стандартных бланках? | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Возможно ли создание документов по шаблонам? | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Возможно ли формирование личных подборок документов? | Да | Да | Да | Да | Нет | Нет |
| Возможно ли ведение архива документов организации | Да | Элементы | Да | Да | Да | Да |
| Поддерживаемые схемы документооборота | ||||||
| Горизонтальная | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Вертикальная | Да | Элементы | Элементы | Да | Элементы | Элементы |
| Внешняя (входящая, исходящая корреспонденция) | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| «Сквозное» делопроизводство | Да | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет |
| Учет движения бумажных документов и их копий | Да, с автоматическим ведением журнала с рабочего места делопроизводителя | Нет | Нет | Нет | Нет | Да, выполняется делопроизводителем |
| Регистрация и контроль исполнения документов | ||||||
| Соответствие РКК документов и механизмов работы с ними стандартам | Да | Да | Нет | Нет | Да | Да |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Возможно ли указание ссылок одних документов на другие? | Да | Да, без автоматического создания обратных ссылок | Элементы | Да | Элементы | Да |
| Возможны ли ограничения на права сотрудника регистрировать документ в системе? | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Существуют ли гибкие средства идентификации сотрудника? | Да | Элементы | Да | Да | Элементы | Элементы |
| Хранится ли в системе информация о номенклатуре дел организации? | Да | Элементы | Нет | Нет данных | Элементы | Да |
| Возможно ли ведение номенклатуры дел по подразделениям или филиалам? | Да | Нет | Нет | Нет данных | Нет | Нет |
| Возможна ли рассылка распорядительных документов в филиалы организации? | Да | Нет | Да | Да | Нет | Нет |
| Возможно ли назначение исполнителем документа сотрудника другой организации или филиала? | Да | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет |
| «Сквозной документооборот» | ||||||
| Возможен ли в системе «Сквозной документооборот» | Да | Нет | Элементы | Нет данных | Нет | Нет |
| Возможно ли получение информации о регистрации документа, направленного в другую организацию (независимое подразделение, филиал)? | Да, автоматически | Вручную | Нет | Нет данных | Нет | Нет |
| Возможно ли получение сведений об исполнении документа, направленного в другую организацию (независимое подразделение, филиал)? | Да, автоматически | Вручную | Нет | Нет данных | Нет | Нет |
| Возможна ли автоматическая регистрация входящего документа на основании исходящего, полученного из филиала, независимого подразделения | Да | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет |
| Исполнение и контроль | ||||||
| Существует ли возможность получения сводной информации по исполнительской дисциплине? | Да | Да | Да | Нет | Да | Да |
| Возможно ли получение выборок по исполнительской дисциплине и формирование отчетов? | Да | Да | Да | Нет | Да | Да |
| Возможно ли визирование документов и направление на ознакомление? | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Возможно ли участие в процессах визирования-ознакомления сотрудников независимых подразделений или филиалов? | Да | Нет | Нет | Да | Нет | Нет |
| Как производится доставка уведомлений? | Специальная система доставки и оповещения (100% гарантия доставки) + ссылка по почте | Почта | Почта | Почта и встроенные механизмы | Почта | Почта |
[1]Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73