Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.
Відповідно до цих завдань служба діловодства:
–розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;
– організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документальне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
– організовує роботу з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;
– організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
– здійснює уніфікацію систем документації і документі із з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і виді із документів, тощо [15, с. 168].
Таким чином, розглянувши структуру та сутність сучасного діловодства, можна зробити висновок,що організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Також треба додати. Що особливістю сучасного справочинства є переведення його на державну мову, та впровадження новітніх комп’ютерних технологій.
Розділ 2 ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ВИКОРИСТАННЯ КОМП¢ЮТЕРНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В СУЧАСНОМУ ДІЛОВОДСТВІ
2.1 Використання комп’ютерних технологій на етапі документування
Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення [3, с.112].
Розглянемо комп’ютерні технології підготовки текстових документів. Обробка текстів як напрям розвитку техніки виник на початку XX ст. з появою механічної пишучої машинки. Зарахуємо більш півстоліття пишуча машинка залишалася єдиним загальнодоступним засобом отримання друкарського тексту на папері. Існуючі в даний час системи підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного характеристиками, можливостями введення і редагування тексту, його форматування і виведення на друк.
Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є вельми відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп'ютер тим фахівцям, які пов'язані з інформаційними технологіями. Різноманіття пакетів програм дозволяє зупинитися на тому, який забезпечить максимальне задоволення потреб підготовки текстів програм або документів в умовах якнайкращого використовування обмежуючого чинника, особливо при підготовці текстів великих об'ємів.
Найважливішою для практичного користувача характеристикою програми цього класу можна вважати область професійної діяльності, для якої програмний продукт зручний в застосуванні. Інструментальні засоби підготовки текстових документів використовуються для набору текстів програм, документів різного ступеня складності, наукової статі, книг тощо. Обмежуючим чинником може бути кваліфікація користувача [8, с.405].
Для створення й опрацювання документів за допомогою ЕОМ призначені спеціальні програми — текстові редактори. Існують різні сімейства текстових редакторів. Найбільш часто застосовуються:
- Блокнот (Note Pad);
- Word Pad;
- Microsoft Word пакета офісних програм MS Office;
- Adobe Acrobat;
- Вільно-поширювані пакети, наприклад Open Office, 602.
Відмінності між ними полягають у функціональних можливостях, призначенні, ціні. Крім текстових редакторів, існують спеціальні програми, що дозволяють читати (без можливості редагування) текстові документи. Вони поширюються, як правило, безкоштовно. Наприклад, Acrobat Reader поставляється разом з електронними книгами, звітами, створеними в Adobe Acrobat, і MS Word Reader для прочитання документів, створених у MS Word.
Для створення документів в Україні на підприємствах найбільш часто використовується текстовий редактор Microsoft Word пакета офісних програм MS Office версії 6.0 і вище.
Розглянемо основні етапи роботи з документом у даному редакторі.При запуску редактора автоматично створюється файл "Документ 1". Для відкриття вже існуючого файлу необхідно здійснити такі операції: Файл > Відкрити.
Для встановлення параметрів документа (поля сторінки, розмір паперу, орієнтація сторінки та інші) можна скористатися наступною функцією: Файл > Параметри сторінкиДля нумерації сторінок необхідно виконати такі команди: Вставка > Номера сторінок. Введення тексту може здійснюватися в одному з наступних режимів: вставки або заміни. При введенні нового тексту в режимі вставки текст в документі зміщується вправо від точки введення. У режимі заміни попередній текст видаляється і замінюється новим. Для перемикання між цими двома режимами використовується клавіша Ins. Визначити, який режим використовується в даний момент, можна за станом індикатора ЗАМ у рядку стану MS Word внизу екрана. Якщо індикатор відображається чорним кольором, то ввімкнено режим заміни, якщо сірим — вставки. Подвійним клацанням лівої клавіші миші на цьому індикаторі також можна переключати режими.
