Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан города, шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации.
В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.
Приложение 1
Форма листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________________________ ;
пропущенные номера листов ___________________________________________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________________________
| Особенностифизического состояния и формирования дела | Номералистов |
| 1 | 2 |
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 2
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Код zос.архива__________
Код организации _______
| __________ | Ф. № _____________ |
| _______________ | Оп. № ____________ |
| __________________ | Д. № _____________ |
_______________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № _____ том № ____
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
_____________________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _________ листах
Хранить _____________
| Ф. № ________Оп. № _______Д. № ________ |
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 3
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||
| №п/п | Индексдела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено_________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с № _____________________________по № ________________________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО CОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от_____________№_______ от_________________№__________
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 4
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| Название раздела (структурного подразделения организации) | ||||||
| №п/п | Индексдела | Заголовокдела | Крайние даты | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с №________________________ по №____________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ № _______
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 5
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № __________ Наименование должности
дел по личному составу руководителя организации
за _____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| Название раздела | |||||
| №п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено _________________________________________________ ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с № _________________ по № _______________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи
(инспектор по кадрам)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК
архивного учреждения
от __________ № __________ от ______________ № __________
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 6
Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
Наименование организации
карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж № _________________ хранилище № _______________
| Шкаф № | Полка № | Фонд № | Опись №(н/д) | Дела с № _______________по № __________________ | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А6 (148?105 мм)
Приложение 7
Примерная форма карточки пофондового
топографического указателя
Наименование организации
карточка пофондового
топографического указателя
Фонд № _________________ хранилище № _______________
Название фонда ______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
| Опись № | Дела с № _______по № __________ | Стеллаж № | Шкаф № | Полка № | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210?297 мм)
Приложение 8
Форма архивной справки (образец)
| Наименование организации | Петрову Б.И.ул. Жуковского,105/2, кв.5,г. Новосибирск, 630082 |
АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.06.99 № 04-5/173
Москва
На № 310 от 25.06.99
В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов “Росхлебопродукт”, в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель–декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105–106.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
| Наименование должности руководителя организации(структурного подразделения, в состав которого входит архив)Дата | Расшифровка подписи |
| Наименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив)Дата | подписи |
| Гербовая печать организации |
Формат A4 (210´297 мм) или A5 (148´210 мм)
Приложение 9
Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
_____________________________________________________________________________________
(Название государственного архива)
_____________________________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд № ___________________
ОПИСЬ № ________________
_____________________________________________________________________________________
(Название описи)
Крайние даты документов _________________________
Формат А4 (210?297 мм)