Виды и порядок составления актов (стр. 3 из 3)

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

постоянные реквизиты «единого бланка»:

эмблема (03);

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (АКТ);

переменные реквизиты «единого» бланка:

дата (09);

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

отметка о наличии приложения (20)[7];

подписи членов комиссии (21);

гриф утверждения (15)[8].

Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:

Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:

Или

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:

Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:

Составлен комиссией:

Председатель - должность Фамилия И.О.

Члены комиссии:

Должность Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:

Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.

Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.

Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например:

Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.

Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:

Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:

Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).

Заключение

Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.)

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

Все разновидности актов составляются по единой схеме.

Практическое задание

ЗАО «Информационные системы» УТВЕРЖДАЮ

___________№_____________ Директор

______________________ И.И. Иванов

г. Москва

АКТ

О проверке сохранности документов

Основание: приказ директора от 01.11.99 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П.

Члены комиссии:

1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.

2. Начальник отдела кадров Васильева В.В.

3. Менеджер Романова Р.Р.

Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К.К.

В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов.

В ходе проверки установлено:

1. Документы хранятся в структурных подразделениях.

2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.

3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.97 № 123).

Комиссия рекомендует:

1. Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.

2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.

Составлен в 2 экз.

1-й экз. - в дело № 01-14

2-й экз. - в объединение «Мосгорархив»

Председатель П.П. Петров

Члены комиссии

С.С. Сидорова

В.В. Васильев

Р.Р. Романова

Список литературы

1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208

2. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003

3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002.

4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996. - 224с.

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2000

6. Ларин М. В. Развитие понятия «документ». - Делопроизводство. №1. 2000.

7. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004

8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

[1] Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002., С. 132

[2] Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002., С. 167

[3] Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004, С. 38

[4] Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003, С. 78

[5] Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, С.208

[6] Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

[7] Заполняется при необходимости

[8] Заполняется при необходимости