Одна з найважливіших функцій організації роботи з документами –облікова функція. Облік документів забезпечується їх реєстрацією-записом облікових даних про документ по встановленій формі, фіксуючій факт створення документа, його відправки або отримання. Разом з функцією обліку документів реєстрація дозволяє здійснювати контроль виконання документів, вести пошук документів по запитах підрозділів і працівників установи.
Разом з організацією документообігу в поняття «організація роботи з документами» входить зберігання документів і їх використання в діяльності установи. Система зберігання документів – це сукупність засобів, способів і прийомів обліку і систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найважливішими є поняття «номенклатура справ» і «справа». Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, сформованих вустанові, розташованих в певній послідовності з вказівкою термінів їх зберігання; під справою розуміється сукупність документів з окремого, сформованих в хронологічній або іншій послідовності і підшитих в окрему обкладинку.
Розглянемо декілька понять інформаційних технологій. Поняття «технологія» використовується у виробництві і визначається як система взаємозв'язаних способів обробки матеріалів і прийомів виготовлення продукції у виробничому процесі.
Управлінська діяльність в будь-якій організації заснована на переробці інформації і виробництві нової інформації, що дозволяє говорити про наявність технології перетворення початкових даних в результатну інформацію, тобто інформаційна технологія – це система методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки, збереження і використання інформації на основі застосування технічних засобів. [11, с. 153].
Таким чином, проаналізувавши терміносистему дослідження можна зробити висновок, що більшість розглянутих термінів, позначають основні, базові поняття наукової дисципліни, але разом з даними поняттями використовуються і інші поняття, розкриваючі окремі специфічні сторони наочної області, що вивчається.
1.2 Сучасне діловодство: сутність, особливості, структура
Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.
Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми [4, с. 3].
Нині на вітчизняному ринку презентовано кілька десятків програмних продуктів, призначених для автоматизації управління документами. Автоматизовані системи управління документами (АСУЦ) можна класифікувати так:
- системи автоматизації діловодства (САД);
- системи електронного документообігу (СЕД);
- корпоративні системи управління документами (КСУД).
Системи автоматизації діловодства застосовуються для обліку (реєстрації) вхідних, вихідних, внутрішніх документів, обліку виданих резолюцій і отриманих звітів про виконання. У базах даних цих систем зберігається не лише формальна частина (реквізити) документів, а й їх змістовна частина у вигляді текстів, текстових файлів, образів. Ці системи дають можливість контролювати виконання документів і кожної резолюції або доручення, зберігати дані про справи, до яких віднесено документи. Швидкий пошук необхідних документів за одним реквізитом або сполученням реквізитів є невід'ємним атрибутом систем такого роду і однією з найважливіших їх ознак. З допомогою цих систем можна автоматизувати рутинні операції роботи з документами. Системи автоматизації діловодства найчастіше розробляються індивідуально для внутрішнього користування в установі й на ринок не виставляються.
Системи електронного документообігу, крім завдань автоматизації діловодства, забезпечують строго регламентований і формально контрольований рух документів в установі та поза нею на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Насамперед вони орієнтовані на роботу з електронними документами, що практично випливає із самого словосполучення «електронний документообіг». У системи електронного документообігу функціонують документи, що надходять технічними каналами зв'язку, електронні документи, створені в установі за допомогою засобів електронно–обчислювальної техніки, а також документи, створені за допомогою сканування паперових документів (електронні образи паперових документів). У таких системах значну увагу приділено всім життєвим стадіям електронного документа — від його створення і попереднього передання у сховище документів до переміщення (або копіювання) в архів оперативного або довготривалого зберігання. При цьому відносно тривалим за часом і важливим за сутністю є процес колективної підготовки документа, його багаторазове узгодження, створення версій документа, затвердження остаточної версії та її друкування.
Використання системи електронного документообігу дає можливість підвищити ефективність роботи співробітників установ, де досить великий обсяг документів, що пересилаються, або велика штатна чисельність персоналу. У системи електронного документообігу може бути реалізовано систему документообігу, що має юридичну силу (із застосуванням електронного цифрового підпису і шифруванням документів).
Корпоративні системи управління документами забезпечують універсальне, доступне середовище для роботи та зберігання всіх типів документів, що утворюються в установі. Корпоративні системи дають можливість користувачеві застосовувати всі функціональні підсистеми безпосередньо з бізнес-додатка. Це можуть бути офісні додатки щодо роботи з текстами, таблицями, графіками, фінансові системи, системи керування ресурсами тощо. Користувачами цих систем є всі співробітники установи. Вибір системи залежить від завдань, які передбачено вирішувати в установі, типу управлінської структури, масштабу діяльності установи, технічних і фінансових можливостей [13, с. 28].
Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Орієнтовній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.
Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документального забезпечення державного управління і діловодства надають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків. Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівникові.
Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації та автоматизації документальних процесів тощо.
У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.
До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами та розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально‑розмножувальне бюро; архів. Організаційно і методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів та обчислювальний центр.Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов'язки — посадовими інструкціями [15, с. 167].