Одним із найважливіших об'єктів під час роботи з текстом є абзац. З ним пов'язуються параметри його форматування: шрифт, відступи, інтервали, вирівнювання і т.д. Для того щоб почати новий абзац, при введенні тексту потрібно натиснути Enter. Для переходу на новий рядок у межах абзацу використовується комбінація клавіш Shift+Enter. Копіювання виконується за допомогою буфера обміну. Для того щоб скопіювати який-небудь фрагмент, потрібно спочатку помістити його в буфер, а потім вставити з буфера в документ. Для копіювання в буфер можна скористатися командою Правка: > Копіювати, а для переміщення виділення в буфер — командою Вирізати. Вставка вмісту буфера вставляється командою Правка > Вставити.
MS Word дозволяє користувачу відмінити операцію внесення змін у документ. Для цього використовується команда Правка > Скасувати введення або комбінація клавіш Alt+Backspace. Для відміни даної команди застосовується команда Правка > Повторити введення або клавіша F4. MS Word має широкий спектр можливостей щодо форматування тексту. Всі дії, пов'язані з форматуванням, знаходяться в меню Формат.
Друкування всього документа може здійснюватися за допомогою кнопки на стандартній панелі або за допомогою комбінації СМ+Р. Для задания параметрів друкування документа і параметрів друкування принтера необхідно виконати команду Файл > Друк. Зберігання документа можливо під тим же ім'ям, під яким він був відкритий [3, с.37].
Розглянемо комп’ютерні технології пошуку документальної інформації. Ціль документального пошуку — знаходження і видача відповідних запиту користувача документів або їх описів. Документи, які відповідають запиту користувача, називаються релевантними. Поняття «документ» в рамках інформаційних технологій трактується дещо ширше, ніж в традиційному документознавстві. Відповідно до Оксфордського словника «документ — це текст або зображення, що має інформаційне значення».
Традиційно інформаційно-пошукові системи (ІПС) застосовуються для тематичного пошуку науково-технічної інформації в крупних бібліотеках, науково-технічних центрах, архівах, патентних бібліотеках. В даний час у зв'язку із зростанням об'єму документальної інформації, необхідної для ухвалення ефективного управлінського рішення, і можливостями, новими комп'ютерними технологіями, що надаються, автоматизовані інформаційно-пошукові системи стали широко використовуватися в різних сферах економіки.
За оцінками американських експертів (фірма DelphiConsulting), в США щодня генерується більше 1 млрд. сторінок документів, а в архівах зберігається вже більше 1,3 трлн. документів, причому потік ділової інформації надзвичайно різноманітний. Можна виділити три основних складових ділової інформації. По даним вищеназваної фірми, 12% інформації — структуровано, представлено в електронній формі, зберігається і управляється за допомогою систем управління базами даних. Приблизно 15% інформації є неструктурованими даними в електронній формі, як правило, це текстова інформація. Для автоматизації зберігання і пошуку такої інформації використовуються технології інформаційно-пошукових систем. І що залишилося близько 73% інформації на папері. Організація швидкого і ефективного пошуку такої документальної інформації стає все більш нерозв'язною проблемою. Таким чином, сфера додатку для технологій інформаційно-пошукових систем представляється достатньо широкою [8, с.494].
Прикладами документальної інформації, для якої ефективно автоматизоване зберігання і пошук, можуть служити: закони, ухвали, коментарі до нормативних актів, тексти контрактів, листування з клієнтами і партнерами, проекти, стенограми переговорів, накази, розпорядження, листи, звіти, плани, програми, записи судових справ, ухвали судів, наукові статті, доклади, конспекти, реферати, періодичні і спеціальні друкарські видання, каталоги фірм, рекламні видання, довідники і інші документи. При автоматизації пошуку документальної інформації найважливішими є задачі формалізації змісту документа і запиту. При рішенні цих задач можуть використовуватися різні підходи.